9 reglur um að skrifa tölvupóst sem auðvelt er að svara
Margir okkar lærðu ekki að skrifa tölvupóst í skólanum, en að vita hvernig á að skrifa tölvupóst er ómetanleg hæfni á vinnustaðnum. Þetta á sérstaklega við um þá sem vinna í (eða leita að) fjarskiptafyrirtækjum. Við hliðina á góðri sími siðir er líklega enginn hæfileiki eins mikilvægt að fá - og halda - vinnu við vinnu heima.
Vel skrifuð tölvupóstur gerir það auðvelt fyrir viðtakandann að skilja og bregðast við skilaboðum sínum. Í atvinnuleitinni getur tölvupóstur komið fyrir eða jafnvel komið í stað fyrstu sýnanna augliti til auglitis, svo rétta greinarmerki og samhengi skilaboð eru lykillinn. Og í vinnunni veldur óljós tölvupóstur rugling og tafir. Fylgdu þessum ráðum til að skrifa skilvirka tölvupóst til samstarfsmanna, viðskiptavina, hugsanlegra viðskiptavina, ráða stjórnendur og jafnvel vini og fjölskyldu.
01 Í fyrsta lagi skaltu íhuga boðskapinn og viðtakandann
Næst skaltu íhuga sjónarmið viðtakanda. Hvaða upplýsingar þarf hann eða hún að grípa til eða skilja skilaboðin þín? Gefðu nauðsynlegar (en ekki ofar) bakgrunnsupplýsingar. Einnig skaltu hafa í huga viðeigandi siðareglur fyrir þennan tiltekna viðtakanda. Emoticons og skammstafanir, eins og OMG eða LOL, eru ekki viðeigandi fyrir atvinnuforrit og flest viðskipti tölvupóst.
02 Skrifaðu lýsandi Email Subject Line
Þegar þú skrifar tölvupóst skaltu ekki skrifa eitthvað óljóst í efnislínunni eins og "hæ" eða "vinnutími" eða láta það vera ótengt. Tölvupóstur með þessari tegund af efni lína hefur gott tækifæri til að ljúka upp í ruslpósti viðtakanda eða einfaldlega hunsuð. Ef þú sækir um starf skaltu setja heiti staðsetningar á efnislínunni. Ef tölvupósturinn er samstarfsmaður skaltu gera efnislínuna þína stutt orð sem lýsir tilgangi skilaboðanna. Annar kostur við að skrifa lýsandi viðfangsefni er að það mun auðveldara fyrir þig að finna í pósthólfið ef þú þarft að leita það út síðar. Eitthvað með tölvupóstalínu eins og "Spurning" mun ekki vera gagnlegt þó.
03 Heilsaðu viðtakandann réttilega
Ef þú þekkir nafn viðtakanda þinnar en veit ekki persónulega hann eða hana, þá skaltu hrósa með því að nota titil, td. Kæri frú Brunelli. (Notaðu "Fröken" fyrir konur þegar óviss hvort "frú" eða "frú" er rétt.) Ef þú ert óviss um kyn, notaðu einfaldlega fyrst og eftirnafn, þ.e. Kæri Chris Smith. Ef þú þekkir ekki nafn viðkomandi, byrjaðu tölvupóstinn þinn án kveðju eða notaðu einfaldan kveðju, td. Halló, kveðjur, Kæri framkvæmdastjóri osfrv.
Ef tölvupósturinn er hjá samstarfsmanni eða einhverjum sem þú þekkir skaltu nota nafnið sem þú vilt nota persónulega eða í símanum.
04 Notaðu rétta málfræði og greinarmerki
Það er mjög mikilvægt að nota rétta málfræði í tölvupósti. Meðvitað eða ómeðvitað, refsa lesendum sendendum fyrir málfræðilegar villur.
- Hlaupaskynningar - Þegar þú skrifar tölvupóst skaltu ekki hlífa tímunum. Þessi litla hlé gefur lesendum tíma til að taka inn orðin 'merkingar. Stuttar setningar leyfa meira af þessum litlu hléum. Brotu upp langar setningar jafnvel þegar þau eru ekki tæknilega runnin upp setningar.
- Commas - Of fáir eða of margir kommur geta verið ruglingslegar. Lærðu að nota kommu á réttan hátt.
- Efnisorðsorðasamningur - Villur með þessari tegund af villum eru rauðar fánar fyrir atvinnurekendur sem leita frambjóðenda með góða samskiptahæfileika. Endurskoðaðu reglur um sagnasamkomulag.
05 Athugaðu stafsetningu og nafnvirði
Notaðu stafaafgreiðslu, en treystu því ekki. A stafaafgreiðslumaður fær ekki "þau" fyrir "the" eða "there" fyrir "þeirra" og þessi tegund villa felur í sér kærulausni. Notaðu ekki skammstafanir á texta eins og "þú" fyrir "þú" eða "tho" fyrir "þó".
Notaðu réttan hátt. Flestir vita að nýta upphaf refsingarinnar og rétta nafnorð, en margir missa ekki í tölvupósti. Sýnið að þú hefur ekki huga að taka þessi auka brot af sekúndu til að ýta á breytingartakkann. Hins vegar geta of margir hástafir stafað af lesandanum. Forðastu að skrifa setningar í öllum húfum (sem margir túlka sem jafngildir að öskra í eigin persónu) auk þess að hámarka, aðeins fyrir áherslu, fyrsta orðafornafnið sem er ekki í upphafi setningar eða nafnorðs.
06 Notaðu einfalt snið í tölvupósti
Mundu að tölvupóstforrit birtast allt öðruvísi. Það sem lítur fullkomlega út á skjánum þínum getur keyrt saman á einhvers annars. Af þessum sökum, forðastu að klára mjög sniðið orðvinnsluskjal, eins og nýskrá eða umbréf, í tölvupósti. Notaðu skjöl sem eru skrifuð í textaformi.
Gerðu málsgreinar stuttar. Eins og tímabil, gefa hlé á lesendum hlé. Einhver sem lesir tölvupóst á farsímanum mun njóta góðs af stuttum málsgreinum. En vertu viss um að fylgjast með grunnreglum um málsgreinar.
07 Vertu nákvæmur
Meandering tölvupósti sem jarða tímann fá tabled og að lokum gleymt. Eða verri, þeir kunna að vera misskilið. Afmarkaðu markmið þitt með því að nota nákvæm tungumál.
- Útrýma orðleiki - Skrifaðu með virku sagnir. "Jack sendi mér eyðublöðin" notar virka sögn. "Eyðublöðin voru send til mín af Jack" er aðgerðalaus. Hljómsveitin notar aðeins nokkrar fleiri orð, en það bætir upp. Meira en það krefst þess að lesendur endurgera hugmyndirnar í höfðinu.
- Standast við punktinn - Standast freistingu til að bæta við óviðkomandi upplýsingum eða hugmyndum. Vista þetta fyrir annað netfang.
- Notaðu Bullet Points - Þetta gerir lesandanum kleift að nota sjón vísbendingar til að taka í því sem skiptir máli. En ef þú ert í vafa um hvernig byssukúlur munu birtast skaltu nota stjörnurnar eða bandstrik til að búa til skot.
08 Skráðu tölvupóst á viðeigandi hátt
Ef tölvupósturinn þinn vantar venjulega undirskrift skaltu vera viss um að það sé viðeigandi fyrir tiltekna tölvupóstinn sem þú sendir. Undirskrift með pólitískum yfirlýsingum eða nöfn og aldri barna þinna eru fínn fyrir persónulegan tölvupóst, en í vinnunni er að nota minna persónulega undirskrift. Það fer eftir vinnu þinni og vinnuveitanda þínum, en þú getur ennfremur sérsniðið tölvupósts undirskriftina þína með tilvitnun. Veldu eitthvað sem er ekki umdeilt. Ef þú ert að spyrjast fyrir um starf, notaðu undirskriftina þína til að gefa viðeigandi upplýsingar um tengiliði án tilvitnana eða viðbótarpersónuleika.
09 Lesa / endurskoða áður en þú sendir sendingu
Athugaðu stafsetningarvillur áður en þú smellir á sendingu. Ef þú finnur villu í tölvupósti fyrir atvinnuforrit skaltu laga það svo lesið aftur áður en þú smellir á sendingu. En einnig lesið fyrir efni. Ef netfangið þitt er lengi skaltu hugsa um leiðir til að gera það nákvæmari. Og ef netfangið þitt er umdeilt eða var skrifað í reiði skaltu smella á vista ekki senda. Komdu aftur til nokkrar klukkustundir eða daginn síðar og sjáðu hvort þú vilt samt að senda það.
Þetta kann að hljóma eins og mikið að gera áður en þú sendir tölvupóst, en ef þú sendir skilvirka tölvupóst og skipuleggur tölvupóstinn þinn á skilvirkan hátt, þá finnur þú að þú hafir í raun meiri tíma.