Hvernig geta starfsmenn fengið aðgang að því að skoða starfsmannaskrá þeirra?
Vegna þess að starfsmenn vita að þessar skrár eru til, munu þeir vilja skoða þau frá einum tíma til annars til að sjá hvað skráin inniheldur.
Þegar þú ákveður hvernig á að veita starfsmanni (og fyrrverandi starfsmaður aðgang) hafðu í huga lög sem eiga við um fyrirtækið þitt.
Margir ríki hafa lög sem krefjast þess að fyrirtæki verði að gera tilteknum hlutum skráarinnar tiltæk fyrir núverandi og fyrrverandi starfsmenn. Athugaðu hjá ráðgjafa til að tryggja að stefnan sé í samræmi við öll lög.
Federal lögum, til dæmis, krefst þess að skrár sem tengjast Bandaríkjamönnum með fötlunarlög eru haldið aðskildum frá starfsfólki. Ef fyrirtæki þitt er háð HIPAA skaltu ganga úr skugga um að skráning þín sé í samræmi við það líka.
Þú gætir haft mikið af leeway í því sem þú leyfir starfsmönnum að sjá í skrá sinni. En hafðu í huga að jafnvel þótt þú ákveður að starfsmaður geti ekki haft aðgang að tilteknum upplýsingum, svo sem viðmiðunarprófum, að um er að ræða málsókn að þessar upplýsingar sé að finna.
Þess vegna skaltu leiðbeina starfsmönnum þínum að skrá hlutina nákvæmlega og fylgja lögunum ávallt. Starfsmannaskrár eru ekki staðurinn fyrir inni brandara eða snöggar athugasemdir.
Þetta fer ekki vel í dómi.
Að jafnaði hefur einn hliðvörður við skrárnar tryggt að verklagsreglur séu fylgt og í samræmi. Þú vilt ekki einn HR framkvæmdastjóri leyfa fólki að taka skrár sínar aftur til þeirra skrifborð meðan annar neitar aðgang yfirleitt.
Krefjast þess að allir fara í gegnum eina uppsprettu hjálpar til við að halda hlutum í samræmi og löglegt.
Lög um skrár og skrá varðveislu og aðgang eru erfiður. Gakktu úr skugga um að þú sért uppfærður.
Stefnan hér að neðan er góð byrjun fyrir fyrirtækið þitt , en hafðu í huga að ástand þitt og staðbundin lög kunna að vera breytileg.
Dæmi um starfsmannaskrár Aðgangsreglur
Allir starfsmenn, fyrrverandi starfsmenn og fulltrúar starfsmanna geta skoðað tiltekið innihald starfsfólksskrár með fyrirvara til starfsmanna starfsmanna. Skjöl sem tengjast hæfi starfsmannsins til leigu, svo sem umsóknar, kynningar , fræðilegra aðgerða og flutnings má skoða . Að auki getur starfsmaður skoðað stefnuskilríki og þjálfunarskrár.
Skjöl sem starfsmaðurinn kann ekki að endurskoða innihalda tilvísanir eða viðmiðunarprófanir, skrár um allar rannsóknir sem stjórnendur hafa framkvæmt, sjúkraskrár, skjöl í tengslum við dómstóla, öll skjöl sem brjóta í bága við trúnað annars starfsmanns og skjöl sem notaðar eru til starfsmannaáætlunar.
Málsmeðferð
Starfsmaður sem vill endurskoða leyfilegt innihald starfsfólksskrárinnar ætti að hafa samband við starfsmannamál með 24 klst. Fyrirvara (helgar útilokaðir). Fyrrverandi starfsmenn eða starfsmenn starfsmanna, sem eru óþekktir, verða að kynna sér auðkenni og / eða staðfestingu á leyfi til að fá aðgang að starfsfólksskránni.
Starfsmenn verða að endurskoða starfsfólksskrár sína í viðurvist starfsmanns starfsmanna.
Starfsmenn mega ekki fjarlægja af skrifstofu einhverjum hluta starfsmannaskráarinnar .
Starfsmaðurinn getur óskað eftir ljósrit af skránni eða hluta skráarinnar. Innan ástæðunnar mun starfsmaður mannauðs veita ljósrit. Fyrir umfangsmikið afritun þarf starfsmaðurinn að greiða fyrir ljósrit.
Ef starfsmaður er óhamingjusamur með skjali í starfsfólksskrá sinni, í viðurvist starfsmanns starfsmanna starfsmanns, getur starfsmaður skrifað skýringu eða skýringu og fylgir því við umdeilt skjal. Undir engum kringumstæðum mun HR starfsfólk eða starfsmaður breyta raunverulegu skjali.
Starfsmaður getur einnig beðið um að skjal sé fjarlægður úr starfsskránni. Ef starfsmaður mannauðs samþykkir getur skjalið verið fjarlægt.
Ef starfsmaður mannauðs er ósammála má málið áfrýja með þeim hætti sem mælt er fyrir um í félagsins opnum dyrum .