Þættir verkefnisstjórnar útskýrðir
Verkefni eru leið til að ná markmiði, og markmiðið verður að lokum náð.
Viðskipti þín gætu haldið áfram í annað verkefni ... eða ekki. Það kann að hafa verið eitt sinn markmið.
Verkefni hvetja til mikillar þörf í vinnuafli. Það er áætlað að meira en 15 milljónir nýrra verkefnisstjórnunarstaða verði bætt um allan heim árið 2020.
Hvað er verkefnastjórnun?
Verkefnastjórnun er ekki allt rekstur fyrirtækisins. Það er bara einn hluti, nákvæmar áætlanir um hvernig þú og fyrirtæki þitt eru að fara að ná ákveðnu marki.
Það er nógu auðvelt að segja að þú viljir komast í Box A, þannig að þú ert að fara að taka 25 skref í þá átt. En þú verður einnig að taka tillit til tímaáætlana í verkefninu og þú verður líklega að vinna innan fjárhagsáætlunar. Þú gætir þurft að skríða 25 skrefin eða þú gætir skokkað. Það fer eftir hversu hratt þú verður að komast þangað til verkefnið er lokið. Þú getur sparað peninga með því að ferðast til fóta, eða þú getur leigt ökumann. Það fer eftir fjárhagsáætluninni sem þú hefur helgað verkefninu.
Það er enginn einfalt-fits-allur nálgun, kerfi eða áætlun. Hvert verkefni sem þú og fyrirtæki þitt takast á mun líklega hafa eigin tímalínu, markmið og fjárhagsáætlun. Þess vegna er það svo mikilvægt að hafa kunnátta, hæfileikaríkan verkefnisstjóra í staðinn til að keyra sýninguna.
Þættir verkefnisins
Vel verkefnisstjóri þarf samtímis að stjórna fjórum grunnþáttum verkefnis: umfang, auðlindir, tíma og peninga.
Þessir þættir eru tengdir og þarf að stjórna saman ef verkefnið og verkefnisstjóri verða að ná árangri.
- Gildissvið: Þetta felur í sér stærð verkefnisins, markmið og kröfur.
- Resources: Þú þarft fólk, búnað og efni í stað.
- Tími: Þetta tekur ekki bara til hversu mikinn tíma verkefnið muni taka í heild. Það verður að vera sundurliðað í lengd verkefnis, ósjálfstæði og gagnrýni.
- Peningar: Gakktu úr skugga um kostnað, óvissu og hagnað.
Mikilvægasta þátturinn: Gildissvið
Verkefnasviðið er skilgreiningin á því sem verkefnið er ætlað að ná og fjárveitingar tíma og peninga sem hafa verið búin til til að ná þessum markmiðum. Allar breytingar á umfangi verkefnisins verða að hafa samsvarandi breytingu á fjárhagsáætlun, tíma, auðlindum eða öllum þremur.
Ef umfang verkefnisins er að byggja upp byggingu til að hýsa þrjá búnað á fjárhagsáætlun 100.000 $, er verkefnisstjóri gert ráð fyrir því. Ef umfang er breytt í byggingu fyrir fjórum búnaði verður verkefnisstjóri að fá viðeigandi breytingu á tíma, peningum og auðlindum.
Resources
Það eru þrjár þættir að skilja og stjórna auðlindum: fólk, búnað og efni.
Vel verkefnisstjóri verður í raun að stjórna þeim verkefnum sem úthlutað er til verkefnisins, þ.mt meðlimir verkefnisins , söluaðilans og undirverktaka.
Hann verður að tryggja að starfsmenn hans hafi þann hæfileika og verkfæri sem þeir þurfa til að ljúka starfi og hann verður stöðugt að fylgjast með því hvort hann hafi nóg fólk til að ljúka verkefninu á frest. Starf hans er að tryggja að hver og einn skilji verkefni og verkefnisfrest.
Öldungur í hverjum hópi starfsmanna tilkynnir verkefnisstjóra þegar hann hefur umsjón með beinum starfsmönnum en starfsmenn gætu einnig haft línustjóra sem veitir tæknilega stefnu. Í fylkisstjórnunaraðstæðum eins og verkefnisliði er verkefnisstjóri verkefnisins að veita verkefnastjóri verkefnisstjóra. Stjórnun vinnuafls undirverktaka þýðir yfirleitt að stjórna liðinu í forystu undirverktaka, sem síðan stjórna þessum starfsmönnum.
Verkefnisstjóri verður oft að kaupa búnað og efni og stjórna notkun þeirra svo að liðið geti starfað á skilvirkan hátt.
Hann er ábyrgur fyrir að hafa viðeigandi búnað og efni á réttum stað á réttum tíma.
Tími
Þrír þættir árangursríkrar tímastjórnar eru verkefni, áætlun og gagnrýninn leið.
Byggja verkefnið með því að skrá, í röð, öll þau verkefni sem verða að vera lokið. Sumir verða að gera í röð og aðrir geta skarast eða verið gerðir í takt. Gefðu lengd á hverju verkefni. Úthlutaðu nauðsynlegu auðlindirnar. Ákveða forvera - hvaða verkefni verða að vera lokið fyrir aðra og eftirmenn, þau verkefni sem ekki geta byrjað fyrr en eftir hvert annað verkefni er lokið. Þessi þáttur verkefnisstjórnar er stundum nefndur fosssstjórnun vegna þess að eitt verkefni fylgir öðru í meira eða minna röð.
Verkefnastjórnunarkerfi getur einfalt verkefni til að búa til og stjórna verkefnisáætluninni.
Sum verkefni hafa smá sveigjanleika í nauðsynlegum upphafs- og lokadögum. Þetta er kallað "fljóta". Önnur verkefni hafa enga sveigjanleika. Þeir hafa núllfljóta. Lína í gegnum öll verkefni með núllfloti er kallað mikilvæg leiðin . Öll verkefni á þessari leið - og það geta verið margar, samhliða slóðir - verður að vera lokið á réttum tíma ef verkefnið er að koma inn eftir frest. Verkefnastjórnun verkefnisstjóra er að fylgjast með mikilvægum slóðinni.
Peningar
Þrír tillögur varðandi stjórnun peninga eru kostnaður, ójöfnur og hagnaður.
Hvert verkefni hefur kostnað, hvort sem það er vinnutími tölvunarforrita eða kaupverð á rúmmetra af steypu. Hvert þessara kostna er áætlað og varð til við undirbúning verkefnisins .
Sumar áætlanir verða nákvæmari en aðrir. Verkefnið fjárhagsáætlun ætti því að fela í sér óvissuþóknun - peninga sett til hliðar í fjárlögum "bara ef" raunkostnaður hlutar er ólíkur frá áætluninni.
Hagnaður er það fé sem fyrirtækið vill gera úr verkefninu. Það er sett ofan á kostnaðinn.
Svo er kostnaðaráætlun verkefnisins byggt á áætluðum kostnaði, auk óvissu, auk hagnaðar. Verkefnisstjóri verkefnisins er að halda raunkostnaði við eða undir áætluðum kostnaði og til að hámarka hagnaði sem fyrirtækið fær í verkefninu.
Verkefnastjórnun er list og vísindi
Árangursrík verkefnastjórnun tekur æfingu. Þessar hugmyndir geta gefið þér grunn skilning á verkefnastjórnun, en íhuga það aðeins upphaf. Ef starfs- eða starfsferill þinn felur í sér verkefnastjórnun og ef þú vilt bæta hæfileika þína skaltu tala við vel verkefnisstjóra, lesa og æfa. Verkefnastjórnun getur verið mjög gefandi starfsferill.