Hvernig á að stjórna umsjón með fyrsta verkefninu þínu

Til hamingju! Þú hefur bara verið ábyrgur fyrir mikilvægu nýju verkefni. Augljóslega, stjóri þinn er að bjóða þetta tækifæri sem atkvæði um traust á færni þína. Og á meðan þú ert spenntur, þetta er í fyrsta sinn sem þú ert ábyrgur fyrir heildarverkefni og það er svolítið ógnvekjandi

Fjöldi spurninga liggur í gegnum hugann þinn:

• Hvernig hef ég byrjað?
• Hvað eru nauðsynlegar ráðstafanir til að færa verkefnið frá upphafi lokunar?

• Hvernig byggja ég frammistöðuverkefni?
• Hver bið ég um hjálp í þessu ferli? Er framkvæmdastjóri styrktaraðili?

Þessi staða er lögð áhersla á að hjálpa einhverjum nýjum að leiða verkefni , nefnd eða lið frumkvæði fyrir starfsemi sem er einstakt fyrir fyrirtækið. Hvort sem þú ert að skipuleggja frídeild eða leiðandi nýjar vöruþróunarverkefni, eru verkfæri og ferli verkefnisstjórnar til að gera líkurnar á árangri miklu meiri.

Fyrst skaltu skilja 5 stig verkefnisins:

Þó að ég hvet þig til að lesa meira um hverja 5 stig í smáatriðum, veitðu að þeir eru:

1. Upphaf: að slökkva á verkefninu.
2. Skipulags: áætlanagerð allra verkefna verkefnisins.
3. Framkvæmd: í raun að vinna verkið.
4. Stjórnun og stjórnun: allt verkið sem þú gerir í verkefninu til að fylgjast með framförum.
5. Lokun: Lokið og afhent verkefnið og haltu liðinu.

Þessar skref eru eins fyrir hvert verkefni.

13 Grunnupplýsingar fyrir verkefnið Nýliði:

1. Skilgreina gildissvið: Fyrsta, og mikilvægasta skrefið í hvaða verkefni sem er, er að skilgreina umfang verkefnisins . Hvað er það sem þú átt að ná eða búa til? Hver er verkefnamarkmiðið? Jafn mikilvægt er að skilgreina hvað er ekki innifalið í umfangi verkefnisins. Ef þú færð ekki nægjanlega skilgreiningu frá yfirmanninum þínum, skýrið umfangið sjálfur og sendu það aftur upp til staðfestingar. Þó að fordæmiin sé örlítið af viðskiptalífinu getum við öll haft samband við brúðkaupsmóttöku. Þegar þú ert að skipuleggja brúðkaupsmóttöku getur þú haft það sem umfang þitt: Gerðu brúðkaupsmóttöku fyrir 100 gesti, ljúka með kvöldmat, opið bar, brúðkaupskaka og lifandi hljómsveit til að dansa á ákveðnum degi á kostnað ekki meira en 20.000 $.

1. Ákveða fáanlegar auðlindir: Hvaða fólk, búnað og peninga mun þú hafa til boða til að ná fram markmiðum verkefnisins? Sem verkefnisstjóri hefur þú yfirleitt ekki bein stjórn á þessum auðlindum en verður að stjórna þeim með því að fylgjast með stjórnun á matvælum .
2. Skilja tímalínuna: Hvenær verður verkefnið að vera lokið? Þegar þú þróar verkefnið geturðu haft sveigjanleika í því hvernig þú notar tíma meðan á verkefninu stendur en tímamörk eru venjulega ákveðin, eins og um brúðkaupsmóttöku stendur. Ef þú ákveður að nota yfirvinnutíma til að mæta áætluninni, verður þú að vega það gegn takmörkunum á fjárhagsáætlun þinni.
3. Setjið saman verkefnið þitt: Fáðu fólkið í hópnum og byrjaðu á valmynd. Þeir eru tæknimenn. Þess vegna úthlutaði verkfræðingur þeirra til verkefnisins. Starfið þitt er að stjórna liðinu.
4. Nánar um verkið, hluti 1: Hverjar eru helstu stykki eða hluti sem þarf að búa til til að ljúka verkefninu? Til dæmis þarf brúðkaupsþjónustan á háu stigi: móttökuhöll, mat, drykkur, kaka, gestir og skemmtun. Auðvitað geta allir þessir stærri hlutir sundrast niður í marga fleiri hluti. Það er næsta skref.
5. Nánar um verkið, hluti 2: Í brúðkaupsmóttökunni hér að ofan hefur þú líklega lið eða manneskja sem annast mismunandi hluti. Vinna með liðsmenn þína til að lýsa þeim upplýsingum sem eru nauðsynlegar til að ná fram öllum helstu hlutum. Sá sem ber ábyrgð á mati verður að skilja valkosti, kostnaðar takmarkanir og gera val sem styðja við að ná fram umfangi . Skráðu smærri skrefin í hverju stærri skrefi. Hversu mörg stig djúpt þú ferð í fleiri og nákvæmari skref fer eftir stærð og flókið verkefni þitt.

1. Þróa frumáætlun: safna öllum skrefum þínum í áætlun. Góð leið til að gera þetta er að nota forgangstafla sem skilgreinir hvaða atriði verða að vera fyrirfram öðrum hlutum. Formleg verkefni verkefnisstjórna kallar á að þróa það sem kallast netskýringarmynd og skilgreina mikilvæga slóðina . Þó að þetta gæti verið umfram þarfir þínar eða þekkingarstig, er algerlega málið að raða starfsemiinni í réttri röð og þá úthluta fjármagni til starfsemi. Spurningar til að spyrja eru: Hvað gerist fyrst? Hvað er næsta skref? Hvaða skref geta farið fram á sama tíma með mismunandi úrræðum? Hver er að fara að gera hvert skref? Hversu lengi mun það taka? There ert margir framúrskarandi hugbúnaður pakka í boði sem getur sjálfvirkan mikið af þessu smáatriði fyrir þig. Spyrðu aðra í svipuðum stöðum hvað þeir nota.
2. Búðu til grunnlínuáætlunina þína: Fáðu athugasemdir við forkeppnisáætlunina frá liðinu þínu og frá öðrum hagsmunaaðilum. Stilla tímalínur þínar og vinnutíma til að passa verkefnið inn í tímann. Gerðu nauðsynlegar breytingar á forkeppni áætluninni til að framleiða grunnáætlun.

1. Beiðni um aðlögun verkefna: Það er næstum aldrei nóg af tíma, peningum eða hæfileikum sem eru úthlutað til verkefnis. Starfið þitt er að gera meira með takmarkaða auðlindir en fólk gerir ráð fyrir. Hins vegar eru oft mörk sett á verkefni sem eru einfaldlega óraunhæfar. Þú þarft að gera málið þitt og kynna það fyrir yfirmanninn þinn og biðja um að óraunhæfar takmörk séu breytt. Biðjið um breytingar í byrjun verkefnisins. Ekki bíða þar til það er í vandræðum að biðja um þær breytingar sem þú þarft. Hins vegar, ef verkefnið þitt felur í sér brúðkaup, ekki búast við að vera vel að biðja um mörg mikilvægar breytingar!
2. Vinna áætlunina þína, en ekki deyja fyrir það: Að gera áætlunina er mikilvægt, en áætlunin er hægt að breyta. Þú hefur áætlun um akstur til vinnu á hverjum morgni. Ef eitt gatnamót er lokað fyrir slysi breytirðu áætlun þinni og fer á annan hátt. Gerðu það sama með áætlanir þínar. Breyttu þeim eftir þörfum, en hafðu alltaf umfang og úrræði í huga.
3. Fylgstu með framgangi liðsins: Þú munt gera smá framfarir í upphafi verkefnisins, en byrja síðan að fylgjast með því hvað allir eru að gera samt. Það mun gera það auðveldara að ná til vandamála áður en þau verða vandamál.
4. Skjal allt: Haltu upp skrám. Í hvert sinn sem þú breytir grunnáætluninni skaltu skrifa niður hvað breytingin var og hvers vegna það var nauðsynlegt. Í hvert skipti sem ný krafa er bætt við verkefnið skrifaðu niður hvar kröfan kom frá og hvernig tímalínan eða fjárhagsáætlunin var leiðrétt vegna þess. Þú manst ekki allt, svo skrifaðu þá niður svo að þú getir skoðað þau í lok endurskoðunarinnar og lært af þeim.
5. Haltu öllum upplýstum: Haltu öllum verkefnum hagsmunaaðila upplýst um framfarir á eftir. Láttu þá vita um árangur þinn þegar þú klárar hverja áfanga, en einnig að upplýsa þá um vandamál um leið og þeir koma upp. Einnig skaltu halda liðinu þínu upplýst. Ef breytingar eru skoðaðar skaltu segja liðinu um þau eins langt fram og þú getur. Gakktu úr skugga um að allir í liðinu séu meðvitaðir um hvað allir aðrir eru að gera.

Aðalatriðið

Þú þarft ekki að vera formleg verkefnisstjóri til að leiða verkefni frumkvæði. Hins vegar ættir þú að beita verkfærum og rökfræði verkefnisstjórnarinnar við það verkefni að skýra markmið þín, lýsa verkinu, byggja upp lið og framkvæma og fylgjast með verkinu. Bestur árangur!