Áhætta
'Áhætta' er hugtak sem tengist því sem gæti farið úrskeiðis við verkefnið þitt. Til dæmis, ef þú ert að byggja upp nýtt skrifstofuhúsnæði gæti verð á stáli farið upp og það gæti haft áhrif á fjárhagsáætlunina. En það gæti ekki farið upp. Jafnframt, ef þú ætlar að hýsa árlegan vinnustað fyrir utan, gæti verið gott veður, en það gæti verið að rigna. Í stuttu máli er áhætta eitthvað sem hefur ekki gerst ennþá.
Það er mikilvægt að vita hvaða áhættu umlykur verkefnið þitt vegna þess að þá er hægt að skipuleggja fyrir þá. Þú getur sett "Plan B" þína eða viðbúnaðaráætlanir til aðgerða til að reyna að koma í veg fyrir að áhættan gerist í fyrsta sæti. Með verð á stáli og veðri, það er ekki mikið sem þú getur í raun gert til að koma í veg fyrir að þau gerist, en þú getur gert áætlanir ef þeir gera það. Til dæmis gætirðu leigja tjaldstæði eða birgðir með regnhlífar svo að ef það er rigning á laugardagskvöldum, þá getur fólk haft gott tíma.
Mál
Vandamál og áhættur eru oft ruglaðir af verkefnishópnum og það er mikilvægt sem verkefnisstjóri að tryggja að þú sért að tala um þessi efni á viðeigandi hátt. Áhætta er eitthvað sem hefur ekki gerst ennþá, en mál er eitthvað sem hefur gerst. Vandamál eru bara vandamál sem verkefnið þitt stendur frammi fyrir.
Þú gætir hafa séð það koma (og meðhöndlað það sem áhætta til að byrja með) eða það gæti verið alveg óvænt. Hins vegar hefur það gerst núna og þú verður að gera eitthvað um það!
Milestone
Mælikvarðar eru tímar sem merkja lykilatriði í verkefninu. Þau eru oft notuð til:
- Upphaf áfanga
- Lok áfanga
- Enda stórt verk eða stórt verkefni
- Takmarka ákveðinn fastan frest
- Óendanlegar dagsetningar á áætluninni
Hugsaðu um áfangar sem góður dagsetning sem þú myndir skrifa á dagatalinu þínu heima - stóru mikilvægu augnablikin í verkefnum eins og að klára prófið eða sjósetja aðila. Mælikvarðir eru einn af níu hluti Gantt töflunnar , svo þú munt sjá þær á verkefnisáætlunum þínum sem birtist sem demantur.
Styrktaraðili
Verkefnisstuðningsmaður þinn situr á verkefnastjórninni . Þeir eru þeir sem 'eiga' verkefnið og fá þeim ávinninginn. Til dæmis, ef þú ert að hefja nýtt tölvukerfi fyrir verksmiðjuhópinn til að nota, þá er Factory General Manager verkefnið styrktaraðili. ÞAÐ-liðið myndi vera hluti verkefnisins en þeir myndu ekki taka þátt í stuðningsstarfi. Verkefnisins styrktaraðili er sá sem þú getur snúið við þegar þú þarft stjórnenda við stjórnendur. Þetta gæti verið til þess að:
- Opnaðu vandamál
- Finndu nokkur úrræði
- Samþykkja fjárhagsáætlunina
- Gerðu ákvarðanir
- Sammála um endanlegan forskrift
Og svo framvegis. Verkefnisstjóri skýrir skýrt til stuðningsaðila um lengd verkefnisins, bæði hvað varðar stjórnun línustjórna og með vikulega eða mánaðarlegu (eða rauntíma) verkefnaskýrslu.
Stakeholder
Áhugamenn eru hinir sem taka þátt í og hafa áhrif á verkefni þitt. Sum verkefni munu hafa víðtæka hagsmunahópa, sem nær til allra deilda í fyrirtækinu. Aðrir munu hafa takmarkaðan umfang. Sumir hagsmunaaðilar eru utan fyrirtækisins, eins og stjórnvöld eða eftirlitsstofnanir.
Þeir þurfa einnig að vera upplýstir með fréttum sem skipta máli. Flestir hagsmunaaðilar munu styðja (eða tvíhliða) við þær breytingar sem gerðar eru af verkefninu, en ekki allir munu verða!
Þú munt hitta hagsmunaaðila sem eru ekki að fara að fagna verkefninu með opnum örmum!