Verkefnisáætlun er afrakstur nákvæmar áætlanagerðar verkefnisstjóra . Það er aðalskjalið sem leiðbeinir hvernig verkefnið muni hlaupa. Samkvæmt verkefnastjórnunarstofnuninni er það "formlegt, samþykkt skjal sem notað er til að leiðbeina bæði verkefnum og verkefnisstýringu." Það er áætlun um áætlanir vegna þess að skjalfestir eru innan verkefnisins verkefnisstjóra fyrir hverja lykilatriði verkefnisins .
Hér að neðan eru helstu atriði sem finna má í mörgum verkefnum. Stofnanir hafa verklagsreglur og siðareglur fyrir það sem þarf að vera í verkefnisáætlun og almennt hvernig verkefnum er að hlaupa, þannig að ekki eru allir verkefnastjórnaráætlanir með þessa þætti. Hins vegar skulu verkefnastjórar taka tillit til allra þeirra í skipulagsfasa til að koma í veg fyrir rugling og neyðarskynjun meðan á framkvæmd verkefnisins stendur.
01 Verkefnamarkmið
02 verkefnissvið
Eins og markmið verkefnisins er umfang skilgreint í skipulagsskránni; Verkefnisstjóri skal hins vegar frekar hreinsa umfang verkefnisins. Ein besta leiðin til að skilgreina hvað er til umfangs verkefnis er að skilgreina hvað er utan umfangs. Til dæmis þarf verkefni til að gera sjálfvirka handvirka aðferð nauðsynleg skilgreining á umfangi þar sem það ferli hefst og endar að útiloka verkefni sem eru utan umfang verkefnisins á viðeigandi hátt. Þessar upplýsingar auðveldar verkefnisstjóra að skilgreina hvað er í notkun.
03 MILESTONAR OG MEÐFERÐAR FERÐIR
Helstu afrek fyrir verkefni eru kallaðir áfangar. Helstu vinnuafurðir eru kallaðir helstu afrakstur. Þeir tákna stóru þætti vinnu við verkefni. Verkefnisáætlun ætti að bera kennsl á þessi atriði, skilgreina þær og setja frest fyrir lokun þeirra.
Segðu stofnun skuldbindur sig til að þróa nýja hugbúnað. Slík verkefni hefur bæði áfanga og afhendingu. Helstu afrakstur gætu verið endanleg listi yfir viðskipti kröfur og lista yfir virkni kröfur sem framkvæma þessar kröfur viðskipta. Í kjölfarið gætu verkefnið haft áfanga í lok viðskiptahugbúnaðar, lok prófa kerfisins, lok prófunar notandans og hugbúnaðarútfærsludagur. Þessir áfangar hafa vinnuafurðir sem tengjast þeim, en þeir eru meira um ferlið en vörurnar sjálfir.
Milestone og meiriháttar afhendanleg frest þurfa ekki að vera nákvæmir dagsetningar, en nákvæmari dagsetningar eru, því betra. Eitthvað með lokadag í október er hægt að ná fram á hverjum degi í október frá 1. til 31., en frestur 15. október verður að mæta 15. október nk. Nákvæmar dagsetningar hjálpa verkefnisstjóranum að gera nákvæma vinnuskilyrðingu.
04 Uppbygging vinnuferils
Vinnuskilyrði uppbyggingar, eða WBS, deconstructs áfangana og helstu afrakstur í verkefni í smærri klumpur svo að einn maður geti falið ábyrgð á hverju klumpi. Í verkefnastjórnuninni er fjallað um ýmsar þættir eins og styrkleika og veikleika verkefnishópa, gagnkvæmni milli verkefna, tiltækra auðlinda og heildar verkefnisfrest.
Verkefnisstjóri er á endanum ábyrgur fyrir árangri verkefnisins, en hann eða hún getur ekki unnið verkið einn. The WBS er tæki sem verkefnastjóri notar til að tryggja ábyrgð á verkefninu vegna þess að það segir verkefnisstuðningsmanni, verkefnishópum og hagsmunaaðilum sem bera ábyrgð á því. Ef verkefnisstjóri hefur áhyggjur af verkefni, veit verkefnisstjóri nákvæmlega hverjir eiga að hitta í því sambandi.
05 fjárhagsáætlun
Fjárhagsáætlun verkefnisins sýnir hversu mikið fé er úthlutað til að ná fram verkefninu. Verkefnisstjóri ber ábyrgð á að dreifa þessum úrræðum á viðeigandi hátt. Fyrir verkefnið sem hefur seljendur, tryggir verkefnisstjóri að afhendingu sé lokið samkvæmt samningsskilmálum, sérstaklega með tilliti til gæða. Sumir verkefnisáætlanir tengjast tengsl mannauðs.
06 mannauðsáætlun
Starfsmannastefnan sýnir hvernig verkefnið verður starfsfólk. Það er stundum þekkt sem mönnun áætlun. Þessi áætlun skilgreinir hver verður í verkefnishópnum og hversu miklum tíma skuldbinding hver einstaklings er á að gera. Með því að þróa þessa áætlun, sem verkefnastjóri semja við liðsmenn og leiðbeinendur þeirra um hversu mikinn tíma hvert liðsliði getur helgað verkefninu. Ef þörf er á starfsfólki til að hafa samráð um verkefnið en ekki hluti af verkefnisliðinu, er það einnig skjalfest í starfsmannaskránni. Aftur eru viðeigandi leiðbeinendur samráðs.
07 Áhættustýringaráætlun
Margir hlutir geta farið úrskeiðis í verkefnum. Þó að allar mögulegar hörmungar eða minniháttar hiksti sé ófyrirséður, þá er hægt að spá fyrir mörgum. Í áhættustýringuáætluninni lýsir verkefnastjóri áhættu fyrir verkefnið, líkurnar á að þessi áhætta muni verða og aðferðir til að draga úr þeim áhættu. Verkefnastjóri leitast við inntak frá verkefnastjóra , verkefnishópi, hagsmunaaðilum og innri sérfræðingum.
Aðferðir til að draga úr áhættu eru settar í stað áhættu sem líklegt er að verða eða hafi mikla kostnað í tengslum við þau. Áhættan sem ólíklegt er að eiga sér stað og þau sem eru með litla kostnað eru tilgreind í áætluninni; þó mega þeir ekki hafa aðlögunaraðferðir.
08 Samskiptaáætlun
Samskiptareglan lýsir því hvernig verkefnið verður miðlað til ýmissa hópa. Mjög eins og vinnuskilyrði uppbyggingarinnar skiptir samskiptareglan ábyrgð á að ljúka hverri hluti í verkefnishóp.
Hver skilaboð hafa fyrirhugaða áhorfendur. Verkefnisstjórar tryggja að hver skilaboð séu sniðin að sérstökum áhorfendum sínum. Samskiptaáætlun hjálpar verkefnisstjóra að tryggja að réttar upplýsingar fái rétt fólk á réttum tíma.
09 Stakeholder Management Plan
Í hagsmunaáætlun hagsmunaaðila er bent á hvernig hagsmunaaðilar verði notaðir í verkefninu. Stundum þurfa hagsmunaaðilar aðeins að fá upplýsingar. Það er hægt að sjá um í samskiptareglunni. Ef þörf krefur hjá hagsmunaaðilum, lýsir hagsmunaaðili áætlun um hvernig það verður aflað.
10 Breyta stjórnunaráætlun
Breytingaráætlun leggur fram ramma til að gera breytingar á verkefninu. Verkefnisstjórar hafa tilhneigingu til að vilja forðast breytingar á verkefninu; þó eru breytingar stundum óhjákvæmilegar. Breytingastjórnunaráætlunin veitir samskiptareglur og ferli til að gera breytingar. Það er mikilvægt fyrir ábyrgð og gagnsæi að verkefnastjórar, verkefnisstjórnir og verkefnisþátttakendur fylgja breytingastjórnunaráætluninni.