Hvernig formlegt er að endurskoða verkefni
Verkefnið endurskoðun er venjulega formleg æfing.
Óformlegt jafngildi er venjulega kölluð jafningjarýni. Þetta er þar sem samstarfsmaður lítur yfir verkefnið þitt og fylgiskjölin og gefur þér athugasemdir um hvar þú ættir að eyða meiri tíma.
Verkefnisúttektir eru formlegar vegna þess að þeir hafa yfirleitt skilgreindar spurningar og eru gerðar af einhverjum sem gerir slíka hluti reglulega.
Hver annast framkvæmdarendurskoðun
Sá sem gerir verkefnaskoðunina þína gæti verið annar verkefnisstjóri (líklega einhver með mikla reynslu af hlaupandi verkefnum) en líklegt er að einhver sé frá verkefnisskrifstofunni sem rekur oft úttektir.
Það verður að vera einhver sem telur sig vera hlutlaus svo það mun ekki vera lína framkvæmdastjóri eða verkefnið styrktaraðila. Það gæti jafnvel verið hópur fólks, allt eftir stærð verkefnisins.
Hvernig á að undirbúa fyrir endurskoðun verkefna
Fyrsta og aðalatriðið sem þarf að skipuleggja er að fá afrit af skjölum verkefnisins til að endurskoða endurskoðandann.
Ef þú ert með verkefnastjóra skaltu biðja þá um að draga saman pakka af skjölum (helst rafrænt). Þú ættir að hafa allar upplýsingar þínar aðgengilegar en jafnvel þó þú gerir þetta getur þetta tekið nokkurn tíma. Að lágmarki skaltu ganga úr skugga um að þú hafir verkefnið áætlun , áhættuskrá , tölublað, fjárhagsáætlun og áætlun í boði fyrir endurskoðandann.
Hver þarf að taka þátt
Þetta fer eftir hvers konar hlutum endurskoðandinn vill líta á. Þú, sem verkefnisstjóri, verður að eyða tíma með þeim. Búast við að meðlimir þínar verði einnig kallaðir til að spjalla við endurskoðandann.
Hafðu í huga að því lengur sem þeir eyða vinnu við endurskoðunarverkefni, því minni tími sem þeir hafa til verkefnisvinnu, svo þú gætir þurft að endurskipuleggja starfsemi og vinna hægar á endurskoðunartímabilinu.
Hversu lengi er verkefnisendurskoðun tekið
Það er engin föst tímabil fyrir verkefni endurskoðun. Á stórum verkefnum finnur þú það tekur miklu lengri tíma. Í litlum verkefnum gæti endurskoðandinn gert innan nokkurra klukkustunda. Um leið og þú veist að verkefnið þitt er að fara að endurskoða skaltu biðja endurskoðunarhópinn hversu lengi þeir sjá fyrir um vinnu sína.
Hvað lítur út fyrir endurskoðunina
Ef endurskoðunin var kallað vegna sérstaks áhyggjuefna, svo sem bilun í að ná fram gæðamarkmiðum, þá búast við því að rannsaka þetta svæði djúpt. Venjuleg endurskoðun mun líta víða á mismunandi sviðum verkefnisstjórnar og frammistöðu sem verkefnið vinnur að. Það mun ná yfir tíma, kostnað og gæði verkefnisins og þátttöku hagsmunaaðila.
Markmið endurskoðunarinnar er að komast að því hvort verkefnið uppfylli markmiðin eða ekki.
Ef endurskoðandi telur það byggt á núverandi árangri mun verkefnið ekki ná þeim markmiðum, hann eða hún mun setja fram tillögur um aðgerðir.
Tillögur ráðast af því sem er að finna
Tillögurnar í skýrslu endurskoðanda ræðst af því sem þeir hafa fundið. Búast við því að þau séu jákvæð og orðin á þann hátt að það ætti að leyfa þér að samþykkja þær auðveldlega. Þeir ættu að vera hagnýtar.
Í einum mæli getur endurskoðandinn mælt með því að verkefnið sé lokað, þó að þetta myndi aðeins gerast ef þeir töldu að engin möguleiki væri á því að allir verkefnir vinna frá þessum tímapunkti myndi framkvæma hvers konar gildi fyrir fyrirtækið.
Horfðu á verkefnið þitt sem jákvæð reynsla. Það ætti að gefa þér snemma viðvörun um einhver merki um að verkefnið þitt sé í vandræðum og það er tækifæri til að vinna með reynslu verkfræðinga.
Að framkvæma tilmæli þeirra ætti að gera þér, liðið þitt og verkefnið betri og það getur aðeins verið gott.