Hvernig á að taka fundargerðir

Halda skriflegri skrá yfir vinnustaðarsamkomu eða ráðstefnu

Fundargerðir eru nákvæmar athugasemdir sem þjóna sem opinber skrifuð skrá yfir fundi eða ráðstefnu. Sá sem ber ábyrgð á söfnuninni spyr venjulega einn þátttakenda að hafa tilhneigingu til þessa verkefnis. Einn daginn gæti þessi einhver verið þig! Þó að það sé ekki hræðilegt erfitt starf, þá er það mikilvægt. Þar sem fundar mínútur eru opinbert skrá yfir hvað gerðist þarf nákvæmni. Þú verður að taka ítarlegar athugasemdir sem fólk verður að geta vísað til síðar ef þörf krefur.

Hér eru nokkrar ábendingar til að hjálpa þér að takast á við þetta verkefni með finesse. Finndu út hvað ég á að gera fyrir, á meðan og eftir fundinn.

Fyrir fundinn

• Veldu upptökutæki þitt: Það fyrsta sem þú þarft að gera er að ákveða hvernig þú tekur minnispunkta. Viltu fara í grunnskóla og nota penna og pappír eða viltu fara í tækni og nota fartölvu, töflu eða snjallsíma. Athugaðu með yfirmanninum þínum til að sjá hvort hann eða hún kýs að nota tiltekna aðferð. Það er ólíklegt en mögulegt er.
• Gakktu úr skugga um að valbúnaður tækisins sé í gangi og fá öryggisafrit bara ef upphaflegan þín bilar. Ef þú færð fartölvu, til dæmis, hafa penni og pappír vel líka. Þú vilt ekki þurfa að stöðva fundinn meðan þú leitar að því að skrifa eitthvað ef tölvan þín hrynur.
• Lesið fundaráætlunina áður en fundurinn hefst. Það mun leyfa þér að móta útlínur fyrir mínútur þínar. Leyfðu einhverjum plássi fyrir neðan hvert atriði á það og skrifaðu athugasemdarnar þínar þar. Að gera þetta mun gera starf þitt svolítið auðveldara, svo lengi sem sá sem rekur fundinn festist á dagskrá.

Á fundinum

• Passaðu um mætingardag og vertu viss um að allir skrái þig inn. Þú verður að taka upp lista yfir alla þátttakendur á opinberum fundar mínútum.
• Gakktu úr skugga um að þú veist hverjir eru. Þannig verður þú að geta greint hver er að tala og skrá réttar upplýsingar.
• Athugaðu hvenær fundurinn hefst.

• Ekki reyna að skrifa niður hverja athugasemd. Það er allt í lagi að innihalda aðeins helstu hugmyndir. Vertu mjög varkár, ekki að sleppa hlutum sem þú ert ósammála. Forsendur þínar ættu ekki að hafa áhrif á þig. Mundu að þetta er opinber reikningur og ekki skoðun þín á því sem gerðist!
• Skrifaðu niður allar tillögur, sem gerðu þau og niðurstöður atkvæða, ef einhverjar eru; þú þarft ekki að skrifa niður hver sáði hreyfingu. Auðvitað geta reglurnar í stofnuninni verið mismunandi þannig að staðfesta þau fyrst.
• Ef atkvæði um einhverjar tillögur eða umræður eru frestaðir til næsta fundar, athugaðu það.
• Skráðu lokadag fundarins.

Eftir fundinn

• Skrifaðu upp mínúturnar eins fljótt og auðið er eftir fundinn meðan allt er enn ferskt í huga þínum. Ef þú finnur villu í skýringum þínum eða ef þú hefur spurningu, getur þú fengið það hreinsað upp fljótt með því að tala við aðra þátttakendur.
• Á endanlegu afriti fundargerðanna, Fella nafn stofnunarinnar, titill nefndarinnar, tegund fundar (dagleg, vikulega, mánaðarleg, árleg eða sérstakur) og tilgangur þess.
• Gefðu þeim tíma sem það byrjaði og lauk.
• Gefðu lista yfir þátttakendur og athugasemd um hver hljóp fundinn. Þú getur einnig bent hérna á að þú hafir tekið fundargerðina. Hafa nafn þitt á listanum yfir þátttakendur og, í sviga eftir þínu nafni, segðu að þú hafir tekið fundargerðina. Að öðrum kosti, í lok skjalsins er hægt að skrá þig með því að skrifa "Virðulega lagðar fram af" og síðan með nafni þínu.

• Sannprófaðu mínúturnar áður en þú sendir þau inn. Spyrðu einhvern annan sem fór að horfa á þá líka. Hann eða hún mun vera fær um að láta þig vita ef þú hefur óvart skilið eitthvað út.
• Leggðu þá inn á þann sem hélt fundinum nema hann hafi beðið um annað.