Hvernig á að reikna með tíma

Tími Billing 101

Rekja spor einhvers og reikningstími til viðskiptavina er mikilvægur og óhjákvæmilegur þáttur í að vinna í lögmannsstofu. Samstarfsaðilar, hlutdeildarfélagar , lögfræðingar , málsmeðferðarmenn og aðrir tímamörkir reikna tíma sinn í sex, tíu eða fimmtán mínútna þrep, allt eftir stefnumörkun og viðskiptavinareglum. Ef þú tekst ekki að reikna tíma þinn, getur fyrirtækið ekki reiknað viðskiptavininn og fyrirtækið fær ekki greitt. Þannig er tímavinnsla aðgerð mikilvægt að velgengni lögmannsstofa.

Eins og lögfræðileg gjöld aukast, hafa viðskiptavinir orðið kostnaðarvottari og tækni-kunnátta. Þess vegna eru viðskiptavinir að kanna lagaleg reikning nánar og nota fjölbreytt gagnasafn umsóknir til að raða rafrænt og greina greiðslur. Vaxandi tilhneiging til rafrænna reikninga (rafræn reikningar) hefur lagt fram lögboðnar reikningar til aukinnar athugunar, samningaviðræðna og deilu.

Hvort sem þú ert nýr á reikningstíma eða vopnahlésdagbókarmaður geturðu hjálpað þér að búa til skjótan, nákvæm og nákvæman tímafærslu.

Handverk Ítarleg Greiðsla lýsingar

Nákvæmar lýsingar á verkefni eru grundvallaratriði í vel undirbúnum reikningi. Mikilvægt er að lýsingin á viðleitni ykkar innihaldi nægilega smáatriði til að gera endurskoðandanum kleift að meta eðli og verðleika verkefnisins.

Sláandi rétt jafnvægi milli skorts og smáatriða getur verið erfiður. A verkefni lýsingu sem er of langur og orðrómur eykur tvíræðni og þynnist skilning.

Lýsing sem er of stuttur gerir það erfitt að meta hæfi verkefnisins og tíminn sem hann hefur notað. Til dæmis gerast ekki til að segja frá því hvað þú gerðir og hvers vegna þú stunda ákveðin verkefni, svo sem "skráarskoðun", "rannsóknargreining" og "skjalavinnsla".

Í stað þess að "skjal endurskoðun," betri lýsing er "Endurskoðun seinni setur stefnanda er fyrirspurnir."

Forðastu að greiða innheimtu

Lokaðu innheimtu er að nota skráningu hóps verkefna í bls. Samantekt undir einum tímapunkti. Til dæmis: "Drög að beiðni um fyrirspurn; Símafundur með Dr. Brown re: sérfræðingsskýrsla; útskýrðu afhendingu Mr Smith; endurskoða og endurskoða bréfaskipti við andstæðar ráðgjafar. 7,3 klukkustundir. "

Viðskiptavinir viðurkenna stöðugreiðslu sem stefnu til að dylja óhagkvæmni. Þar að auki leyfa margir dómstólar ekki að greiða innheimtu vegna þess að það kemur í veg fyrir skilvirkt endurgreiðslu lögmannsgjalda eftir dóm. Skilvirkari leið til innheimtu er að greina sérstaklega hvert sjálfstætt starfandi verkefni og samsvarandi tíma.

Taktu upp tíma strax

Skráðu þig strax eftir að þú hefur lokið við verkefni er besta leiðin til að tryggja nákvæmni. Tilraunir til að endurgera virkni dagsins (eða vikna eða mánaða) eftir að-staðreyndin er erfitt og hvetur til tíma "padding" (blása upp raunverulegan tíma í verkefni til að fylla út eyður í óskýrðum tíma).

Þú gætir fundið það óhagkvæmt að slá inn hvert verkefni í tímavinnsluforritið þitt þegar þú hefur lokið því. Því er skynsamlegt að þróa kerfi til að taka upp tíma sem hvetur til tímabundinna tímabila.

Sumir tímakennarar ræna hvert verkefni strax eftir að þeir hafa framkvæmt það og hafa það afritað í lok dagsins. Aðrir finna auðveldara að halda fartölvu, skrá hvert verkefni fyrir hendi og síðan slá það inn (eða hafa ritari inn í það) í lok dagsins, vikunnar eða reiknings tíma.

Mundu eftir markhópnum þínum

Eins og allir skjöl sem þú undirbýr fyrir endurskoðun annars er mikilvægt að hafa áhorfendur í huga þegar þú skráir tímafærslur. Þú veist að einstaklingur kann að endurskoða reikningana þína - ef til vill er ráðgjöf í húsinu úthlutað til skráarinnar. Skilið hins vegar að endurskoðunin gæti ekki endað þar. Í mörgum tilvikum er reikningur tekinn af fjölda einstaklinga á ýmsum stigum innan og utan fyrirtækisins, þar á meðal lögfræðinga, endurskoðenda við viðskiptavinarfélagið og endurskoðendur þriðja aðila.

Þegar þú skráir tíma þinn, er best að forðast skammstafanir, slang og flókið jargon. Notaðu nákvæmar lagalegu hugtök en hafðu í huga að tímasetningarnar þínar kunna að vera endurskoðaðar af einstaklingum sem eru ekki þjálfaðir í lögum.

Þekki þig með viðskiptavinarheimildum

Sérhver viðskiptavinur hefur sína eigin reikningsstefnu og verklagsreglur. Þessar reglur eru oft í varðveislu eða þátttöku bréfi viðskiptavinarins. Þessar innheimtustefnur geta sett fram starfsmennstakmarkanir, fjárveitingarleiðbeiningar, útborgunarstefnur og tilteknar leiðbeiningar um tímarétt. Með því að vera meðvitaðir um grundvallarreglur í upphafi, getur þú ábyrgari grein fyrir tíma þínum og mætt viðskiptavinarvæntingar.

Sameiginlegir viðskiptavinir gera aukna notkun verkefnisins byggð á innheimtu. Verkefni sem byggjast á innheimtu eru reikningsfyrirtæki fyrirtækisins með málsmeðferð. Hver efnisleg virkni er úthlutað tölvukóða sem er valinn af viðskiptavininum. Kóðaða reikningurinn er síðan rafrænt raðað og greindur, og gerir það kleift að rannsaka reikning ítarlega. Hluti af því að kynna þér stefnu um innheimtu viðskiptavina er að læra og beita mýgrútur af sérhæfðum verkefnum sem byggjast á reikningsskilum sem eru einstök fyrir hvern viðskiptavin.