Undirbúningur þinn ákvarðar hvort þú muni ná tilætluðum árangri þínum
Í sambandi við fundargerðir , skjölin sem þátttakendur fá í kjölfar fundar, er dagskrá áætlun fyrir fundinn og tilkynnt eftirfylgni fyrir fyrri fundi.
Þegar þú vinnur dagskrá fyrir fund sem ekki er reglulega áætlað, munu eftirfarandi þættir aðstoða þig. Seinna í þessari grein muntu sjá dagskrá sniðmát fyrir reglulega tímaáætlun fundi. Þessir tveir gerðir funda deila svipuðum dagatölum en eru ekki nákvæmlega þau sömu.
Þróun fundaráætlunar
Finndu fyrst hvort aðrir starfsmenn þurfi til að hjálpa þér að skipuleggja fundinn. Þá ákveðið hvað þú vonir til að ná með því að halda fundinn. Stofna fullnægjandi markmið fyrir fundinn þinn . Markmiðið sem þú setur mun skapa ramma fyrir skilvirka fundaráætlun . Gakktu úr skugga um að þú hafir ekki skipulagt meira en hægt er að gera innan fundarins.
Eins og Stephen Covey sagði í "Sjö venjur af mjög árangursríkum fólki", "Byrjaðu með endanum í huga." Tilgangur fundar þinnar mun ákvarða fundarfókus, fundardagskrá og fundarmenn.
Að búa til dagskrá er að gera áætlun fyrir fundinn.
Þú byrjar með aðalmarkmiðið eða tilganginn sem þú ert að reyna að ná með því að halda fundinn. Þegar þú hefur ákveðið markmið þitt þarftu að ákveða hvort þú þarft aðstoð viðbótar starfsmanna til að skipuleggja dagskrá. Ef já, bjóðið þeim að taka þátt í að gera fundardagskrá þína venjulega með tölvupósti eða texta svo sem ekki að búa til þörf fyrir viðbótarfund.
Ákvarðanir um að gera eins og þú þroskir fundagáttina þína
Eftir að þú hefur ákveðið heildarmarkmiðið þarftu, eða liðið þitt, að gera eftirfarandi ákvarðanir. Til viðbótar við tilgang eða markmið fundarins birtist hvert þessara atriða á fundaráætluninni.
- Þörfir þátttakendur í raunverulegu fundi,
- Þær hlutir sem þurfa umræður eða aðgerðir sem munu leiða til þess að ná markmiðinu eða tilgangi,
- Tíminn sem þú gerir ráð fyrir hópnum þarf fyrir umfjöllun um hvert atriði,
- Dagsetning og tími fyrir fundinn,
- A viðeigandi staðsetning, sem mun halda öllum þátttakendum þægilega, fyrir fundinn,
- Forvinna fyrir fundinn. Þetta mun innihalda allar lestur, skjöl , gögn, fundargerðir frá fyrri fundi eða öðrum undirbúningi sem mun gera raunverulega fundinn þinn árangursrík. Þessi undirbúningur skal fylgja fundarboðinu og dagskránni þegar þú sendir þeim til boða þátttakenda.
Til viðbótar við ofangreindar ákvarðunaratriði skulu staðalfundir dagskrárinnar innihalda:
- Skoðaðu markmiðið, dagskrá og væntanlegar niðurstöður og vöru.
- Skoðaðu fundargerð fyrri fundar.
- Skoðaðu framvindu þátttakenda á skuldbindingum og aðgerðum sem gerðar voru á fyrri fundi.
- Nefndarmaðurinn eða leiðtoginn þarf að endurskoða skuldbindingar þátttakenda á fundinum sem síðasta dagskrá.
Ákveðið hverjir verða að taka þátt í að ná fram fundardegi þínu
Þegar þú hefur ákveðið að fundur sé nauðsynlegur til að ná markmiðinu þínu þarftu að þróa lista yfir þátttakendur.
Ekki sérhver starfsmaður getur eða ætti að taka þátt í hverjum fundi, en að bjóða upp á réttu þátttakendur muni auka líkurnar á að ná árangri.
Hvernig á að bera kennsl á þátttakendur sem þurfa að ná fram dagskrá fundarins
Ákveða þátttakendur þína fyrir annaðhvort einu sinni eða stuttum fundarhópi eða fyrir reglubundið eða áframhaldandi fundi með því að spyrja sjálfan þig spurningar eins og eftirfarandi.
- Hver verður að eiga lausnina sem hópurinn þróar?
- Hver á við ferlið sem hópurinn er að ræða um?
- Hver þarf að vita hvaða upplýsingar þú dreifir?
- Hver getur veitt gögn og staðreyndir til að leiðbeina ákvarðanatöku?
- Hver hefur reynslu eða þekkingu til að deila með hópnum?
- Hver verður að styðja við framkvæmd lausna eða verkefna?
- Hver verður að veita leyfi eða úrræði til að ná árangri fundarins?
- Hver gæti staðist framkvæmd lausna eða stefnu?
Þarftu að hitta fundagátt fyrir reglubundnar ráðstefnur?
Ekki á hverjum fundi þarf sérsniðin þróuð dagskrá. Flestir starfsmenn hafa reglulega áætlað fundi fyrir deildir sínar eða vinnuhópa. Þú hefur líka lið og verkefni þar sem þú tekur þátt.
Áframhaldandi verkefni gæti ekki krafist nýstofnunar dagskrá fyrir hvert fund, en liðið þitt verður vel þjónað með því að samþykkja staðlaða nálgun á fundinum þínum.
Reglulega tímaáætlun starfsmannafundar skiptist í þrjá hluti þar sem hver hefur staðlaðan dagbókaratriði: Upplýsingamiðlar, aðgerðareiningar og áframhaldandi áætlanagerð.
Hluti af fundi dagskrá fyrir reglulega tímaáætlun fundi
Upplýsingamiðlar
Skrifa út hvaða dagskrá atriði sem eru upplýsandi fyrir hvert fund. Til dæmis uppfærir framkvæmdastjóri hópinn um niðurstöður aðalfundar.
Aðgerðarliðir
Settu á dagskrá hvaða atriði sem þú býst við að hópurinn vilji endurskoða á hverjum reglulega tímaáætlun. Til dæmis frammistöðu til fjárhagsáætlunar fyrir tímabilið og að greina kostnaðarsparnað og stöðuga umbætur sem hópurinn hyggst ná.
Áfram áætlanagerð
Settu á dagskrá hvaða atriði hópurinn vill skipuleggja fyrir eða undirbúa fyrirfram. Til dæmis, skammtímamarkmið næstu mánaðar eða þörf fyrir samstarfsaðila aðstoð við komandi verkefni.
Ef þú fylgir þessum leiðbeiningum þegar þú þróar fundaráætlunina þína, auka þú líkurnar á að fundurinn þinn muni framleiða niðurstöður.
Fundur fundur dagskrá fyrir reglubundið ráðstefnu
Notaðu þetta sýnishorn dagskrá fyrir reglulega tímaáætlun fundur til að tryggja að fundurinn þinn skili árangri sem þú leitar að.
- Upphitun og kveðjur. Íhugaðu stuttan smásjá eftir því hversu oft hópurinn hittir.
- Skoðaðu markmiðið, dagskrá og væntanlegar niðurstöður og vöru.
- Skoðaðu fundargerð fyrri fundar.
- Veita viðeigandi upplýsingar um deild og fyrirtæki sem liðið þarf.
- Skoðaðu framfarir um aðgerðir, aðgerðaáætlanir og skuldbindingar. Skoðaðu hópframfarir á markmiðum.
- Ræddu og taka ákvarðanir um dagskrár atriði fyrir þennan fund.
- Þekkja næstu skref.
- Þekkja tilgang, niðurstöðu og dagskrá næstu fundar.
- Í lok fundarins skal minnismaðurinn endurskoða skuldbindingar fólks á fundinum.
- Þekkja hvaða aðstoð er þörf frá fólki sem er ekki í hópnum og úthluta þátttakendum að hafa samband.
- Ákveða hver utan fundarþátttakenda þarf að vita hvað og ákveða hvernig þú munt ná samskiptum.
- Senda mínútur út innan 24 klukkustunda frá fundinum eða strax ef minnismiðillinn tók minnispunkta rafrænt (norm).
Meira í tengslum við eignarhaldsfund