Hvernig á að finna mikilvægar færslur fljótt og auðveldlega
Eina skipti sem þú virðist hugsa um mikilvæg skjöl þín er þegar þú þarfnast þeirra. Og oftast geturðu ekki fundið þau þegar þú þarfnast þeirra vegna þess að þú hefur annaðhvort ekki skipulagt og miðstýrt kerfi til að geyma mikilvæg skjöl og / eða síðast þegar þú þarfnast þeirra, kastaði þú einfaldlega aftur í sjóinn pappíra á hjúkrunarheimilinu þínu í stað þess að setja það aftur þar sem það átti að vera.
Hljóð kunnuglegt?
Með öllum mikilvægum pappírum þínum breiðst út um allt húsið þitt, sóa þú mikið af tíma og orku að leita að þeim. Þú ert líka í hættu á að tapa sumum af þeim alveg. En með nokkrum einföldum skrefum geturðu skipulagt mikilvæg pappírsskjöl á einum klukkustund um helgina!
Þú þarft lítið tveggja skúffu skjalaskáp eða færanlegan hangandi skráarkassa, fjöllitaða hangandi skrár (6 mismunandi litir), Manila þriðja skera efst flipa möppur og eldföstum öruggur (valfrjálst). Eða þú gætir keypt stóra bindiefni og flipann. Þegar þú hefur fengið vörurnar hér eru sex skrefin sem þú fylgist með til að skipuleggja pappírsvinnuna þína.
Skref eitt: Safnaðu öllum skjölum þínum
Áður en þú getur skipulagt öll mikilvæg skjöl þín, verður þú að finna þau. Þetta er stundum auðveldara sagt en gert.
Athugaðu heimaviðskiptin þín eins og í skúffum og pappírinn settur á borðið þitt eða borð. Athugaðu hrúgur af pappír cluttering eldhús borðplötum þínum og eldhús skúffum og körfur.
Horfðu á svefnherbergishúskóðann þinn og næturklæðið (þú gætir hafa skilið eftir þeim þar um morguninn og gleymt þeim). Síðast en ekki síst, athugaðu veskið þitt eða skjalatösku fyrir mikilvæg skjöl sem þú ert slysni enn að flytja í kring (upps).
Skref tvö: Flokkaðu skjölin þín
Mikilvægustu skjölin falla í einn af eftirfarandi sex flokkum.
Raða öll safnað skjöl þín sem hér segir:
- Heima- og eignarskýrslur - veð, eignaverk, húsbætur og kvittanir, tækihandbækur og ábyrgðir, upplýsingar um eignarskatt, heimatryggingar og handbækur
- Auto færslur - titlar, viðhald skrár, vátryggingarskírteini og upplýsingar, lán upplýsingar og greiðslu færslur
- Heilbrigðisskýrslur - vátryggingarskírteini, sjúkratryggingarbætur handbækur, skýring á heilsufarslegum ávinningi, læknarreikningur, lyfseðilslistar, sveigjanleg útgjöld, læknisskírteini, læknisfræðilegar leiðbeiningar, líftryggingastefna
- Fjárhagsyfirlit - bankaskýrslur, skattframtal, skráningarskattur, fjárfestingarskýrslur, lánabókanir, kreditkortaryfirlýsingar
- Rafræn gögn - farsíma samninga og handbækur; sölu kvittanir og ábyrgðir fyrir tölvur, fartölvur og iPads; kapal og Internet áætlanir og víxlar; Þráðlaus leið sölu kvittun og handbók
- Persónuskilríki - fæðingarvottorð, hjónabandsvottorð, skilnaðarskírteini, forsjárbréf, upplýsingar um almannatryggingar, ónæmisskýrslur, vegabréf, hernaðarupplýsingar, skírnar- og staðfestingarskrár, viljanir, jarðarför og upplýsingar um greftrun. Ef þú hefur gæludýr, getur þú einnig haft mikilvæg skjöl svo sem upplýsingar um dýralyf og bóluefni í þessum flokki.
Skref þrjú: Finndu mikilvæg skjöl
Flest mikilvæg skjölin þín geta verið geymd í reglulegu skjalaskáp eða færanlegan hengiskrá. Það eru þó nokkrir sem eiga að vera geymdar í eldföstum öruggum eða utanaðkomandi geymslumöguleika, svo sem öryggishólfi.
Vital skjöl eru skjöl sem væri mjög erfitt eða mjög tímafrekt að skipta um. Þeir kunna að innihalda viðkvæmar persónulegar upplýsingar sem gætu staflað ef brotið er í eða rán. Ef heimili þitt var eyðilagt með eldi eða flóð, vilt þú að þessi mikilvægu skjöl séu áfram óbreytt.
Fyrir flest fólk verða eftirfarandi skjöl talin mikilvægt: upplýsingar um almannatryggingar, fæðingarvottorð, vátryggingarskírteini ásamt upplýsingum umboðsmanns þíns, vilji, eignarverk, bíllitlar, vegabréf og samningur eða samningur sem krafist er upprunalegrar undirskriftar.
Gerðu lista yfir öll nauðsynleg skjöl sem þú setur í eldföstum öruggum eða í geymsluvalkostum.
Skref 4: Afritaðu veskið þitt
Flest okkar bera mikilvægar upplýsingar í veski okkar á hverjum degi. Veistu allt sem er í veskinu þínu? Hvað myndir þú gera ef veskið þitt var týnt eða stolið?
Afritaðu ökuskírteini þitt, gjafakort, sjúkratryggingarkort (s), félagsskírteini eins og ræktunarvöruverslunarsalur, vöruflokka, og síðast en ekki síst öll kredit- og debetkort (afrita framan og aftan). Haltu þessum eintökum með öðrum mikilvægum pappírsgögnum þínum:
Skref fimm: Búðu til einfalt umsóknarkerfi
Því einfaldara sem umsóknarkerfið er, þeim mun líklegra er að nota það í samræmi. Taktu hvern flokk af mikilvægu skjali og úthlutaðu henni hengjandi skráarlit:
- Heimilis- og eignaskrár
- Auto Records
- Heilbrigðisskrár
- Fjármálaskrár
- Rafeindatökur
- Persónulegar færslur
Bættu við viðeigandi fjölda hangandi skráa í umsóknarkerfið fyrir fjölda skjala sem þú hefur í hverjum flokki.
Notaðu Maníla möppurnar og búðu til möppu fyrir hvert skjal innan hvers flokks. Settu möppurnar í viðeigandi lituðu skráarsniðinu.
Ef þú keyptir stóra þriggja hringa bindiefni og flipa setti, merktu flipana með ofangreindum skráarnöfnum, pappírshylki kýla öll skjöl og skipuleggja þær. Ef pappírinn ætti ekki að vera pappírsgat, slegið pappírshollu í möppu og settu skjölin í möppuna.
Nú, ef pappírsvinnu er bara ekki hlutur þinn, getur þetta verið frelsandi stund fyrir þig. Þú gætir skannað öll þessi skjöl, vistað þau á harða diskinum og slitið því öllu. En notaðu eigin ákvörðun þína þar sem sum pappírsvinnsla er betri vinstri vistuð. Notaðu bestu dómgreind þína.
Áframhaldandi viðhald
Nú þegar mikilvæg skjöl eru skipulögð skaltu halda þeim skipulagt. Í hverjum mánuði þegar þú borgar reikningana þína skaltu skrá nýjar skjöl í viðeigandi hluta umsóknarkerfisins. Á sama tíma skaltu leita að skjölum sem þú hefur fjarlægt úr kerfinu í mánuðinum sem gæti samt verið úr umsóknarkerfinu. Endurskráðu þau. Að minnsta kosti tvisvar á ári, skoðaðu skjölin í umsóknarkerfi þínu til að sjá hvort hægt sé að hreinsa neina. Góð áætlun til að fylgja er á fyrsta árinu og í lok hvers skólaárs.
Með smá átaki er hægt að uppskera langtímahagnað með því að skipuleggja mikilvæga pappírsskjölin þín.
Breytt af Elizabeth McGrory.