Hvernig verkefnastjórnir og stýrihópar styðja verkefnið þitt
Byrjum með því að segja að verkefnanefndin sé mikilvægur þáttur í skipulagi verkefnisins. ef þú ert ekki með einn, ættir þú að tala við framkvæmdastjóra þinn um að fá einn sett upp.
Verkefnisstjórnin er formaður verkefnisstuðnings og mun yfirleitt fela í sér fjölda annarra eldri hagsmunaaðila og verkefnisstjóra .
Það eru venjulega þrjú til fimm manns í stjórninni. Þeir eru allir lykilstarfsmenn verkefnisins og fólk sem hefur getu til að fá það sem gert er fyrir verkefnið.
Niðurstaða: Það er hópur fólks sem hittir til að hjálpa umsjón með verkefninu og halda áfram að halda áfram í rétta átt.
Verkefnisstjórnir eru settar upp í upphafi verkefnisstuðuls og starfa í gegnum verkefnið þar til það er lokað. Við skulum skoða 4 lykilhlutverk verkefnisstjórnar.
Verkefnið veitir stjórnarhætti
Í fyrsta lagi veitir verkefnisstjórnin mikilvæga stjórnarhætti. Þeir tryggja að stefnumörkun sé fylgt á fyrirtækjasviði og eignasafni eða áætlunarstigi. Þau bjóða upp á eftirlit með því hvað verkefnið lýkur. Þeir, ásamt verkefnisstuðningsaðilanum, eru ábyrgir fyrir árangursríka afhendingu verkefnisins og þessi stjórnarhlutverki tryggir að verkefnishópurinn starfi á siðferðilegan hátt og innan marka sem eru viðunandi fyrir félagið.
Þeir gera þetta með því að spyrja verkefnisstjóra og veita aðstoð og stuðning.
Verkefnið veitir stefnu
Það eru oft ákvarðanir sem gerðar eru á verkefnum og sumir þeirra munu falla utan um verkefnisstjóra verkefnisins. Þegar verkefnisstjóri er ófær um að taka ákvörðun, og það er eitthvað sem ætti að ræða við fleiri hagsmunaaðila en bara styrktaraðilinn, mun það fara til verkefnisstjórnar.
Hlutverk þeirra er að halda verkefninu á sjálfsögðu með því að veita viðeigandi stefnu fyrir liðið. Þeir stuðla að því að setja sýnina í upphafi verkefnisins og halda verkefninu á réttan kjöl.
Verkefnastjórnin tekur ákvarðanir
Verkefnastjórnin er fyrst og fremst ákvarðanataka. Hlutverk þeirra er að taka ákvarðanir sem halda verkefninu áfram með því að opna vandamál og hjálpa verkefnisstjóra að sjá skýra leið til að ná árangri.
Verkefnisstjóri mun setja tillögur til verkefnisstjórnar. Þetta gæti falið í sér tilmæli til að takast á við:
- Áhætta, svo sem að draga úr áformum til að takast á við hugsanlegar áskoranir
- Vandamál
- Resource vandamál, eins og að hafa ekki rétt liðsmenn í boði
- Tafla tafir
- Yfirfærsla fjárhagsáætlunar.
Verkefnisstjórnin þarf ekki endilega að bregðast við meðmæli verkefnisstjóra. Sem hópur geta þeir komið fram með aðrar tillögur um leið fram og oft geri þau það. Það er oft vegna þess að þeir hafa stærri mynd, sameiginlegt útsýni yfir umhverfi verkefnisins en verkefnisstjóri gerir svo að þeir geti séð aðra leið og valið þann besta á þeim tíma.
Verkefnastjórn samþykkir útgjöld
Að lokum samþykkir verkefnastjórn heildarfjárhagsáætlun.
Hvert kauppöntun eða fjárhagsáætlun er venjulega stjórnað af verkefnisstjóra: Þú þarft ekki að fara í verkefnastjórn til að fá alla reikninga sem eru undirritaðir til greiðslu.
Hins vegar á verkefnastiginu hefur verkefnisstjórn hlutverki að gegna í fyrstu samþykki hvernig þú ætlar að eyða peningunum (fjárhagsáætlunin þín) og þá í eftirlit með áframhaldandi útgjöldum til að tryggja að verkefnið sé á réttan kjöl.
Þú þarft einnig að teikna á verkefnastjórninni þegar það lítur út fyrir að þú þurfir að eyða óvissufjármunum eða stjórnunarefnum. Þeir geta heimilað overspends og hjálpað verkefnaliðum að fá aðgang að viðbótarsjóði þar sem hægt er að réttlæta þetta.
Á heildina litið veitir verkefnastjórn nauðsynleg stjórnarhættir og stýrihópur fyrir verkefnið. Leiðbeiningar þeirra og ráðgjöf hjálpa verkefnastjóri að leiðbeina verkefninu í rétta átt og þau eru fullkomlega í stakk búnir til að stíga inn og hjálpa ef eitthvað byrjar að fara úrskeiðis.