Afhverju viltu senda faglega tölvupóst? Það eru ýmsar ástæður. Þú gætir sent skjalbréf þitt til hugsanlegrar vinnuveitanda, takk fyrir bréf til samstarfsaðila sem samþykkti að vera tilvísun, uppsagnarbréf til núverandi yfirmann þinnar eða beiðni um tilmæli.
Þú gætir haft aðrar ástæður fyrir því að senda ópersónulega tölvupóst og í raun er það góð hugmynd að ganga úr skugga um að öll tölvupósturinn þinn sé skipulögð og faglegur. Hér er það sem á að innihalda í skilaboðum þínum, hvað ekki innifalið og hvernig á að loka, skráðu þig og senda tölvupóstinn þinn.
Viðmiðunarreglur fyrir tölvupóstskilaboð
Skoðaðu þessar leiðbeiningar til að skrifa hágæða fagleg tölvupóst og þú munt alltaf hafa mikla þýðingu á viðtakandanum:
- Efnislína: Efnislínan ætti að miðla nákvæmlega tilgangi þínum til að skrifa. Efnislínan þín getur verið eins einföld og "Þakka þér" eða "Beiðni um tilmæli."
- Kveðjur: Jafnvel ef þú ert að skrifa mjög stuttan tölvupóst skaltu innihalda kveðju. Ef þú þekkir nafnið á manneskju skaltu láta það í té. Nema þú sért í fyrsta nafninu við manneskju skaltu hringja í þá með titlinum.
- Lengd: Haltu netfanginu þínu eins nákvæmlega og mögulegt er. Fólk hefur tilhneigingu til að skemma lengi tölvupóst, þannig að aðeins innihalda nauðsynlegar upplýsingar.
- Leturgerð: Forðist skrautlegan, fjörugur eða lituð leturgerðir; þetta afvegaleiða einfaldlega viðtakandann frá raunverulegum skilaboðum þínum. Forðastu ofnotkun á djörf og skáletrun eins og heilbrigður, sem gerir tölvupóstskjáinn ringulreið. Ekki skrifa í öllum hástöfum, heldur; þetta kemur fram eins og reiður eða ofsóknir í tölvupósti.
- Emoticons: Ekki með emoticons í faglegum tölvupósti; vista þetta fyrir persónuleg bréfaskipti.
- Stafsetning og málfræði: Bara vegna þess að þú skrifar tölvupóst þýðir ekki að þú ættir að vera slæmur um stafsetningu og málfræði. Breyttu tölvupósti þínum vandlega áður en þú sendir það. Villusalaus skilaboð segir viðtakandann að tölvupósturinn þinn ætti að taka alvarlega.
- Lokun: Skráðu þig með stuttu "Þakka þér", "Best" eða annarri einfaldri sendingu, og þá nafnið þitt. Flestir tölvupóstreikningar leyfa þér að fella undirskrift með nafninu þínu, titlinum og upplýsingum um tengiliði í öllum tölvupósti. Þetta er frábær leið til að gera hver bréfaskipti faglegri.
Viðbótarupplýsingar Professional Email Message Ábendingar
Þegar þú hefur skrifað tölvupóstinn þinn skaltu fara í gegnum öll þessi skref áður en þú smellir á "Senda" hnappinn:
- Gakktu úr skugga um að skilaboðin þín eru lokið: Gakktu úr skugga um að efnislínan í tölvupósti sé fyllt inn, þú hefur fengið undirskrift , þú sendir skilaboðin til hægri tengiliðs og þú hefur fyllt út Bcc reitinn til að senda afritaðu til þín svo þú hafir skrá yfir tölvupóstinn.
- Staðfestu tölvupóstinn þinn: Áður en þú smellir á sendu skaltu einnig ganga úr skugga um að þú skrifir stafsetningu og athugaðu málfræði og fjármögnun þína. Þeir eru jafnmikilvægar í tölvupóstsviðbréfaskipti eins og þau eru í pappírsbréfi.
- Sendu skilaboðum tölvupósts: Áður en þú sendir póstinn þinn í raun skaltu senda skilaboðin til þín fyrst til að ganga úr skugga um að sniðið virkar og ekkert lítur út fyrir. Ef allt lítur vel út skaltu fara og senda tölvupóstinn til félagsins eða einstaklingsins sem þú ert að hafa samband við.
- Sendu afrit af tölvupóstskeytinu til þín: Notaðu Bcc reitinn til að senda afrit af tölvupóstinum til þín svo þú hafir skrá yfir hvenær þú sendir skilaboðin og hver þú sendir það til. Þú getur líka fundið þessar upplýsingar í sendu möppunni þinni.
- Skráðu afrit þitt: Með mörgum forritum í tölvupósti getur þú sent upp möppur til að auðvelda þér að finna mikilvægar tölvupóstforrit. Settu upp möppu fyrir allar atvinnuleitarmiðlana og sendu afrit af tölvupóstskeyti sem þú sendir í atvinnuleitarmöppunni þinni.
Athugaðu tölvupóstinn þinn reglulega
Tími er kjarna þegar þú ert að leita að vinnu, svo það er mikilvægt að athuga tölvupóstinn þinn reglulega og oft svo að þú missir ekki af neinum mikilvægum tækifærum. Athugaðu að minnsta kosti að hafa samband við tölvupóstinn þinn um morguninn og á síðdegi, svo að þú hafir tíma til að bregðast tímanlega við skilaboðin sem þú færð.
Þessir dagar hafa snjallsíminn auðveldan aðgang að tölvupósti þínum hvar sem þú ferð og hvenær sem þú vilt - ekki lengur sveima yfir tölvuna þína. Reyndar er hægt að fá tilkynningar um nýjan tölvupóst, þannig að þú getur lesið þau um leið og þeir náðu innhólfinu þínu.