Ríkisstofnanir taka til verkefna þegar einhver þáttur í framkvæmd vinnu fólks þarf að breyta. Samkvæmt verkefnastjórnunarstofnuninni er verkefnið "tímabundin hópstarfsemi sem ætlað er að framleiða einstaka vöru, þjónustu eða afleiðingu." Þegar verkefnið breytir því hvernig stofnunin starfar, eru endapróf verkefnisins felld inn í daglegt starf og því bæta vinnuafli stofnunarinnar í eilífðinni.
Það hljómar svo auðvelt, en það er ekki. Breyting er erfitt, og verkefni geta hlaupið af teinunum mjög auðveldlega. Á hverjum degi koma fram áskoranir sem ógna framvindu verkefnisins og endanlega árangur. Til að berjast gegn þessari hættu þarf verkefni að hafa ákveðnar lykilatriði. Með eftirfarandi atriðum á sinn stað hefur verkefnið frábært tækifæri til að ná árangri.
01 A skuldbundinn verkefnastjóri
Verkefnisstuðningsmaður hefur fjórum aðalstarf sem tengjast verkefninu. Í fyrsta lagi styrktaraðili verkefnið. Hann eða hún hrósar á verkefnisliðinu opinberlega og í einkaeigu. Í öðru lagi styður styrktaraðili verkefnisstjóra . Þegar verkefnisstjóri þarf að fjarlægja hindranir, kallar hann eða hún aðstoðarmanninn til aðstoðar vegna þess að styrktaraðili hefur skipulagsráðstafanir til að gera hlutina að gerast. Í þriðja lagi stillir styrktaraðili auðlindir með því að veita þeim beint eða vinna með öðrum háttsettum fólki til að fá auðlindir. Þegar styrktaraðili er sterkur meistari í verkefnum eru líkur á stuðningsmönnum líklegri til að leggja fram þroskandi auðlindir. Í fjórða lagi auðveldar stuðningsmaður ákvarðanatöku. Þegar verkefnið lýkur, getur styrktaraðilinn ákveðið ákvörðunina eða flatt út.
Stuðningsmaðurinn er upplýstur með stöðugum samskiptum við verkefnisstjóra. Þau tvö vinna saman að því að ákvarða hvenær styrktaraðili þarf að stíga inn og beita kröftuglega ábyrgð ábyrgðaraðila til stuðnings verkefnisstjóra. Til dæmis gæti verkefnisstjórinn átt í vandræðum með að fá upplýsingar frá fjármálasviði stofnunarinnar. Verkefnisins styrktaraðili getur nálgast fjármálastjóri fjármálastjórnarinnar um ástandið og beðið um að verkefnið að fá upplýsingarnar sé forgangsraða fyrir samkeppnisverkefni.
02 Hreinsa markmið og gildissvið
Áður en unnið er að verkefnum er gert eða jafnvel skipulagt skal verkefnisstuðningsmaður móta markmið og umfang verkefnisins. Markmiðin eru þau stóru hlutir sem verkefnið átti að ná. Taka fram hugbúnaðaruppbyggingarverkefni, til dæmis. A mannauður deild notar vel þekkt sérhannaðar viðskipta hugbúnaður til að stjórna launaskrá. Stofnunin vill bæta við einingu fyrir námsstjórnun. Markmið verkefnisins er að aðlaga kennsluhugbúnaðinn til viðskiptaþörf fyrirtækisins og að samþætta hana við núverandi launakerfi.
Umfangið skilgreinir breytur verkefnisins. Halda áfram með hugbúnaðarverkefnið; Umfang verkefnisins er takmörkuð við að koma á námsstjórnunarkerfinu og samþætta það með launakerfinu. Margir sinnum er það gagnlegt að bera kennsl á hluti sem eru ófullnægjandi til að skilja hvað er í umfangi. Fyrir þetta verkefni er ekki hægt að bæta við öðrum einingum. Bókhaldsdeildin getur ekki komið til verkefnisstjóra og beðið um innheimtu, viðskiptakröfur eða reikningsskyldanámskeið.
Að bæta við einingu þegar verkefnið hefur verið skilgreint gerir svigrúm umfang . Góð styrktaraðilar verkefnisins og verkefnastjórar verja gegn svigrúm og eru mjög tregir til að bæta við umfangsmiðjuverkefni. Með því að auka umfang verkefnisins eykst þörf verkefnisins á auðlindum eins og tíma og peningum. Að auki er unnið að því að bæta við umfangi vinnuaflsins í hættu á vinnuafurðum.
03 Góð verkefnisstjóri
Verkefnastjórar hafa yfirleitt eftirfarandi eiginleika sem hjálpa þeim að færa verkefnið meðfram. Verkefnastjórar eru skipuleggjendur. Þeir hugsa um röð vinnu og vita hvað þarf að gerast eftir að liðið lýkur verkefninu fyrir hendi. Þeir gera góðar áætlanir en einnig vita hvenær á að vera sveigjanleg og flytja úr áætlun. Verkefnastjórar eru áreiðanlegar. Með velgengni þeirra eftir vinnu annarra þurfa verkefnastjórar fólk að treysta á góðan ásetning og hæfni sína. Traust er sérstaklega mikilvægt í tengslum milli verkefnisstjóra og verkefnisstuðningsaðila. Verkefnastjórar hafa tilhneigingu til að vera extroverted vegna þess að mikill meirihluti þeirra starfa felur í sér samskipti.
Þeir halda fólki ábyrgð á skuldbindingum sínum. Hér er dæmi. Umsjónarmaður verkefnisstjórans sagði verkefnisstjóra að liðsmaðurinn gæti helgað fjórum klukkustundum í viku í verkefnið. Þessi meðlimur hefur misst tvær vikulega fundi í röð og hefur ekki náð árangri á úthlutaðri verkefnum sínum í uppbyggingu vinnu. Eftir fyrsta fundinn fundinn hitti verkefnisstjóri með liðsmanni að ræða fjarveru og sakna fresti. Meðlimur liðsins sagði að hann hefði meiri forgangsröðun. Framkvæmdastjóri grunur að þetta væri ekki satt, þannig að verkefnisstjóri hitti eftirlitsmanni liðsfélagsins eftir síðari fundinn fund. Umsjónarmaðurinn sagði verkefnisstjóra að hún myndi ganga úr skugga um að hegðun liðsfélagsins myndi snúa við.
04 þátttakendur
Áhugamenn um verkefni eru menn sem hafa áhuga á velgengni verkefnisins en eru ekki meðlimir verkefnisins. Þeir hugsa ekki um verkefnið á hverjum degi eins og verkefnisstjóri eða verkefnisþátttakendur gera, en þeir vilja vera í skefjum um lykilatriði og heildarframfarir í átt að markmiðum verkefnisins.
Áhugamenn eiga eigin áherslur í því að vera með í huga við verkefnastarfsemi en það er verkefnisstjóri verkefnisins að koma þeim í fótspor á þann hátt sem framfarir vinna að markmiðum verkefnisins. Í mörgum tilvikum felur þetta í sér viðkvæmt jafnvægi milli þess að fá of mikið inntak og fá of lítið inntak. Áhugamenn geta ekki lagt áherslu á allar ákvarðanir. Það myndi sleppa verkefninu og gera allar ákvarðanir í baráttunni. Hins vegar er ekki hægt að loka hagsmunaaðilum vegna þess að stór hluti af næstum öllum verkefnum er fullnægjandi hagsmunaaðilar.
05 Dedicated Project Team Members
Verkefnisþátttakendur vinna verkefni verkefnisins. Margir sinnum eru verkefnisþátttakendur úthlutað verkefnum ofan við reglulegar skyldur sínar, þar sem ekki er um að ræða nein önnur vinnubrögð til að bæta fyrir frekari vinnu sem verkefnið hefur aflað. Verkefnisstjórnir geta hjálpað liðsmönnum að semja við umsjónarmenn sína um þetta mál en verkefnastjóri hefur enga stjórn á þeim verkefnum sem verkefnisþátttakendur hafa utan verkefnisins.
Meðlimir vígslu til verkefnisins eru mjög mikilvægar. Án vígslu, tímamörkir falla og vinnuframleiðsla er ekki góð gæði. Hollur liðsfélagar eru hvattir til að ná markmiðum verkefnisins á réttum tíma, innan fjárhagsáætlunar og við væntingar um gæði.