1. Hugsaðu Manners þín
Jafnvel í heimi þar sem við erum að þjóta til að gera það eins fljótt og auðið er til að halda áfram í næsta verkefni skaltu taka tíma til að nota góða hegðun í tölvupósti þínu.
Ekki vanrækslu að segja "vinsamlegast" og "þakka þér fyrir."
Þegar þú bregst við fólki sem þú þekkir ekki vel eða yfirleitt, eða með þeim sem þú hefur aðeins formlegt samband, skaltu senda þær eftir titli og eftirnafn, nema þeir hafi beðið þig um að gera annað. Til dæmis, segðu "Kæri herra Hvítur" eða "Kæri Ms. Grey." Ef þú svarar tölvupósti og sendandi upprunalegu skilaboða hefur undirritað það með fornafn hans eða hennar, þá geturðu örugglega gert ráð fyrir að það sé í lagi að takast á við þau á sama hátt.
2. Horfa á tóninn þinn
Tónn er hvernig þú, sem rithöfundur, getur tjáð afstöðu þína í tölvupósti. Það hefur áhrif á hvernig það er móttekið. Þú vilt yfirleitt að ganga úr skugga um að koma á móti viðtakandanum eins virðingu, vingjarnlegur og nálægur. Þú vilt ekki að hlýða hlýju eða krefjandi. Lesðu skilaboðin þín nokkrum sinnum áður en þú smellir á sendingu.
Þegar þú skrifar við einhvern sem þú hefur sent frá áður skaltu byrja að segja eitthvað vingjarnlegt eins og "ég vona að þú sért vel." Á meðan emojis getur hjálpað þér að flytja tón auðveldara skaltu forðast að nota þau í faglegum tölvupósti nema þú skrifir einhvern sem þú hefur mjög óformlega samband við.
Notaðu þau aldrei þegar þú skrifar til væntanlegs vinnuveitanda.
Það er alltaf talið léleg email siðir til að skrifa tölvupóst eða hluta af einum í öllum hástöfum. Það mun láta þig líta út eins og þú ert að hrópa.
3. Vertu nákvæm
Upptekinn fólk hefur hvorki tíma né tilhneigingu til að eyða meira en mínútu að lesa einstök tölvupóst.
Ef þú vilt leyfa viðtakandanum að lesa skilaboðin þín fljótt og skilja það ennþá verðurðu að halda henni stutt.
Engu að síður slepptu viðeigandi upplýsingum. Gakktu úr skugga um að skilaboðin þín birti greinilega ástæðu þína til að skrifa það í fyrsta lagi. Enginn sparar tíma ef þú endar með fram og til baka á meðan þú reynir að útskýra upplýsingar sem þú sleppt.
4. Forðastu að nota Texting Skammstafanir
Jafnvel þótt þú viljir spara tíma, ættirðu ekki að nota skammstafanir fyrir texta í faglegum tölvupósti þínum. Ef þú tekst mikið, eins og margir gera, getur þú verið vanir að nota einhvers konar stuttmynd til að tala við vini þína. Til dæmis getur þú notað "u", "u" og "plz" í stað "þú", "þinn" og "vinsamlegast". Þessar skammstafanir eru ekki til staðar í viðskiptaskriftum nema að viðtakandinn sé einhver sem þú hefur frjálslegur tengsl við.
5. Notaðu faglegan tölvupóstfang
Fyrir skilaboð sem tengjast núverandi starfi skaltu alltaf nota netfangið sem vinnuveitandi þinn hefur falið þér. Hins vegar ættir þú aldrei að nota það til að senda skilaboð sem tengjast ekki vinnu þinni, til dæmis ef þú ert að leita að nýju. Notaðu persónulegan tölvupóstreikning í staðinn.
Ef þú ert ekki með persónulegan reikning, til dæmis, sá sem þjónustuveitan þinn veitti þegar þú skráðir þig fyrir þjónustu, fáðu ókeypis tölvupóstreikning.
Notaðu Gmail eða aðra þjónustu til að setja upp netfang sem hljómar faglega. Ekki nota neitt kjánalegt eða hugleiðandi. Fyrsta upphafs- og eftirnafnið þitt eða fullt nafn þitt eru viðeigandi val.
6. Ekki gleyma stafsetningu og málfræði
Það er mikilvægt að þú lesir tölvupóstinn þinn vandlega. Aldrei vanræksla þetta mikilvæga skref, sama hversu upptekin þú ert. Það sem þú vilt vera gaum að eru rétt stafsetningu og rétt málfræði. Til viðbótar við að stilla algeng orð á réttan hátt, viltu einnig stafa stafina nöfn, þar með talið viðtakanda og nafn fyrirtækis hans.
Verið varkár um að reiða sig of mikið á stafaafgreiðslu. Þeir mega ekki taka eftir stafsetningarvillur þegar þær eru notaðar rangar. Til dæmis mun stafaafgreiðslumaður ekki merkja orðið "til" í setningunni: "Ég þarf að spyrja þig," þó að í þessu samhengi ætti það að vera "tveir". Tvöfaldur stöðva stafsetningu sem þú ert ekki viss um með því að nota ókeypis online orðabók eins og Merriam-Webster.