Haltu verkefninu áfram
Við munum líka skoða nokkrar af þeim verkfærum um breytingastjórnun sem hægt er að nota og hvernig verkefnasviðsstjórnun kemur í leik.
Áður en við tölum jafnvel um ferli eða verkfæri vil ég ræða viðhorfið til að breyta.
Samþykkja breytingar gerast
Breytingar geta gerst hvenær sem er í verkefnastjórnuninni .
Auðveldasta leiðin til að gera breytingar á verkefnum með minni höfuðverk er að vita að það muni gerast og að skipuleggja það.
Að hafa aðferðir til að takast á við breytingar áður en þau gerast eru fljótlegasta leiðin til að fá alla um borð með því sem verður að vera öðruvísi.
Skilgreint, skipulagt breytingastjórnunarkerfi er besti staðurinn til að byrja. Það er playbook fyrir hvað verður að gerast ef einhver bendir til þess að verkefnið ætti að gera eitthvað annað en það sem nú er fyrirhugað og góð leið til að koma í veg fyrir verkefni bilun.
The Change Management Process
Breytingastjórnunarferlið lítur svona út:
- Fáðu upplýsingar um breytinguna
- Meta breytinguna þar á meðal áætlanagerð hversu mikið það er að vinna
- Undirbúa tilmæli um hvort það sé þess virði að fara á undan.
- Þá færðu ákvörðun frá verkefninu styrktaraðila um hvort þú ættir að fella breytinguna eða ekki.
Skulum líta á hvert af þessum skrefum aftur.
Fáðu upplýsingar um breytinguna
Þú færð beiðni um að breyta verkefninu. Þú getur fengið upplýsingar á hundruð mismunandi vegu: í fundi, í tölvupósti, í síma, í ganginum sem þú hleypur út úr skrifstofunni að kvöldi. Helst verður þú að fá upplýsingar um breytingarbreytingarform, en þú ættir að vita að í raunveruleikanum held að margir mikilvægir hagsmunaaðilar telji að að klára þessa tegund af pappírsvinnu sé verkefnisstjóri verkefnisins. Og í þínu fyrirtæki gæti það verið.
Notaðu sniðmátið fyrir breytingu á verkefnaskiptum (meira um það í eina mínútu) til að fanga allar upplýsingar um beiðnina, en óformlega koma þau með þér. Þá hlaupa formið framhjá frumkvöðullinni svo að þú veist að þú hefur nákvæmlega endurspeglað hvað það er sem þeir vilja.
Mundu að breytingar gætu einnig verið um að taka vinnu út. Ekki alltaf að gera ráð fyrir að breytingar séu að tengja við að setja vinnu inn. Ferlið er það sama hvort sem þú ert að auka eða minnka verkefnasvið.
Framkvæma breytingar á mati
Horfðu á beiðni um breytingar í smáatriðum. Þú verður að meta áhrif á:
- Stundaskrá
- Skjalfesting
- Vinna er lokið og vinna ennþá
- Fjárhagsáætlun
- Gæðaviðmiðanir
- Umfang
- Resource framboð.
Til dæmis getur hugbúnaðarbreyting áætlað að 5 daga.
Þetta myndi ekki bara bæta við 5 dögum í áætlunina vegna þess að það myndi ýta öðru verkefni og færa það á tímaramma þar sem lykilatriðið er í fríi. Það verkefni þurfti einnig að vera flutt, þannig að heildar breytingin myndi bæta 8 daga við áætlunina. Það myndi kosta $ 5k að gera, og auka 8 daga ýtir okkur í annan mánuð með birgir samningnum, svo það eru kostnaður til að íhuga þar líka. Gæði eru þau sömu en umfang breytist til að fella inn nýja breytinguna. Öllum viðeigandi skjölum þarf að uppfæra, þ.mt verkefnisáætlun og þjálfunarhandbækur sem hafa þegar verið hafin.
Eins og þú sérð getur einfaldur 5 daga breyting haft víðtæk áhrif. Það er mikilvægt að vita allt um þetta áður en þú hefur ákveðið hvort þú gerir breytinguna eða ekki, því að hafa fullt mynd getur breytt niðurstöðum.
Undirbúa og kynna tilmæli
Nú veit þú full áhrif breytinganna sem þú getur gert tilmæli um hvort það sé þess virði að fara á undan með það.
Í sumum tilvikum mun það ekki vera vegna þess að skynja ávinningur er að fara að vera minna en kostnaðurinn. Í öðrum tilfellum gæti verið nóg ávinningur þar til að kostnaðarlausu geti verið bætt við. Í enn öðrum tilvikum getur þú fundið að breytingin muni hafa neikvæð áhrif á kostnað en það er ekkert sem þú getur gert við það vegna þess að það er reglu- eða fylgismál eða einhver annar innri ástæða eins og endurskipulagning fyrirtækja.
Fáðu ákvörðunina
Fyrir litlar breytingar sem falla undir leyfismörk þín, getur þú tekið ákvörðun um hvort þú ættir að samþykkja breytinguna eða ekki sjálfur (með réttu inntaki frá liðinu). Nokkuð stærri ætti að vera samþykkt af verkefninu styrktaraðilanum eða verkefninu.
Mundu að fara aftur og segja einhver ef breyting þeirra hefur verið hafnað. Þú vilt forðast pirrandi hagsmunaaðila verkefnisins ef þú getur!
Breyta stjórnunarverkfærum
There ert a tala af breytingastjórnun verkfæri sem þú getur notað til að gera þetta ferli auðveldara og hagkvæmara. Ég myndi mæla með:
- Gátlisti eða vinnukort sem gengur fólki í gegnum nákvæmlega hvað þeir þurfa að gera til að auka breytingu á verkefnisvalinu þínu.
- Beiðni um sniðmátabreytingar. Þetta gæti verið á netinu með sjálfvirkri vinnuflæði.
Skulum líta á það sem fer í breytingartilboðsbeiðni næst.
Hvað fer í verkefnaskiptabeiðni
Verkefnaskiptaformið ætti að innihalda:
- Heiti sá sem óskar eftir breytingunni ("beiðni").
- Einstakt auðkenni, eins og breytingarnúmer (þú getur bætt þessu við sjálfan þig síðar eins og ólíklegt er að einhver af þeim sem hækka beiðnina og nota eyðublaðið mun vita hvað á að setja í þeim kassa).
- Lýsing á fyrirhugaðri breytingu, með eins mikilli nákvæmni og þau geta stjórnað.
- Flokkurinn af breytingunni. Helst verður þú að prepopulate þennan hluta svo þeir þurfi aðeins að merkja í reitinn. Þetta er góður staður til að hafa í huga hvort breytingin felst í reglum eða innri samræmi eins og það sé (raunverulega) þá getur þú framhjá mörgum skipulagningar- og matsskrefum og einfaldlega gengið á það.
- The 'af hverju' af breytingunni. Hver er rök fyrir því að gera það? Af hverju vill beiðnin það?
- Áhrif breytinganna á ýmsa aðra þætti verkefnisins, þ.mt tíma, kostnað, gæði, umfang. Þeir gætu ekki haft allar upplýsingar svo að þú gætir þurft að vinna með þeim á meðan á breytingamatinu stendur til að fylla út í blanks. Þeir ættu að ljúka eins mikið og þeir geta. Lágmarkið sem þú ert að leita að á þessum tímapunkti er fyrir þá að staðfesta hvort það muni aukast, lækka eða breyta núverandi verkefnisbreytur.
Neðst á síðunni um breytingarbreytingarnar verða nokkrar upplýsingar um þig til að fylla út þar sem breytingin er fjallað frekar. Sniðmátið þitt ætti einnig að innihalda pláss fyrir:
- Breyta ákvörðun: Samþykkja, hafna eða fresta
- Nafn einstaklings sem tekur ákvörðunina (eða hópinn) ásamt dagsetningu ákvörðunarinnar og frekari athugasemdir.
Sá sem gerir beiðnina mun ekki vita afkoman ennþá - enginn mun - svo þessir kassar verða áfram óhreinir þar til réttur hópur hefur hitt til að ræða tilmæli þínar og taka ákvörðun.
Breytingar og verkefnissviðsstjórnun
Verkefnisviðfangsstjórnun er helsta leiðin til að stjórna hvað er í verkefninu og hvað er það ekki. Þegar þú færð breytingu á verkefnasviðinu þarftu að hugsa um hvernig það hefur áhrif á verkefnið í heild. Meðferðarferli breytingastjórnarinnar hjálpar þér að gera þetta, og til að setja það í samhengi, stjórna breyting er lítill hluti af því að stjórna umfangi.
Það er þess virði að tala hér um hvernig A Guide til verkefnastjórnunarmiðstöðvarinnar (PMBOK® Guide) - fimmta útgáfan tekur til verkefnisbreytingarstjórnun vegna þess að það er ekki eins leiðandi og þú gætir hugsað. PMBOK® Guide inniheldur aðferð sem kallast 'Control Scope' í verkefnisviðfangsefninu og þetta er frábær staður til að byrja. Hins vegar þarf að meðhöndla umbreytingarferlið á verkefnum á heildstæðan hátt og það endurspeglast í textanum. PMBOK® Guide notendur ættu einnig að vísa til framkvæmdar samþættar breytingastjórnarferlisins vegna þess að þetta sýnir hvernig allt tengist saman.
Til að verða PMP þarftu að skilja hvernig PMBOK® Guide nær yfir breytingastjórnun þar sem það er það sem þú verður skoðuð á. Hins vegar ættir þú að hafa í huga að umbreytingastjórnunin sem þú notar í raun á verkefnunum þínum þarf að samþætta, auðvelt að fylgja og hagnýta.
5 leiðir til að hjálpa liðinu þínu í gegnum breytinguna
Verkefnishópurinn þinn er mikilvægur fyrir árangri verkefnisins, þannig að það hjálpar til við að hafa þá til hliðar þegar þú stjórnar breytingum á verkefninu þínu.
Hér eru 5 leiðir sem hægt er að hjálpa þeim að komast fljótt að verkefnastjórnuninni.
1. Tala um breytingar. Láttu þá vita að breyting á verkefnum er eðlileg og að þeir ættu að búast við því.
2. Deila ferlinu. Ofangreind höfum við talað um breytingastjórnunarferlið, en þetta kemur ekki náttúrulega fyrir alla. Þátttakendur þínir munu ekki vita hvað á að gera og hvað er gert ráð fyrir af þeim nema þú segi þeim. Settu saman samantekt til að fara í gegnum ferlið með þeim og láta þá vita hvað hlutverk þeirra í því verður.
3. Gerðu það auðvelt. Þegar verkefni fer í gegnum breytingu á umfangi getur það verið alveg disorientating. Dagskráin er rangt, fjárhagsáætlun gæti verið öðruvísi, kröfurnar eru vissulega mismunandi. Liðið getur fundið breytingartruflanir, sérstaklega stórt eða einn sem snýr aftur að ákvörðun sem þeir höfðu áður hugsað var sett í stein (já, það gerist). Gerðu ferlið eins auðvelt og mögulegt er fyrir þá.
4. Vertu þar til að hjálpa. Ný leið til vinnu tekur nokkurn tíma að sofa. Ef þú hefur áður stjórnað verkefnisbreytingum á óformlegan hátt (eða alls ekki) þá gæti breyting á formlegu ferli tekið nokkurn tíma til að verða "hvernig við gerum hlutina hér '. Segðu liðinu sem þú ert þarna til að hjálpa þeim ef þeir vilja keyra eitthvað framhjá þér.
5. Vertu ekki hræddur við að segja nei. Ekki eru allar breytingar skynsamlegar tillögur. Láttu liðið vita að ef þeim finnst mjög mikilvægt að breyting sé ekki rétt fyrir verkefnið á þessum tíma sem þú verður að standa við þá í samtali við breytingakrafan.
Ekki er hægt að stjórna breytingum á áhrifaríkan hátt er ein af þeim leiðum sem hægt er að nýta verkefnið þitt , svo vertu viss um . Vopnaðir með þessar upplýsingar geturðu nú byrjað að takast á við breytingar á verkefnum á stjórnandi hátt.