Hver er hagsmunaáætlun stjórnenda?
Hvað eru áhugamenn?
Áhugamenn geta verið innri og utanaðkomandi stofnunarinnar.
Dæmi um innri hagsmunaaðila eru stjórnendur og viðskiptareiningar, svo sem bókhald og upplýsingatækni. Viðskiptareiningar hafa yfirleitt fulltrúa í verkefninu. Ytri hagsmunaaðilar geta verið hagsmunahópar, fyrirtæki og borgarar. Það er sjaldgæft að utanaðkomandi hagsmunaaðilar séu fulltrúar í verkefninu. Fyrir stofnanir með eftirlitsyfirvöldum eru atvinnugreinar sem þau stjórna reglulega mikilvægasti utanaðkomandi hagsmunahópur fyrir öll verkefni. Ef hagsmunaaðili er skilgreindur af verkefnisliðinu, þá ætti að skipuleggja þá hagsmunaaðila í hagsmunaaðilum.
Það er óhagkvæmt að verkefnisliði samanstendur af meðlimum sem skipa öllum hagsmunaaðilum. Í mörgum tilvikum er það ómögulegt. Hins vegar þarf verkefnisstefnið inntak og innkaup frá hagsmunaaðilum til að verkefnið nái árangri. Til dæmis vill ríkisstjórnin endurbæta og nútímavæða sín mest notaða sérhannaða hugbúnað.
Næstum allir í stofnuninni nota forritið einhvern veginn. Sérhver tegund notandi getur ekki verið beint fulltrúi í verkefnisliðinu, þannig að liðið skilgreinir leiðir til að safna inntakum frá hagsmunaaðilum og ákveður hvernig hægt er að tilkynna hagsmunaaðilum um stöðu verkefnisins. Þessar aðferðir við að safna inntaks- og samskiptaáætlunum eru skjalfestar í hagsmunaaðilum.
Mismunurinn á áhugasviðsstjórnun og samskiptaáætlun
Það getur verið umtalsverður fjöldi blæðinga milli verkefnisins hagsmunaaðilum og áætlun um samskipti. Hlutverk þeirra eru mjög svipuð. Stjórnaráætlun hagsmunaaðila er víðtækari þar sem það auðveldar inngöngu í verkefnið og útskýrir framleiðsla. Stjórnaráætlun hagsmunaaðila er smærri því að hún fjallar aðeins þeim sem eiga hagsmuna að gæta en samskiptareglur geta falið í sér breiðari áhorfendur.
Áhugasviðsstjórnunaráætlun þróast meðan á verkefninu stendur
Stjórnaráætlun hagsmunaaðila er yfirleitt haldið af verkefnisstjóra . Þegar verkefnið stendur framhjá verkefnastjóri hagsmunaáætlun hagsmunaaðila og fær það reglulega til verkefnisins til að taka tillit til uppfærslna. Verkefni geta litið mjög mismunandi á miðju tímalínu en það gerði í skipulagsstigum, svo það er mikilvægt að ganga úr skugga um að leiðbeinandi skjöl verkefnisins séu breytt ef aðstæður krefjast þess.
Dæmi um hvernig áhugasviðsstjórnunaráætlun virkar
Hér er dæmi um hvernig hagræðingaráætlun hagsmunaaðila getur breyst í tengslum við verkefni. Ríkisstofnun tekur þátt í reglusetningarverkefni. Eins og það byrjar koma verkefnisstuðningsmaður og verkefnisstjóri með lista yfir hagsmunaaðila til að taka þátt í hagsmunaaðilum.
Eitt verkefni verkefnisins er að útbúa áætlunina. Eftir nokkra mánuði skilgreinir verkefnastjórinn hagsmunaaðila sem enginn hugsaði um í upphafi verkefnisins. Verkefnastjórinn bætir nýjum hagsmunaaðila við áætlunina og kallar á fundarhóp til að ræða hvernig á að taka þátt í nýju hagsmunaaðilanum. Þegar liðið ákveður hvað á að gera mun verkefnisstjóri tilkynna verkefnisstjóra.
Augljóslega er hagsmunaaðildaráætlunin lifandi skjal. Eins og verkefnið breytist getur hagsmunaáætlun stjórnenda breyst með því til að þjóna betur þörfum verkefnisins. Með áhættusömum hagsmunaaðildaráætlun getur verkefnisstefna á viðeigandi hátt safnað inntak og endurgjöf frá hagsmunaaðilum auk þess að halda þeim hagsmunaaðila upplýst.