Skrifa færni - Samskipti við orð

Samskipti við orð

Af öllum flokkum sem ég tók í háskóla og útskrifast í skóla, hafa þau tvö sem hafa hjálpað mér mest í starfsferlinum mínar ensku samtökin og viðskipti ensku. Í þessum flokkum lærði ég skilvirka skrifahæfileika sem ég hef notað í hverju starfi sem ég hef nokkurn tíma haft. Engin önnur störf en vinnan mín á þessari síðu var skrifuð sem hluti af starfslýsingu mínum. Þrátt fyrir þetta var ég skylt að skrifa í hverju starfi og það var tekið sem sjálfsögðu að ég gæti gert þetta.

Þetta er tilfelli við flest störf - hvort sem þú verður að skrifa innri minnisblöð, svara við viðskiptavini eða hjálpa til við að hanna söluefni. Ritun fallegra prósa og ljóð er hæfileiki. Ritun í raun er hins vegar kunnátta sem hægt er að læra.

Skipuleggja ritun þína

Hvort sem þú ert að skrifa minnisblaði til samstarfsaðila eða skýrslu fyrir yfirmann þinn, þá ættir þú að ákveða hvaða upplýsingar þú vilt flytja. Hér er hvernig á að gera þetta:

1. Listi yfir hvert atriði sem þú þarft að ræða í minnisblaði eða skýrslu.
2. Settu þau í röð-frá flestum til amk mikilvægasta.
3. Skrifaðu stutt yfirlit yfir allt minnið þitt - þetta verður fyrsta málsgrein þín.
4. Stækkaðu á hvert atriði sem skráð er í skrefi 1.
5. Ef einhverjar aðgerðir þurfa að vera gerðar af viðtakanda, segðu það í loka málsgreininni þinni.

Nokkrar ábendingar

Forðastu orðstír. Segðu upphátt hvað þú ert að reyna að skrifa. Hlustaðu á hvernig orðin hljóma. Til dæmis, setningin: "Ég komst að þeirri niðurstöðu að ég ætti að líta á fyrri sölutölur okkar til þess að koma með áætlun til að hjálpa okkur að endurmeta sölutækni okkar" gæti einfaldlega komið fram sem "ég verð að taka skoðaðu fyrri sölutölur okkar til að endurmeta söluaðferðina okkar. "

Skrifaðu fyrir áhorfendur þína.

Notaðu einfaldan tungumál. Þú vilt ekki að lesandinn þurfi á orðabók að ráða yfir það sem þú ert að reyna að segja. Þú ættir ekki að reyna að vekja hrifningu lesandans með stóra orðaforða þinn. Líklega ertu að trufla lesandanum þínum í staðinn. Flestir eru juggling nokkur verkefni á sama tíma og hafa áhuga á að fá aðeins nauðsynlegar upplýsingar.

Þú ert ábyrgur fyrir því að þetta gerist. Í stað þess að segja: "Gregarious Nature hans persónuskilríki hann sem framúrskarandi frambjóðandi fyrir starfið," segðu "vináttu hans gerir hann að mestu frambjóðandi í starfið."

Vertu í burtu frá jargon, en lesandinn þinn skilur ekki. Ef vinnan þín er mjög tæknileg, en sá sem þú ert að skrifa til er ekki vel versed á því sviði, haltu við orðum sem þú verður að skilja. Til dæmis, ef þú ert vefhönnuður, mun þessi setning í minnisblaði við viðskiptavin þinn, sálfræðingur, ekki gera neitt vit á: "Hvað viltu nota mig sem BGCOLOR fyrir síðuna þína: # ADD8E6 eða #FFFFFF?" Hver sem er kunnugur í vefsíðuhönnun veit að þessi spurning er hægt að þýða að "Hvað viltu að bakgrunnsliturinn á síðunni þinni sé: Ljósblár eða hvítur?" Hins vegar skaltu ekki búast við að viðskiptavinurinn þinn sé kunnari um þessa tæknilega hrognamál en þú vildi vera með umræðu um sálfræðileg orð eins og trichotillomania.

A cliche á dag heldur lesandanum í burtu - eða að minnsta kosti gerir það ekki hann eða hana að muna hvað þú ert að segja. Þú vilt að þú skrifir þér eftirminnilegt. Vegna þess að við heyrum klíka oft, verðum við ósvikin við þá. Orðin eru þá ekki einstaklega tengd við ritun þína.

Frekar en að segja "Ekki láta af stað fyrr en á morgun hvað þú getur gert í dag" í minnisblaði til víkjandi sem þú ert að reyna að hvetja. Segðu einfaldlega: "Hættu að fresta. Fáðu vinnu núna."

Notaðu virkan rödd þegar hægt er. Virkur rödd gerir setninguna sterkari og venjulega styttri. Við skulum prófa þessi dæmi. Passive rödd: "Sala aukist vegna netins sem ég gerði." Virk rödd: "Netið mitt aukist sölu."

Ekki vera óþarfi. Það er ekki nauðsynlegt að segja "kl. 14 að morgni" eða "væntanlega barnshafandi kona." Að segja "14:00" eða "2 í hádegi" eða "væntanlegur kona" eða "barnshafandi konan" miðla öllu því sem þú vilt segja og eru minna orðabækur.

Auðvitað er gaum að málfræði. Notaðu Strunk og White Elements of Style , fáanleg á vefnum. Gott orðabók ætti að vera nálægt, ásamt samheitaorðabók.

Samheitaorðabók leyfir þér að halda rituninni ferskum með því að hjálpa þér að finna margs konar orð sem þú vilt nota. Margar af þessum auðlindum eru til á netinu.

Sönnunargögn eru ein mikilvægasta hluturinn sem þú getur gert. Þar sem þú gerir sennilega mestan texta á tölvu, hefur þú aðgang að sjálfvirkri stafsetningu og málfræði . Gætið þess þó að nokkur orð, sem notuð eru í röngum samhengi, mega vera ungfrú með tölvutæku stafsetningu. Til dæmis er setningin "Til starfsmanna sóttu til funda tveggja að læra um gnu hugbúnaðinn" myndi fara í gegnum stafaáritunina án þess að stafsetningarvillur séu greindar. Hafa einhver annan að lesa skjalið þitt, ef mögulegt er. Ef tíminn leyfir skaltu setja samsetningu þína og lesa það síðar, eða jafnvel betra, næsta dag.