Skipuleggðu, haltu fólki ábyrgð á, miðla og miðla nokkrum fleiri
Það er gott fræðileg skilgreining, en hvað gera verkefnastjórar?
Einfaldlega sett, stjórna þeim verkefnum. Kannski er þetta einfaldlega sett, en það er það sem þeir gera. Innan siðfræðilegra marka, gera þeir það sem er nauðsynlegt til að ná markmiðum verkefnisins.
PMI skilgreinir verkefni sem "tímabundin hópstarfsemi sem ætlað er að framleiða einstaka vöru, þjónustu eða afleiðingu." Orðið einstakt er lykilatriðið í þessari skilgreiningu. Dagleg verkefni fela ekki í sér verkefni. Starfsemi sem myndar verkefni fer ekki lengur fram þegar verkefnið er lokið.
Verkefnastjórar skipuleggja auðlindir eins og tíma, peninga og fólk - til að gera verkefni vel. Þegar eitt verkefni er lokið, fara verkefnastjórar í annað verkefni.
Hvað verkefnastjórar gera
Ef verkefnisstjóri verkefnisins er að skipuleggja úrræði til að gera verkefni vel, hvernig gerist þetta?
Verkefnisstjórar skipuleggja verkefni. Þeir setjast niður með verkefnisstyrktaraðilum til að koma á markmiðum verkefnisins. Þeir taka þessi markmið og bera þau út í verkefnasáttmála .
Verkefnasáttmálinn er skjalið sem mótar upphaf verkefnisins. Verkefnið skipulagsskrá fjallar um væntingar á verkefninu eins og áfangar, fjárhagsáætlun og tímaramma. Nákvæmar íhlutir verkefnisskrár eru mismunandi eftir skipulagi.
Verkefnisstjóri og verkefnisstyrktaraðili ræða hverjir þeir vilja í verkefnisliðinu.
Verkefnastjóri og styrktaraðili leggur áherslu á hvernig þeir munu fá þetta fólk í verkefninu. Verkefnisins styrktaraðili ætti að hafa skipulagsstöðu og afstöðu til að nálgast háttsettir stjórnendur til að fá starfsfólki til verkefnisins.
Þessir starfsmenn munu ekki tilkynna verkefnisstjóra formlega en þeir munu vera ábyrgir fyrir verkefnisstjóra til að ljúka verkefni verkefnisins. Þetta er kannski erfiðasti hlutur um framkvæmd verkefna: verkefnisstjóri hefur ekki fullt stjórnunarvald yfir verkefnisþátttakendum. Þetta fólk hefur önnur verkefni og forgangsröðun utan verkefnisins. Ef persónuleg vandamál koma upp reynast verkefnastjórar að takast á við þau með verkefnisaðildarmanni en ef vandamálin haldast getur verkefnisstjóri þurft að fara í framkvæmdastjóra liðsfélagsins til að ná upplausn.
Þegar verkefnisstjóri þekkir auðlindir sínar til verkefnis þróar verkefnisstjóri verkefnisáætlun og vinnuskipulag , eða WBS. The WBS skiptir áfanga verkefnisins í viðráðanlegan klump sem hægt er að úthluta einum einstaklingi. Verkefni þarf ekki að vera lokið af aðeins einum einstaklingi, en ein manneskja verður að vera ábyrgur fyrir verkefnið.
Sem verkefnisstjóri þróar WBS telur hann hvaða verkefni eru háðir hver öðrum. Hann ræður verkefni á viðeigandi hátt. Hann telur einnig styrkleika, veikleika og aðrar skuldbindingar verkefnisliða.
Stærsti hluti verkefnisstjóra verkefnisins er samskipti. Í skipulagsfasa eru verkefnastjóri og styrktaraðili í stöðugum samskiptum. Á kickoff fundinum setur verkefnastjóri tóninn fyrir allt verkefnið. Þegar verkefnið hefur byrjað er verkefnastjóri í samskiptum við verkefnisþátttakendur, verkefnastjóra og hagsmunaaðila . Áhugamenn geta verið bæði innan og utan stofnunarinnar. Verkefnisstjóri heldur reglulega fundi við verkefnið og hittir með einstökum meðlimum eins og þörf krefur. Verkefnisstjóri uppfyllir einnig reglulega verkefnisstuðninginn til að tryggja að verkefnið sé í gangi eins og verkefnisstuðningsmaðurinn gerir ráð fyrir.
Þegar verkefnið nær til loka verður verkefnastjóri að senda til að tryggja að allt saman komist. Eftir lokun verkefnisins lýsir verkefnisstjóri og miðlar lærdóm frá verkefninu.
Stjórnarstofnanir hafa tilhneigingu til að gera verkefnastjóra kleift að nota í mikilli viðleitni við upplýsingatæknisþætti eins og helstu hugbúnaðaruppfærslur og endurnýjun vélbúnaðar. Minni upplýsingatækniverkefni eru líklegri til að hafa formlega verkefnisstjórnun en minni verkefni án tæknilegra afleiðinga. Verkefnisstjórnir fyrir þessar smærri, tæknilegu verkefni geta verið starfsmenn sem hafa enga þjálfun í verkefnastjórnun og búist er við að þeir séu í vinnunni.
Margir falla í verkefnastjórnun frá því að vera þvinguð til að flækja í gegnum. Þau koma frá alls konar bakgrunn. Hvort sem þeir eru lögreglumenn , samningsstjórnir, námsmenn , opinberir starfsmenn eða eitthvað annað, byrja þeir sem sérfræðingar sem hafa skipulagshæfileika og lúta sem verkefnisstjórar. Þegar þeir öðlast smá reynslu og þjálfun finnast þeir njóta starfs verkefna. Þeir leita að fleiri tækifærum til að stjórna verkefnum, þjálfun til að auka hæfileika sína og kannski vottorð til að gefa sér meiri trúverðugleika og atvinnutækifæri.
Einkenni verkefnisstjóra
Það eru nokkrir eiginleikar algengar meðal vel verkefnisstjóra. Með þessum eiginleikum eru verkefnastjórar vel á leiðinni til að ná markmiðum verkefnisins.
Verkefnastjórar verða að vera trúverðugir. Til þess að hagsmunaaðilar og verkefnisþátttakendur geti treyst verkefnum mun fara vel, þeir verða að treysta verkefnisstjóra. Hvort hlutirnir fara vel eða ekki svo vel, verkefnisstjóri verður að vera opinn og heiðarlegur um hvað er að gerast í verkefninu. Slík fegurð eykur trúverðugleika verkefnisstjóra. Fólk veit að þeir fái áreiðanlegar upplýsingar, sama hvað er að gerast í verkefninu.
Verkefnisstjórar hafa tilhneigingu til að vera extroverted. Extroversion er góð gæði fyrir verkefnastjóra að hafa vegna þess að þeir eru stöðugt samskipti. Hvort sem er í samskiptum við verkefnið styrktaraðila, hagsmunaaðila eða liðsmenn, þurfa verkefnastjórar að nýta sér tækifæri til að miðla og safna upplýsingum. Innrautt verkefnisstjórar geta náð árangri; Hins vegar verða þau að þvinga sig utan þeirra þægindi svæði.
Skipulag er mikilvægt að ná árangri í verkefnastjórnun. Verkefnastjórar verða að vera skipuleggjendur, ekki aðeins að koma á góðri áætlun heldur fylgja áætlun og vita hvenær þessi áætlun þarf að breytast. Verkefnisstjórar halda fast við áætlun þar til það uppfyllir ekki lengur þarfir verkefnisins. Þá gera þær breytingar á fluginu til að tryggja að markmið verkefnisins verði uppfyllt. Þeir senda breytingar á nauðsynlegum áhorfendum.
Verkefnisstjórar eru ekki alltaf sérfræðingar í efnisatriðum verkefnisins. Í stærri verkefnum er nánast engin leið sem verkefnisstjóri getur verið sérfræðingur í öllum þáttum verkefnisins. Þess vegna eru liðin svo mikilvæg. Til að vinna gegn skorti á verkefnisstjóra á sviði sérfræðiþekkingar, verða verkefnastjórar að vera gögn-stilla. Þeir verða að ýta á liðsfélaga sína til að gefa þeim sannanlegar upplýsingar til að sanna að verkefni eru að þróast eins og þeir ættu að gera. Þegar mikilvægar ákvarðanir um tíma, gæði og umfang koma fram þurfa verkefnastjórar gögn til að ákvarða hvað þarf að gera.
Þar sem verkefnastjórar þurfa gögn, ættu þeir að vera greinandi. Þeir verða að geta skorið í gegnum hlutdrægni og tilfinningar til að finna viðeigandi upplýsingar og beita því að ákvarðanatökuferlinu.
Vottanir Verkefnastjórar geta unnið sér inn
Þar sem verkefnastjórnun hefur blómstrað í sérgrein sína, hefur verðmæti vottorða aukist. Í raun sýna margar atvinnutilboð bæði í opinberum og einkageiranum atvinnurekendur þörf eða krefjast þess að nýir starfsmenn fái trúverðugleika. Fólk með langa sagnfræði í verkefnastjórnun getur ekki þurft að fá vottorð, en þeir sem eru nýir í þessari vinnuhópi verða að stunda þá. Eins og fleiri menn koma inn á sviði verkefnisstjórnar, munu fleiri fólk þurfa að greina sig sem hæfir.
Í Bandaríkjunum er algengasta vottun verkefnisstjóra verkefnisstjóri, eða PMP®, sem PMI býður upp á. Til að fá PMP® persónuskilríki uppfyllir verkefnisstjóri náms-, reynslu- og þjálfunarþörf. Þessar kröfur er hægt að uppfylla á einum af tveimur vegu. Í fyrsta lagi verður verkefnisstjóri að hafa menntaskóla, fimm ára reynslu af 7.500 klst. Verkefnisstjórnun og 35 klst. Viðeigandi þjálfun. Í öðru lagi verður verkefnisstjóri að hafa lokið gráðu í háskóla, þriggja ára reynslu af 4.500 klst. Verkefnum og 35 klst. Viðeigandi þjálfun.
Eftir að uppfylla þessar kröfur verður verkefnisstjóri að sækja um PMI og taka próf. Þetta próf er byggt á verkefnastjórnunarþekkingu , eða PMBOK®.
Í heild býður PMI níu verkefnastjórnunartryggingar. PMP® og auðveldara að fá vottuð aðstoðarmann í verkefnastjórnun eða CAPM® eru tvær almennar vottorð PMI. Önnur sjö vottorð þeirra fjalla um sérstakar þættir verkefnisstjórnar, svo sem greiningu fyrirtækja, tímasetningu og áhættustýringu eða tilteknar verkefnastjórnaraðferðir, eins og Agile og OPM3.
Laun Verkefnisstjórar Aflaðu
Eins og með nánast hvaða starf sem er til í bæði almenningi og einkageiranum, geta þeir sem vinna fyrir stjórnvöld búast við að vinna sér inn aðeins minna en einkahlutdeildir einkageirans. Ríkisstjórnin hefur tilhneigingu til að fá betri ávinningspakka en einkafyrirtæki.
Verkefnastjórar snemma í störfum sínum gera minna en þeir sem hafa meiri reynslu. Þar sem verkefnastjórar fá reynslu geta þeir stjórnað hærri laun.