Hvernig á að skipuleggja félagsfund

Dæmi um félagsfundur verkefnisáætlunar til að koma þér í gang

Til hamingju! Fyrirtækið þitt mun halda fundi fyrir hóp starfsmanna sem valinn er úr öllum stigum fyrirtækisins. Forstjóri hefur gefið þér ábyrgð verkefnisstjóra fyrir viðburðinn. Þessar ráðleggingar og sýnishorn verkefnisáætlun sýna ein leið að verkefnisstjóri gæti nálgast að byggja upp áætlun um félagsfund eða svipað flókið verkefni.

Fyrirfram áætlun verkefnisins

Fyrsta skrefið þitt er að skipuleggja áætlunina.

Þú byrjar að ræða viðburðinn við hagsmunaaðila. Ef þetta var gert á síðasta ári, hvað fór rétt? Hvað fór úrskeiðis? Hver tókst verkefnið og geta þau hjálpað þér að forðast gryfjur á þessu ári? Þar sem forstjóri úthlutaði verkefninu til þín, hvað vill hann / hún út úr viðburðinum? Hvenær verður viðburðurinn? Hvar? Hvað er fjárhagsáætlunin?

Setjið upp eins mikið og þú getur. Þetta verður beinagrindin sem þú byggir á verkefninu.

Byggja liðið

Hvaða önnur úrræði þarftu að gera þetta verkefni vel? Eru fólki í öðrum deildum sem geta hjálpað þér að gera þetta viðburði velgengni? Hvað þarftu að gera til að komast þangað? Geturðu bara spurt eða þarftu að fá formlegt samþykki frá yfirmanni sínum? Hversu mikinn tíma þarf þú af þeim? Hvaða tiltekna færni þarftu þá að veita? Getur einhver annar veitt þessa hæfileika ef viðkomandi sem þú vilt er ekki í boði?

Þar sem þetta er sameiginlegt fundur, hvernig getur HR hjálpað?

Þarftu aðstoð frá aðstöðudeildinni? Hvað um markaðsdeildina? Þarftu hjálp á þessu sviði?

Skipuleggðu dagskrána

Þegar þú veist hversu lengi fundurinn endist byrjarðu að fylla í tímaröðin. Þarftu að opna ræðumaður? Hver verður það? Ert þú að fara að halda þátttakendum saman eða viltu brjóta þær í smærri hópa fyrir hluta af forritinu?

Hversu margir aðrir hátalarar þurfa þú? Hver mun laga smærri fundi ef þú brýtur út?

Mun atburðurinn taka meira en einn dag? Hvernig lokar þú fyrsta degi? Hvernig mun þú opna aftur á degi tvo?

Hvernig muntu vefja upp í lokin? Þarftu að loka ræðu? Hvernig ferðu með flutninga fólks sem ferðast út úr hótelinu ef þú bókar einn?

Finndu plássið

Finndu út hversu margir koma. Þá ákvarða hversu mikið pláss þú þarft. Hvar verður atburðurinn haldin? Er herbergi á skrifstofu fyrirtækisins eða þarf stærri pláss? Ætlar forstjóri fundinn haldist utanvega svo að fólk geti einbeitt sér, eða vill hann / hún hafa það á skrifstofunni til að draga úr kostnaði?

Hvaða eiginleika á þínu svæði geta veitt þér plássið? Er hótel nálægt flugvellinum gott val til að draga úr ferðatíma fyrir fólk sem kemur út úr bænum eða ættir þú að finna eitthvað úr bænum sem verður rólegri?

Hvað ákvarða mismunandi stöður fyrir aðstöðu sína? Hvað eru þau með og hvað verður þú að kaupa og hafa fært inn? Vilja þeir úthluta einstaklingi fyrir þig til að vinna með? Hvað er stefna þeirra varðandi efni og fólk utan frá?

Taktu það af

Þegar þú hefur safnað svörunum að minnsta kosti flestum af þessum spurningum getur þú byrjað að setja saman verkefnið.

Mundu að það sem við erum að sýna hér er listi yfir verkefni verkefnisins, vinnuskilyrði uppbyggingarinnar (WBS) eingöngu. Það felur ekki í sér neina afstöðu milli verkefna eða tímalína. Þeir voru bætt við seinna.

Dæmi um félagsfundarverkefnisáætlun

Í Hvernig á að skipuleggja verkefni Með því að nota grunn verkfæri verkefnisstjórnar , ræddum við hugsunina á bak við verkefnastjórnun og notkun verkefnisstjórnarhæfileika meðan á skipulagningu stendur. Hér er hvernig verkefnisáætlun vinnu sundurliðun (WBS) gæti leitað að verkefni til að skipuleggja félagsfund:

1. Fyrirfram áætlun verkefnisins

1. Ákveðið fjárhagsáætlunina
2. Ræddu við forstjóra til að koma á verkefnum
3. Hafðu samband við fyrri verkefnisstjóri (PM) fyrir ábendingar
4. Ákveðið hagsmunaaðila listann
5. Hafðu samband við hagsmunaaðila um inntak.
6. Stofna valinn dagsetning fyrir viðburðinn
7. Ákveða hversu margir hátalarar / kynningarfólk er þörf

1. Ákveða hversu mörg stuðningsfólk er þörf
2. Ákveða hversu margir starfsmenn munu mæta
3. Listi yfir mögulegar staðsetningar fyrir viðburðinn

2. Byggja verkefnið

1. Fáðu frá markaðssetningu
2. Fáðu frá HR
3. Athugaðu hvort innkaup muni úthluta einhverjum til að hjálpa
4. Spyrðu Susan að takast á við allar upplýsingar um hátalara
5. Fáðu frá þjónustu
6. Stundaskrá verkefnis lið spark-burt fundi

3. Þróa dagskráin

3a Plan dag einn

1. Stilla byrjunartíma
2. Setja tíma, skipuleggja stað og mönnun fyrir skráningu
3. Stilla lengd morgundags
4. Stilltu lengd ræðu
5. Reiknaðu fjölda hátalara sem þarf til morguns
6. Ráðu hátalarar
7. Skipuleggðu miðjan morgunhlé (tíma og lengd)
8. Raða hressingu á ráðstefnunni meðan á hlé stendur (vatn, rusl, osfrv.)
9. Skipuleggja hádegismat (tími, lengd, staðsetning, valmynd, hver borgar)
10. Skipuleggðu síðdegisþing (lengd, fjöldi hátalara)
11. Ráðið hádegismat hátalarar
12. Plan dag einn lokun (tími, hver, lengd)

3b áætlun dagur tveir

1. Stilla byrjunartíma
2. Stilla lengd morgundags
3. Reiknaðu fjölda hátalara sem þarf til morguns
4. Ráðu hátalarar
5. Skipuleggðu miðjan morgunhlé (tíma og lengd)
6. Raða hressingu á ráðstefnunni meðan á hlé stendur (vatn, rusl, osfrv.)
7. Skipuleggja hádegismat (tími, lengd, staðsetning, valmynd, hver borgar)
8. Skipuleggðu síðdegisþing (lengd, fjöldi hátalara)
9. Ráðið hádegismat hátalarar
10. Skipuleggja lokaorð (tími, hver, lengd)
11. Raða við útritunartíma með hóteli

4. Skipuleggja rúmið

1. Ákveðið fjölda mæta
2. Skipuleggðu sæti fyrirkomulag (línur samanborið við töflur)
3. Reiknaðu pláss sem þarf
4. Rannsakaðu stöðum sem eru tiltækar með því magn af plássi (kostnaður, staðsetning, þjónusta innifalinn)
5. Fjöldi fjölda hátalara á hverjum degi og samtals
6. Ákveðið númer og tegund stuðningsþjónustunnar sem þörf er á
7. Finndu út hversu margir þátttakendur / hátalarar / starfsfólk þurfa herbergi
8. Tala við kostnað og dagsetningar með tiltækum stöðum
9. Skráðu samning við valinn stað

5. Birtu atburðinn

1. Lokaðu öllum upplýsingum með viðburðsstaðnum
2. Gakktu úr skugga um að þátttakendur séu tilkynntir
3. Tilkynna alla hátalara um efni og kynningartíma / dag
4. Tilkynna öllum þjónustudeildum skyldum og breytingum
5. Fáðu RSVP frá þátttakendum
6. Tilkynna umskiptaþega eftir þörfum

6. Eftirfylgni

1. Fá drög ræðu frá öllum hátölurum
2. Endurskoða endanleg ræðu
3. Fáðu nafnmerki fyrir alla þátttakendur, hátalarar, starfsfólk
4. Kaupðu eitthvað efni og gjafir fyrir mæta
5. Endurtekið með viðburðsstað

7. Skoða og meta

1. Senda fullnægjandi könnun til allra þátttakenda
2. Senda skoðunarskoðun til allra hátalara
3. Senda takk fyrir alla hátalara og starfsfólk
4. Haltu nánu samkomulagi við verkefnið

Frekari áætlanagerð

Verkefnisáætlun um vinnuskilyrði (WBS) hér að framan sýnir sýnishorn til að skipuleggja félagsfund. Það er bara útlínur. Verkefnishópurinn þarf ennþá að vinna að þessum atriðum og auka á mörgum af þeim. Að auki myndu þeir þurfa að vinna á þeim tíma sem þörf er á fyrir hvert verkefni, hlutfallslegt mikilvægi verkefna og sambönd / tengsl milli verkefna.