Búðu til verkefnisáhættu sem allir geta auðveldlega notað
Hversu oft hefur þú séð að áhættuskrá languish í umsóknarkerfinu? Þau eru búin til í upphafi verkefnisins og þau eru gleymd, fljótt að verða úrelt.
Við vitum öll að góð áhættustýring krefst þess að reglulega sé að skilgreina nýja áhættu, auk þess að endurskoða núverandi áhættu og áætlanagerð til að draga úr áhættu. Svo hvernig getum við gert þetta líklegri til að gerast?
01 Góður áhættuskrá Hönnun
Ein leið til að hvetja til þátttöku í áhættustýringu er með góðri áhættuskráhönnun. Vel hannað skrá mun fljótt miðla heildaráhættu í verkefninu til þín og annarra verkefnisliða.
Það ætti að leyfa notendum að fá aðgang að smáatriðum um einstaka áhættu þegar þetta er krafist. Þetta á aftur á móti að örva alla að hugsa hvað varðar áhættu sem nýtir nýjum þegar þau koma upp og fylgjast með og grípa til aðgerða til að draga úr núverandi áhættu.
02 Hafa réttar reitir
Að lágmarki ætti áhættaskrá þín að innihalda:
- Einstakt auðkenni fyrir hvern áhættu
- Lýsing á áhættunni, þar á meðal orsökum, áhættuþáttinum og áhrifunum, svo sem "Vegna mikillar rigningar er ógn af flóðinu sem myndi skemma ræktunina."
- Áhættusvörunaraðgerðir
- Áhætta eigandi
03 viðbótarráðstafanir
Þú gætir viljað fela í sér magns mælikvarða á líkum, áhrifum og heildaráhættu og leifar gildi eftir að draga úr áhættumarkaðri verkefnum.
Talnagögn og reitir sem eru reiknaðar sjálfkrafa geta verið gagnlegar ef þú notar áhættumatsaðferð eins og Monte Carlo aðferðina eða væntanlegt peningalegt gildi. Aðrar gagnlegar sviðir eru lykilatriði, áhættuflokkur, áhættusvörunarflokkur, nálægð, draga úr kostnaði og stöðu.
Það eru engin takmörk fyrir fjölda reiti sem þú getur falið í sér, en aðeins lykil reitir ættu að birtast á listanum yfir alla áhættu. Annars getur listaskjánum orðið mýkt með of miklum smáatriðum. Helst eru áhorfendur skoðuð í smáatriðið sem sýnir alla reiti fyrir þá tilteknu áhættu þegar þeir smella á áhættuskráinn í listanum.
04 Annar kostur
Þú gætir viljað búa til gagnagrunn fyrir áhættuskrá fyrir hvert verkefni svo að þú sért ekki bundin við venjulegan reit af reitum. Þó að töflureikni geti hjálpað þér að fylgjast með verkefnum þínum, einkum smærri verkefnum, getur raunveruleg gagnagrunnur verið betri, svo sem þau sem þú getur búið til í Kahootz eða Podio. Þeir gera það auðveldara að bæta við skjölum og mikið magn af texta þegar þörf krefur.
05 umferðarljós
Það er erfitt að slá umferðarljósakerfið fyrir sjónræn áhrif. Notendur sýna innsæi að rauður merkir mikla áhættu, að amber þýðir miðlungs áhætta og að grænn er lítill áhætta. Þetta veitir skjótum sjónarmiðum til lesenda til að aðstoða við skilning þeirra.
06 Öryggisaðgerðir
Þú gætir viljað hvetja þátttöku með því að leyfa öllum meðlimum verkefnisins og kannski einhverir hagsmunaaðilar að skoða áhættuskráinn. Þú ættir að setja aðgangsréttindi notenda fyrir skráninguna þína, þó að aðeins ákveðnar verkefnisrollar, svo sem verkefnisstjóri , verkefnastuðningur eða áhættueigendur, geta breytt því. Þú getur búið til endurskoðunarleið um hver breytti hvað og hvenær.
07 Yfirlit Áhættusnið
Senior verkefnisþættir og hagsmunaaðilar eins og verkefnisstjórn og stjórnendur fyrirtækja / áætlunarinnar gætu ekki haft tíma til að melta lista yfir allar áhættur. Fyrir þá er samantekt áhættusnið gefið mynd af heildaráhættu sem verkefnið birtist í fljótu bragði. Það sýnir fjölda áhættu á hverjum líkum og áhrifum.
08 Það snýst allt um samskipti
Mundu að það snýst ekki bara um skráningu áhættu og draga úr aðgerðum þegar þú ert að hanna verkefnisáhættaskrá. Markmiðið er að miðla og taka þátt í samstarfsmönnum þínum í áhættustýringu. Hönnunin þín ætti að endurspegla þetta markmið með mismunandi skoðunum fyrir mismunandi áhorfendur. Vel hannað áhættuskrá getur bætt áhættustýringuna í verkefninu með þessum hætti.