Til að fylgjast með framförum á leiðinni og tryggja að lykilatriði náist samkvæmt tímalínu, nota verkefnastjórar áfangar.
Skilgreiningin á verkefnastað er verkefni með núlltíma sem táknar árangur í verkefninu.
Þeir eru notaðir sem leið til að sýna áfram hreyfingu og framfarir og sýna fólki hvað er að gerast, jafnvel þótt þeir hafi ekki nákvæma þekkingu á þeim verkefnum sem taka þátt í því að komast þangað. Í þeim efnum eru þau mjög gagnlegar fyrir samskipti hagsmunaaðila og að setja væntingar.
Hvenær á að nota verkefnastig
Mælir í verkefnastjórnun eru notaðar til að merkja:
- Upphaf verulegum stigum vinnu
- Í lok verulegra stiga vinnu
- Til að merkja frest fyrir eitthvað
- Til að sýna hvenær mikilvæg ákvörðun er tekin.
Og önnur föst atriði í tíma sem þurfa að hringja sérstaklega vegna þess að áfangar eru frábær leið til að fylgjast með verkefninu.
Hversu oft er að setja umhverfi í áætlun þinni
Ég var ráðlagt í námskeið til að setja áfanga í áætluninni um það einu sinni í mánuði. Þetta er fínn og góð þumalputtaregla, en þú þarft að nota faglega dómgreind þína. Sumir mánuðir geta haft mikla athygli með mikilvægum fundum sem merkt eru sem áfangar, ákvarðanir eru teknar og lokun á einum áfanga og upphaf annars.
Á öðrum mánuðum gætirðu verið einbeitt að framkvæmdum og það er mjög lítið, ef eitthvað, að þú getir lagt tímamót á.
Með því að segja að til skýrslugerðar er gagnlegt að búa til ástæðu til að hafa áfanga að minnsta kosti einu sinni í hverjum skýrslugerðarlotu og við munum tala meira um áfanga og samskipti í smá stund.
Hvernig Milestones eru sýndar á Gantt myndinni þinni
Mælikvarðir eru ein af þættir Gantt-töflunnar og eru sýndar á myndinni sem demantur. Þeir eru ekki sýndar sem venjulegt verkefni vegna þess að þeir hafa núlltíma: Með öðrum orðum taka þau ekki upp hvenær sem er. Í því skyni að skipuleggja á Gantt töflu gerist það bara!
Ef þú ert ekki að nota Gantt töflur geturðu samt notað áfangar. Hér eru 5 valkostir við Gantt töflur : þú getur samt fært áfanga í áætlunina þína með því að nota þessar.
Ef þú vilt vera persónulega skipulögð og verkefnastjórnunarkerfið þitt er ekki að fullu samþætt við dagatalið þitt, getur þú afritað og límt lykilatriði í dagbókina þína. Það fer eftir því hvernig þú vilt vinna þetta getur verið gagnlegt til að minna þig á hvað ætti að koma upp!
Hvernig á að heita umhverfi
Mílar skulu hafa skýran lýsingu á verkefnisáætluninni, en ekki ein sem felur í sér að þau séu verkefni. Þannig að þeir ættu ekki að vera kallaðir 'Fáðu samkomulag um að fara í áfanga 2' en 'Phase 2 byrjar'. Ef þú vilt endurspegla átakið að fá samkomulag um að fara í 2. áfanga skaltu bæta við verkefni áður en það segir það.
Mælir ættu að lýsa þeim tímapunkti sem þeir tákna þannig:
- Prófunarfasa lokið
- PID samþykkt
- Samningur undirritaður
- Ráðstefna fundarstjórnar
Margir verkefnisstjórar velja að mæla áfanga sína til að auðvelda tilvísun. Ef þú notar vinnuskilyrði uppbyggingar getur þú notað númerið frá því. Annars er það fínt að nota M1, M2 og svo framvegis til að gera það ljóst hvað þú ert að vísa til. Skýrar nafngiftir verða mikilvægari því fleiri áfangar sem þú hefur, svo hugsaðu um hvernig þú ætlar að gera þetta ef verkefnið þitt liggur í nokkra mánuði.
Hvernig á að fá umhverfi sem er undirritaður
Mælikvarðar eru hluti af verkefnisáætluninni þinni þannig að þegar áætlunin þín er grundvölluð ættirðu að hafa í huga að áfangar þínar eru undirritaðar.
Ef þú þarft að breyta dagsetningum áfanga þína þá ættirðu að nota venjulegan breytingastýringu þína til að gera breytingar á áætlun þinni. Þetta gæti verið eins auðvelt og spjalla við verkefnisstuðninginn þinn og láta þá vita af hverju dagsetningarnar þurfa að breytast, eða eins formleg og setja saman nýjan ráðlagðan áætlun og taka það í skipulagsnefnd að fullgilda.
Það er best að útskýra hvað tímamótin þín skilti frá, ef einhver er, áður en þú þarft að nota það, svo að þú missir ekki hvenær þú verður að breyta.
Notkun vettvangs fyrir samskipti
Mælikvarðar eru gagnlegar fyrir samskipti og skýrslugjöf vegna þess að þeir tákna lágmarksstig stjórnunarinnar í áætluninni. Með öðrum orðum, ef þú tókst út öll önnur verkefni gætiðu samt séð hvað var að gerast og halda verkefninu áfram með því að nota bara áfangana.
Þú ættir að geta dregið út áfangana og sett þau í mælaborð eða verkefni skýrslu . Þeir ættu að segja sögu verkefnisins nægilega náið til að fullnægja fólki sem þú ert að tilkynna til, venjulega verkefnisstyrktaraðilinn þinn eða annar framkvæmdastjóri hópur eins og stýrihópurinn (eða verkefnastjórn ). Í hverjum mánuði, eða á skýrslutíðni sem þú notar, geturðu sýnt hvaða áfangar hafa náðst.
Tilkynning um áfangar er alveg einfalt og er oft gert sem borð. Þú skráir áfangastað lýsingarinnar, dagsetningu sem það var vegna og síðan nýja spáðu dagsetninguna. Þegar áfangi er náð og hægt er að merkja sem heill, bætir þú einnig við þann dag. Vonandi mun það vera það sama og spáð dagsetning, en verkefni vinna ekki alltaf svona út.
A borð eins og þetta gerir það augljóst hvað hefur verið lokið og hvað er framúrskarandi. Þú munt geta skipulagt svarið við spurningunni: "Af hverju náðumst ekki að ná þessum áfangastað?" Áður en þú ferð og hittir stuðningsmann þinn eða sendi skýrsluna!
Þegar verkefnisáætlun þín er mjög langur og þú átt margar áfangar þá finnur þú auðveldara að sleppa af lokuðum áfanga hverju skýrslugerðarlotu. Aðeins tilkynna um áfangana sem eru komandi eða lokið þann mánuð: Næsta mánuður tekur af öllu sem var lokið í síðasta mánuði svo að þú bætir ekki stöðugt við lengd skýrslunnar með því að segja fólki um vinnu sem þau vita þegar er lokið.
Mælir eru mjög gagnlegt verkefnisstjórnunartæki fyrir áætlanagerð, tímasetningu og skýrslugerð og þau eru auðveld í notkun. Settu smá í næsta verkefnisáætlun, fylgstu með þeim og þú munt finna sjálfan þig að læra um hvaða tíðni virkar best fyrir þig.
Eins og með allt í verkefnastjórnun, notaðu þær sveigjanlega til að skila niðurstöðum sem þú vilt, með því að nota þessar ábendingar og leiðbeiningar til að upplýsa eigin ákvarðanir.