Að skrifa árangursríka, fágaða viðskiptabréf getur verið auðvelt að fylgjast með, svo lengi sem þú fylgir settum reglum um skipulag og tungumál. Gerðu þér grein fyrir að viðtakandinn þinn lesi umtalsvert magn af bréfaskipti reglulega og mun greiða vel framkvæmdar bréf sem eru laus við lykilorð og málfræðilegar villur. Gott þumalputtaregla er að lesa það tvisvar og síðan hafa samstarfsmenn farið yfir það til að tryggja að ekkert hafi verið saknað.
Sections of Business Letter
Hver hluti bréfsins ætti að fylgja viðeigandi sniði, að byrja með upplýsingar um tengiliði þína og það sem þú átt við viðtakandann; kveðju; meginmál bréfsins; lokun; og að lokum undirskrift þinni.
Viðskipti Letter Format
Hér að neðan er hefðbundið viðskiptablaðsnið, með ábendingum um hvernig á að ramma það byggt á samskiptum þínum við lesandann og hvaða afleiðing þú ert að leita að.
Tengiliðaupplýsingar þínar :
Nafn þitt
Heimilisfangið þitt
Símanúmerið þitt
Netfangið þitt
Dagsetning
Upplýsingar um viðtakanda:
Nafn þeirra
Titill þeirra
Fyrirtæki þeirra
Heimilisfang fyrirtækisins
- Notaðu "við hverjir kunna að hafa áhyggjur " ef þú ert ekki viss um hver þú ert að takast á við.
- Notaðu formlega kveðju "Kæri herra / ms./dr. [Eftirnafn], "ef þú þekkir ekki viðtakandann.
- Notaðu "Kæri [Fornafn]," aðeins ef þú hefur óformlegt samband við viðtakandann.
Líkaminn
Grunnatriði sniðsins:
- Notaðu stakir línur með viðbótarsvæði milli hverja málsgrein, eftir kveðju, og fyrir ofan lokunina.
- Vinstri réttlæta bréf þitt (á vinstri kantinum).
Sláðu rétta tóninn:
Gerðu tilgang bréfsins skýrt með einföldum og markvissum málum og haltu opnunartölunni stutt. Þú getur byrjað með, "Ég er að skrifa með tilvísun til ..." og þaðan, samskipti aðeins það sem þú þarft að segja.
Eftirfarandi málsgreinar ættu að innihalda upplýsingar sem gefa lesandanum fulla skilning á markmiðum þínum en að forðast skammstafanir og óþörfu löng orð. Aftur, vertu viss um að viðhalda athygli þeirra.
Ef ætlunin er að sannfæra viðtakandann - að fjárfesta peninga, gefa þér tilvísun, ráða þig, maka við þig eða laga mál - búa til sannfærandi mál fyrir orsökina. Ef þú vilt td að lesandinn sé ábyrgur fyrir góðgerðarstarfinu skaltu greina hvaða skörunartæki sem eru í félaginu. Sannfæra lesandann sem hjálpar þér að vera gagnlegur gagnlegur og þú munir auka möguleika þína á að fá stuðning sinn.
Haltu lokapunktinum þínum í tvær setningar. Einfaldlega endurtekið ástæðu þína til að skrifa og þakka lesandanum fyrir að íhuga beiðni þína.
Ókeypis nálægt :
Nokkrar góðar valkostir fyrir lokun þína eru:
- Virðingarfyllst þinn,
- Með kveðju,
- Áberandi,
- Virðingarfyllst,
Ef bréfið þitt er minna formlegt skaltu íhuga að nota:
- Allt það besta,
- Best,
- Þakka þér fyrir,
- Með kveðju,
Undirskriftin:
Skrifaðu undirskriftina þína strax undir lokuninni og farðu í fjóra einn rými milli lokunar og sláðu fullt nafn, titil, símanúmer, netfang og aðrar upplýsingar sem þú vilt fá með. Notaðu sniðið hér að neðan:
Handskrifuð undirskrift þín
Sláið fullt nafn
Titill
Senda tölvupóstbréf
Ef þú sendir tölvupóstbréf verður undirskriftin þín svolítið öðruvísi . Frekar en að innihalda upplýsingar um tengiliði þína í fyrirsögninni í bréfi, skráðu það undir undirskrift þinni. Til dæmis:
Með kveðju,
Fornafn Eftirnafn
Titill
Heimilisfangið þitt
Símanúmerið þitt
Netfangið þitt
Taktu þátt í því efni sem þú ert að skrifa um í efnislínu tölvupóstsins, þannig að lesandinn er ljóst að af hverju þú sendir skilaboðin.
Viðskipti Letter Ritun Ábendingar
Þú getur fundið nánari ábendingar í þessum viðmiðunarreglum um hvernig á að skrifa viðskiptabréf , þar á meðal að velja leturgerð, velja margar og formlega bréfið þitt.
Það er alltaf gagnlegt að skoða dæmi til að fá hugmyndir um eigin bréfaskipti. Skoðaðu bréfapróf , þ.mt umfjöllunarbréf, viðtal, þakka þér fyrir bréf, eftirfylgni, viðurkenningu og höfnunargjafir, starfslokbréf, þakklæti og fleiri viðskipta- og atvinnutengdar bréfaprófanir.