Þrátt fyrir að þessi skilgreining kann að virðast flókin eru verkefnastjórnendur í raun rætur í skynsemi og hagkvæmni.
Hvort sem þú vilt veita verkefnastjórnun til viðskiptavina þinna eða markmið þitt er að verða verkefnisstjóri, athugaðu grundvallaratriði verkefnisstjórnun skref fyrir skref. Áður en þú byrjar skaltu ákvarða hvort þjónustan sem þú ert að bjóða (eða verkefnið sem þú ert að taka á) er sannarlega verkefni.
Almenn stjórnun móti verkefnisstjórnun
Hvernig ákveður þú hvort eitthvað sé eða er ekki verkefni? Til að brjóta þetta niður, aðgreina tvö mismunandi sviðum stjórnenda í hagnýtur (eða almenn) stjórnun og verkefnastjórnun.
Virkni eða almenn stjórnun er samfelld rekstur verkefnis. Eitt dæmi væri ef þú átt tæknifyrirtæki og hefur viðskiptavin sem þú veitir öryggisafrit og styður stöðugt árlega reikninginn þinn með því að taka öryggisafrit af netþjónum sínum og gefa þeim vikulega starfsskýrslu. Ef þú gerir þetta í fimm ár og hefur endurnýjanlega samning við viðskiptavininn, er verkið þitt samfellt og því almennt eða hagnýtt.
Ef hins vegar viðskiptavinur þinn vill innleiða nýtt efnisstjórnunarkerfi og hafa eitt ár til að þróa nýja kerfið og biðja þig um að leiða þróunina, hefur viðskiptavinur þinn ráðið þig í verkefni.
Á sama hátt, ef þú vinnur með mannauði og starf þitt er að stjórna deildaráætluninni og hafa umsjón með yngri hlutdeildarfélögum, þá hefur þú starfandi vinnu vegna þess að það er samfellt starf sem hefur ekki skilgreint ljúka.
Á hinn bóginn, ef þú ert með sama HR starf og forstöðumaður deildarinnar biður þig um að innleiða nýtt ráðningarkerfi (og veitir þér frest og fjárhagsáætlun) og gerir þér verkefnisstjóra, þá er þetta verkefni vegna þess að það Hefur upphafs- og lokadagur og verkefnið gerist aðeins einu sinni.
Visualizing verkefnið þitt í þremur hlutum
Nú þegar þú skilur hvað varðar verkefnið geturðu skoðað nánar í verkefnastjórnun. Notkun ráðningaráætlunarinnar sem dæmi, nú þegar þú veist að þörf er á verkefnum, er næsta skref að finna í umfangi, tíma og fjárhagsáætlun sem þarf.
Verkefnastjórnun er að skipuleggja, skipuleggja og stjórna umfangi, fjárhagsáætlun og tíma ráðningaráætlunarverkefnisins. Til að mynda verkefnið, taktu einfaldan pýramída. Hver lína í pýramídanum er einn af þremur meginhlutum verkefnisins (þ.e. umfang, tíma og fjárhagsáætlun). Tómt rými í miðju pýramída er gæði vörunnar sem afhent er. Pýramídinn er mikilvægt tæki til að hafa í huga þegar þú ert að skipuleggja verkefnið þitt vegna þess að ef þremur aðalhlutar þínar vaxa eða minnka er gæði vörunnar fyrir áhrifum.
Umfang verkefnisins
Skilgreining á umfangi er oft erfiðasti og flókinn hluti verkefnisstjórnar.
Upplýsingar um verkefni eru almennt óþekkt í byrjun, svo að meta hvaða verkefni og verkefni eru nauðsynlegar til að framkvæma verkefnið taki hugsun. Umfangið samanstendur af öllum hinum ýmsu starfsemi og verkefnum sem verða gerðar til að framleiða endanlegt vöru sem þú munt afhenda. Að skilgreina verkefnasviðið mun hjálpa þér að ákvarða þann tíma og fjárhagsáætlun sem þú þarft til að klára verkefnið. Góðu leiðin til að byrja er að einfaldlega skrifa niður það sem þér finnst nauðsynlegt til að ljúka verkefninu. Næst skaltu hafa samráð við aðra til að fá alhliða yfirsýn yfir allar aðgerðir sem taka þátt.
Tími verkefnisins
Þegar þú hefur stofnað upphafssvið getur þú byrjað að úthluta tíma til hverrar starfsemi og verkefnis, auk þess að skoða verkefnin stærri mynd. Spyrðu sjálfan þig hvaða starfsemi mun gerast á sama tíma og hver mun gerast í röð.
Einnig gaumgæfilega hversu margir munu endurskoða verkefnastarfið þar sem þetta mun hafa áhrif á þann tíma sem það mun taka til að ljúka skrefi. Það kemur á óvart hversu lengi einfalt verkefni getur tekið þegar þrír menn þurfa að endurskoða það. Eftir að reikna tímann sem það tekur til að ljúka uppsöfnuðum verkefnum og verkefnum ertu tilbúinn til að búa til verkefnisáætlun sem verkefnishópurinn mun fylgja.
Verkefnisáætlunin
Á þessum tímapunkti hefur þú komið á fót hvað (umfang) og lengd (tíma) verkefnisins. Nú er kominn tími til að ákvarða fjárhagsáætlunina. Mjög eins og að reikna út tíma fyrir verkefni, verður þú oft að hafa samráð við aðra, þar á meðal deildin leiðir til að ákvarða nákvæma fjárhagsáætlun. Fjárhagsáætlun samanstendur af mörgum sjónarmiðum, þar á meðal notkun fólks og efna sem taka þátt í þeirri starfsemi sem framin er og hversu lengi þeir (þ.e. fólkið) þurfa og efnin sem notuð eru.
Samskipti eru lykillinn
Oftast vill viðskiptavinur (eða stjóri) vinna lokið innan fyrirfram ákveðins tíma og fjárhagsáætlunar án þess að fjalla um umfang verkefnisins. Vandamálið með þessu er að næstum alltaf er umfang verkefnisins ekki fullnægjandi að fullu miðað við tíma og fjárhagsáætlun. Þar af leiðandi er hluti verkefnisstjórnar að semja um skilmála umfang verkefnisins með viðskiptavini eða yfirmanni. Í gegnum samningaviðræðurnar, sem og heildarlengd verkefnisins, er góð skýr samskipti ein mikilvægasta færni sem þú þarft. Því betur sem þú miðlar viðfangsefni á leiðinni, því hamingjusamari viðskiptavinur þinn eða stjóri verður.