Og hvernig þú getur byggt þau
Þú hefur heyrt um bók Stephen Covey, The 7 Habits of High Effective People . Í dag skulum við líta á 10 venjur sem mjög vel verkefnisstjórar deila.
Ég hef séð þessar venjur fá að nefna aftur og aftur í árangursmati og í lokarprófum þar sem viðskiptavinur, lið eða styrktaraðili býður upp á endurgjöf til verkefnisstjóra.
Þú þarft ekki að hafa 10 ára reynslu til að skila árangri í hvert sinn. Með því að breyta venjum þínum og bursta upp færni þína getur þú verulega bætt líkurnar á því að verkefnið þitt sé velgengni (og gefa þér minna stressandi tíma í vinnunni eins og heilbrigður).
Og í neinum sérstökum reglum (fyrir utan númer 10) skulum við byrja!
Notkun hægri liðsins
Áhrifaríkustu og árangursríka verkefnastjórar þekkja getu liðsmanna sinna. Það þýðir að þeir geta úthlutað réttu starfi til rétta fólksins.
Notkun röngra auðlinda á verkefni getur leitt til þess að það tekur lengri tíma eða verið gert illa. Það hjálpar til við að þekkja styrkleika og veikleika einstaklinga sem vinna með þér svo að þú getir best úthlutað þeim til verkefni verkefna.
Stjórna verkefnisvandamálum
Öll verkefni snerta mál frá einum tíma til annars. Árangursríkir verkefnastjórar láta það ekki hafa áhyggjur af þeim. Þeir þekkja ferlið við útgáfustjórnun og einnig hvernig best er að takast á við vandamál þegar þau koma upp.
Þú getur líka gert það. Þegar þú veist hvernig á að meta verkefni málefni, muntu komast að því að málstjórnun verður auðveld venja að fella inn í vikulega venja. Settu nokkurn tíma til að fara í gegnum skrá þig inn í hverja viku og þú munt fljótlega finna að það er auðvelt að halda áfram að stjórna vandamálum.
Að takast á við breytingar
Verkefni eru hönnuð til að breyta hlutum, en slík breyting er að gerast við annað fólk! Það er erfiðara að stjórna breytingum sem miða alfarið við verkefnisliðið, stela nákvæma verkefnisáætlun og búa til nýtt starf og heilan staf af skjöluppfærslum.
Vel heppnuðu verkefnastjórar hafa breytingastjórnun sem þeir fylgja. Eftirfarandi skilgreindar skref gerir það auðveldara að breyta öllum aðgerðum í venju vegna þess að þau eru uppbyggð og endurtekin.
Breytingastjórnunarferlið lítur svona út:
- Fáðu upplýsingar um breytinguna
- Meta breytinguna
- Kannaðu hversu mikla vinnu það væri að gera breytingarnar
- Undirbúa tilmæli um hvort það sé þess virði að fara á undan.
Þá færðu ákvörðun frá stuðningsmanni þínum um hvort þú ættir að fella breytinguna eða ekki.
Athugaðu: Þú getur samþykkt nokkrar litlar breytingar sjálfur svo lengi sem þau eru innan umsvifar þinnar og valdsviðs.
Árangursríkir verkefnisstjórnir vita að viðbrögð við breytingum eru hluti af starfi og þeir hafa áætlun um að takast á við þau hvenær þau koma upp.
Annast verkefnakostnað
Það er mjög líklegt að verkefnið þitt taki þátt í kostnaði, jafnvel þótt þú hafir ekki fulla stjórn á tösku strengjunum sjálfur. Að vera fær um að stjórna fjárhagslegum þáttum í stjórn þinni þarf að vera vana.
Ef þú nálgast það ekki reglulega og reglulega, þá finnur þú að vinnan verður svo mikil að það er ómögulegt að gera það vel.
Frábærir verkefnisstjórnir halda áfram með kostnaðinn með skráarkerfum sem vinna fyrir reikninga, vitna og áætlanir. Komdu í vana að nota fjárhagsáætlunina þína (jafnvel þótt það sé bara töflureikni).
Þú getur ekki stjórnað verkefniskostnaði þangað til þú hefur áætlun um það sem þú ert að fara að eyða. Lestu þetta um hvernig á að búa til verkefnisáætlun svo þú getir byrjað.
Hópefli
Verkefnaliðið líklega mun ekki virka fyrir þig svo af hverju er teambuilding hluti af venjum árangursríka verkefnisstjóra?
Það er vegna þess að þú þarft þá að vinna saman á skilvirkan hátt og þú þarft einstaklinga sem taka þátt í verkefninu til að komast fljótt að þeim stað þar sem þeir treysta hvert öðru. Þú færð það með því að byggja liðið.
Horfa á aðstæður þar sem liðið þitt er að falla í sundur. Sérstaklega er einelti á hegðunarmálum .
Skilningur á ferlum
Sjötta vana mjög vel verkefnisstjórar er að þeir skilji þær aðferðir sem eru innan stjórnsýslusviðs þeirra.
Það þýðir að þeir vita hvaða verklagsreglur þarf að fylgja. Þeir sóa ekki tíma í að reyna að finna út hvernig á að skrifa viðskiptasögu vegna þess að þeir vita að það er aðferð til þess og þeir geta fylgst með skrefunum.
Árangursríkir verkefnastjórar eru ekki þræll til að vinna úr. Þeir vita hvenær rétt er að fylgja ferlinu. Þeir vita hvenær það er betra að klípa það örlítið til að gera verkefnin almennt auðveldara fyrir alla. Dæmi um það væri að fjarlægja skrifræði frá litlum verkefnum með því að stilla ferlið í samræmi við það.
Uppfærsla áætlunarinnar
Verkefnisáætlanir ættu ekki að vera vinstri til tækifæri og árangursríkustu verkefnastjórar munu gera það vana að reglulega skoða áætlanir sínar um nákvæmni og uppfæra þær.
Það eru margar leiðir til að fylgjast með framvindu verkefnisins, en það mikilvægasta er að þú gerir það! Ef þú ert í erfiðleikum með að gera þetta vana þitt eigið skaltu bókaðu stuttan fund í dagbók þinni með þér og áætlun þinni einu sinni í viku. Notaðu sama tíma í hverri viku og taktu 30 mínútur til að skoða hvar þú ert og hvar þú þarft að vera. Gerðu nauðsynlegar breytingar, segðu liðinu og haltu áfram með verkefnið.
Athugaðu: Ef breytingar á áætlun þinni hafa áhrif á lokadagsetningu verkefnisins eða á afhendingardegi helstu áfanga skaltu ræða við stuðningsmann þinn. Þú ættir ekki að breyta grundvallaratriðum grundvallaráætlunarinnar án þess að fara í gegnum formlegt samþykki.
Stjórna verkefnisáhættu
Vitandi hvað á að taka í hættuslysinu þínu er eitt, en venjulega að endurskoða það og að vinna á áhættunni sem vaknar er eitthvað öðruvísi.
Það er ekki nóg að nota upphaf verkefnisins til að bera kennsl á áhættu og þá ekki hugsa um þau aftur. Áhættustjórnun þarf að vera hluti af verkefnisvenjum þínum vegna þess að án þess að það finnur þú áhættu í vanda og skapar vandamál fyrir þig.
Það er annað svæði þar sem stöðluðu ferli og bókun á venjulegum rifa til að gera áhættumats getur hjálpað. Þú getur tekið þátt í því sem hluti af liðsfundum þínum. Gerðu það vana að endurskoða áhættuna þína við liðið, lokaðu einhverju sem er ekki lengur ógn og skipuleggja aðgerðir fyrir þá sem þú vilt draga úr.
Rekja spor einhvers tíma
Verkefnisstjórar vita mikið um tímastjórnun verkefnisins , en það hefur tilhneigingu til að vera í léni í tímasetningu og áætlanagerð. Það sem við erum að tala um er tímasprengja á reglulegri, daglegri grundvelli. Við erum að tala um tímatöflur.
Verkefnalistar eru oft ekki áhuga á að nota tímakort ef þau hafa ekki gert áður. Margir verkefnisstjórnun hugbúnaður verkfæri hafa tíma mælingar felast í vörunni. Það getur gert það auðveldara að kynna skipta yfir í tímasölu sem lið.
Hvort sem þú fylgist með tíma liðsins þíns (sem er mælt með) er mikilvægt að þú veist hvar tíminn þinn fer á einum degi. Þú ættir að gera það vanefnt að halda utan um hvernig þú eyðir tíma þínum. Það mun hjálpa þér að skilja hvort þú ert að eyða tíma í verkefnum með forgangsverkefni. Þú gætir held að þú sért, en ert þú? Tímarit eða tímaskráning einhvers konar mun hjálpa, jafnvel þótt það sé bara klukkutíma skráning á skrifblokk.
Bera viðskipti breyting
Að lokum er venja sem gerir verkefnastjóra farsælasta hæfni þeirra til að jafna verkefnisútgang til rekstrarafkomu. Verkefnið þitt var hannað til að ná fram eitthvað ótrúlegt fyrir fyrirtækið, og þú hefur gert það. Great.
En ef notendur nota ekki vöruna þína eða hugbúnaðinn fellur fljótt úr gildi eða viðskiptavinir eru ekki eins undrandi og þú ert þá hefur verkefnið þitt verið sóun á tíma.
Vel heppnuðu verkefnisstefnurnar ganga úr skugga um að þeir vita hvaða rekstrarafkomu þeir stefna að. Þeir byggja upp lausn sem skilar viðskiptum á sjálfbæran hátt. Það sem þeir skila þegar verkefnið lýkur er fullkomlega notað og algerlega samþykkt af viðskiptavininum. Það er vel vegna þess að það hefur verið byggt til að ná árangri frá upphafi.
Skilningur á viðskiptamarkmiðum er lykilatriði fyrir hvaða verkefnisstjóri sem vill hafa áhrif á viðskiptavini og hagsmunaaðila. Ef þú getur sýnt fram á að þú hafir skilað eitthvað af verðmæti, þá er auðvelt að sýna fram á áhrifin sem þú hefur og meta það sem þú færð til fyrirtækisins.
Gerðu það vana að spyrja hagsmunaaðila þína hvað viðskiptatengsl sem þeir eru að búast við og hvernig þeir vilja nota hvað sem það er sem verkefnið er að skila fyrir þau. Talaðu við þá um hvernig þeir skilgreina árangur. Þú getur byggt þetta í endurtekningarferli í byrjun hvers verkefnis.
Hversu margar venjur til að ná árangri hefur þú?
Hafa lesið listann, hversu margir af þessum venjum hefur þú nú þegar? Það eru líklega hlutir hérna sem þú gerir í dag og aðrir sem þú veist að þú ættir að gera meira tilraun til að gera reglulega. Góðu fréttirnar eru að það er tiltölulega auðvelt að búa til nýja venja ef þú ert skuldbundinn til að gera það. Fljótlega mun þetta vera annað eðli, og þú munt vera vel á leiðinni til að vera einn af árangursríkustu verkefnastjóri fyrirtækisins.
Hvaða sjálfur ætlarðu að byrja að vinna á og byggja upp vikulega venjur þínar?
Frekari lestur
Ég mæli með að lesa The Power of Habour eftir Charles Duhig.