7 spurningar til að spyrja sjálfan þig áður en þú smellir Senda
Netfang getur verið upphafsstaður þinn við einhvern og vegna þess er það fyrsta tækifæri þitt til að gera far. Gakktu mikla áherslu á að skrifa skilaboðin þín. Áður en þú smellir á sendu skaltu svara þessum 7 spurningum.
1. Er skilaboðin mín ókeypis?
Athugaðu netfangið þitt fyrir mistök er það mikilvægasta sem þú getur gert áður en þú sendir það. Röng stafsetningu og slæmur málfræði mun gera þig líta kærulaus. Það fer gegn því sem þú ert að reyna að gera, sérstaklega ef þú ert að sækja um vinnu.
Proofread þangað til þú ert viss um að þú hefur lent í öllum stafsetningu og málfræðilegum villum, svo og ritritum. Grammarly.com hefur ókeypis tól, þar á meðal viðbót fyrir Chrome vafrann, sem getur hjálpað þér með þetta.
2. Hvað segir netfangið mitt um mig?
Vinna netfangið þitt - sem þú átt aldrei að nota til að leita að vinnu - er líklega mjög einfalt. Líklegast er það einhver afbrigði af nafninu þínu.
Þú gætir hafa valið minna viðskiptatengda netfang til að nota fyrir persónulegan tölvupóst. Heimilisfang sem er uppástungur, barnalegt eða sætt er allt í lagi ef þú notar það aðeins til að senda skilaboð til vina og fjölskyldu þína, en ef þú þarft að skrifa faglega tölvupóst skaltu skrá þig fyrir nýja reikning sem veitir fagmennsku .
Setjið upp netfang sem notar raunverulegt nafn þitt. Prófaðu fyrstu og síðasta nöfnin þín; Fornafn þitt, miðjan upphaf og eftirnafn; eða einhver samsetning þeirra. Aldrei sendu faglegan tölvupóst frá chickybabe@mymail.com.
3. Eru nafnið og netfangið í "Til" reitinn rétt?
Þegar þú byrjar að slá inn nafn viðtakandans í "Til" reitinn, munu flestir tölvupóstur viðskiptavinir fylla í restina af nafni með einum af tengiliðum þínum. Þú getur auðveldlega endað með rangt nafn á því sviði svo vertu viss um að fylgjast með þessu.
Ímyndaðu þér hvaða vandamál gætu komið upp ef þú sendir óvart tölvupóst til rangt viðtakanda. Segjum að þú ert að leita að vinnu meðan þú ert enn í starfi . Leigjandi framkvæmdastjóri hjá væntanlegum vinnuveitanda gæti haft nafn sem byrjar með sama bréfi og nafn núverandi yfirmann þinnar. Hversu vandræðalegt væri það ef þú sendi yfirmanninn þinn skilaboð sem ætluðuðu að ráða ráðgjafa? Ekki aðeins viltu ganga úr skugga um að skilaboðin nái tilætluðum áfangastað, en þú vilt líka vera viss um að það sé ekki óviljandi.
4. Hefur ég notað rétta titilinn til að senda viðtakanda?
Ef þú ert þegar með fornafn með þeim sem þú ert að senda tölvupósti, þá er það allt í lagi að taka á móti þeim á þann hátt í skilaboðum þínum.
Hins vegar, ef þetta er fyrsta skipan þín í samskiptum við einhvern, eða þú ert ekki viss um hvernig þú vilt að takast á við það, er það æskilegt að nota formlega titil eins og herra, frú, frú eða dr. Og síðast viðtakanda nafn.
Haltu alltaf á hliðinni varúð. Það getur ekki sært að vera formlegt. Til að fá vísbendingu um hvernig einhver sem þú hefur nú þegar upp á að hafa samband við ættir þú að takast á við þá skaltu fara aftur á fyrri skilaboð til að sjá hvernig þeir eru undirritaðir. Það mun hjálpa þér að ákveða hvað á að gera.
5. Sendir tónnin mín skilaboðin mín vel?
Eins og sagt er: "Það er ekki það sem þú segir en hvernig þú segir það." Þegar þú talar við einhvern augliti til auglitis, getur þú treyst á tilfinningu, líkams tungumáli og andliti til að hjálpa til við að gefa viðbótar merkingu á orðum þínum.
Þegar þú reynir að flytja sömu skilaboð skriflega er meira pláss fyrir misskilning vegna þess að lesandinn getur ekki séð andlit þitt, lesið líkamsmálið þitt eða heyrt röddina þína.
Gakktu úr skugga um að skilaboðin séu kurteis og hljómar vingjarnlegur og að fyrirhuguð merking þín sé skýr.
6. Er skilaboðin mín einföld en ekki dulrit?
Með því að halda skilaboðum þínum stutt og sætur gerir þau auðveldara að skilja. Á sama tíma ættirðu ekki að sleppa neinu máli. Þú vilt ekki neyða viðtakandann í tölvupósti þínu til að giska á það sem þú ert að reyna að segja. Skilaboðin þín skulu vera eins nákvæm og mögulegt er en innihalda allar nauðsynlegar upplýsingar.
7. Hefur ég tekið með óumbeðnum viðhengjum?
Margir neita að opna tölvupósthengi sem þeir eru ekki að búast við. Þeir eiga rétt á að forðast að gera það. Tölvuveirur eru oft sendar í þeim viðhengjum. Ef þú vilt senda skrá til einhvern, til dæmis, endurgerð þín skaltu biðja viðtakandann um leyfi hans fyrst. Sendu það aðeins ef hann segir að það sé í lagi.