Online forrit til myndbandsupptöku eins og Zoom, WebEx, Skype og GoToMeeting eru frábær verkfæri sem gera þeim sem vinna heima kleift að hitta nánast samstarfsfólk og samstarfsmenn. Það gerir ráð fyrir ákvarðanatöku í rauntíma og að byggja upp persónuleg skýrslu við starfsmenn á sama tíma. Og allt þetta faglegt samstarf auðveldar þeim okkar sem leita að jafnvægi í vinnustöðu til að finna það.
Já, þessi netverkfæri eru sannarlega frábær, í raun, þar til þau eru ekki.
Þó að fundir með þessum verkfærum geti verið árangursríkar, skilvirkar leiðir til að fólk komist saman, eru nokkrar varúðarráðstafanir. Taktu til dæmis konuna sem var að nagla neglur sínar á fundi ... en hún var ekki þekkt fyrir hana að hún var ráðin á veggskjá á öðrum stöðum fyrirtækisins um allan heim. Og þá var sá sem starfaði heima og sýnilegt á fundi aðeins frá brjósti upp. Hann var með falleg, Oxford skyrtu. Hreinskilni tryggði þó, þegar hann stóð upp úr stólnum til að sækja bók. Hann var aðeins að klæðast boxara undir Oxford.
Þrátt fyrir þessa snafus eru raunverulegir fundir að taka af stað í fyrirtækjum heimsins - eitthvað sem okkar sem vinna heima þakka sannarlega. Tæknileg framfarir ásamt fjölmörgum fyrirtækjum til þess að leyfa starfsmönnum að vinna að minnsta kosti hluta af tímanum heiman, hefur gert á netinu vídeó fundur verðmætan og kostnaðarlausa leið fyrir starfsmenn til samstarfs.
En það er dökk undirfylling í tengslum við þessar tegundir af fundi, sem getur verið allt frá hreinu hreistaratriðum til óhagstæðra niðurlægjandi að skjót uppsögn frá fyrirtækinu. Ef þú þarft að taka þátt í þessum fundum eru hér nokkur atriði sem þarf að hafa í huga.
01 Video and Video Gaffes
Þú gætir held að þetta þurfi ekki að vera sagt, en ef þú ert í rúmgóðu fólki og þú ert þátttakandi í myndbandstónleikum með öðrum fjarskiptum herbergjum fólks og þú ert fyrir framan hópinn þinn, Þannig í miðju myndavélarinnar er það ekki ekki góður tími fyrir manicure. Ekki gleyma hvar þú ert. Þú ert á vinnusamkomu. Hafa virðingu fyrir samstarfsmönnum þínum og fyrirtækinu þínu.
Einhvers staðar í öllum videoconferencing forritum er leið til að slökkva á hljóðinu þínu svo að þú heyrir ekki. Verið nánast meðvituð um staðsetningu þessa hnapp og getið smellt á það með léttum hraða.
Einu sinni á fundarsamtali fundur ekki of löngu þar sem löstur forseti fyrirtækisins hélt áfram með stefnumörkun um þetta og það, hreinsa sem bjalla, sagði kona sem var á símtalinu: "Þessi strákur veit ekki hvað @@@ ## hann er að tala um. Hann er svona @ ** # @ %%. "Með tæplega 200 manns í símtalinu var þögnin eyraflögnun. Ekki lengi eftir það var þessi kona aðskilin frá fyrirtækinu. Lærdómur dagsins: Hljóðið er vinur þinn.
02 fjölskylduvandamál
Auðvitað, grátandi elskan sem heyrðist í símafundi er vandamál. Það er augljóst. En hvað um hinn sverja maki sem heyrist í bakgrunni eða nakinn smábarnstrengur í gegnum skrifstofuna þína meðan á myndspjalli stendur. Ef þú ert að reyna að kynna fagmennsku meðan þú vinnur heima þá mun það grafa undan þér á stóru hátt! Gakktu úr skugga um að fjölskyldan þekki (og fylgist með) reglunum þínum á vinnustað.
03 Gæludýr vandamál
Hver elskar ekki Rover? Fólkið sem þú ert að halda á vídeó ráðstefnu sem þurfa að hlusta á hann gelta. Sama gildir um Kitty sem rúlla á lyklaborðinu þegar þú slærð inn spjall!
Nema það sé mjög lítill hópur í fundinum og þú telur að þú hafir náð háu stigi trausts og trausts við þetta fólk, þá er það ekki góð hugmynd að setja Shih Tzu á þig, þú ert á vinnusamkomu!
Heimilisskrifstofa ætti alltaf að vera með dyr þannig að þú getur lokað gæludýr og öðrum hugsanlegum truflunum meðan á myndbandsfundum stendur og góðar símasamfundir. Þetta er einnig gagnlegt ef fundur þinn fellur saman við hamingjusamasta stund hundsins dagsins ... komu póstflokksins.
04 Screen Sharing Snafus
Mörg vídeó fundur kerfi leyfa þér að deila skjánum þínum með öðrum í fundinum. Þetta gerir þér kleift að opna töflureikninn sem þú hefur unnið í alla vikuna og deila því með liðsfélaga þínum svo að þeir geti séð (a) að þú veist hvað þú ert að tala um þegar þetta kemur að verkefninu og (b) þú eru háir árangri vegna þess að þú hefur tökum á hæfni til að deila skjánum þínum.
En ekki komast undan sjálfum þér. Ef þú hefur tilfinningu áður en myndskeiðs fundur sem þú gætir þurft að deila skjánum þínum skaltu hafa í huga að skjárinn þinn verður sýnilegur öllum áður en þú opnaði töflureikninn. Það væri til dæmis ekki gott ef þú byrjaðir að deila skjánum þínum og öllum, þar á meðal yfirmanninum þínum, sá að þú horfðir bara á nýjustu sölu á netinu á Bed Bath & Beyond eða verri að skrifa umbréf fyrir nýtt starf!
05 spjall siðir
Online spjall er fljótleg og snjöll og skemmtileg. Hvað gæti hugsanlega farið úrskeiðis? Jæja ... þegar það kemur að myndbandsupptöku getur spjallið orðið kanínahola, stafræn sundið sem sogar athygli frá fundinum sem er rétt. Zoom, vinsæll raunverulegur fundur lausn, hefur gott spjall virka sem getur verið gagnlegt. Spjallskilaboð eins og "Ég hef misst hljóð" eða "Er tengill á kynninguna?" Eru góðar spurningar vegna þess að þeir geta tilkynnt fundaraðili að tæknileg vandamál séu til staðar eða að þörf sé á að deila upplýsingum meira víða.
En þessi tegund af skenkur spjallað á fundi - sérstaklega þegar það eru heilmikið fólk í fundinum - getur verið að trufla alvöru hratt. Mundu að allir sjái þá sem eru utan umræðunnar eins og "Hvað ertu að gera í hádeginu í dag, ég er sveltandi" eða "Þú ert hundur er mest!"
06 The Upshot: Notaðu Common Sense þína
Eins og með flestar tækni er online vídeó fundur undursamlegt tól sem rekur viðskipti þátttöku og gerir fólki að vinna utan hefðbundna skrifstofu til að vera mikilvægur þátttakendur í vinnustað lið.
En einnig eins og með flestum tækni, þurfa notendur sterka, skynsemi hugmynd um hvað er og hvað er ekki rétt í videoconference fundum. Margir mánuðir síðan, fyrsti yfirmaðurinn minn hafði ráðleggingar um tölvupóst : "Ef þú myndir ekki skrifa skilaboðin þín á póstkort heima hjá þér móðir, þá ættirðu líklega ekki að senda það í tölvupósti." Í heimi vídeó fundur, þessi tegund af skynsemi er enn mjög gott ráð, líka.