Ábendingar um gerð tölvupósta sem fá að lesa
Í atvinnuleitinni muntu líklega senda mörg, mörg tölvupóst, þ.mt umfjöllunarbréf , þakka athugasemdum og skilaboðum í tengslum við tengingar á atvinnuleit.
Í þessum tölvupósti þarftu að forðast að gera vandræðaleg mistök (svo sem að spilla nafn einhvers). Þú vilt líka að ganga úr skugga um að skrifa minnismiða sem fá svar. Lesið áfram til að fá upplýsingar um siðareglur tölvupósts ásamt leiðbeiningum um hvernig á að búa til kveðju.
Byrja tölvupóstinn þinn með faglegri kveðju
Leitaðu að skýrleika í efnislínunni þinni. Veldu eitthvað beint sem auðkennir tilgang tölvupóstsins, eins og "fundartíma breytt" eða "fljótleg fyrirspurn um tillöguna þína." Forðastu að hengja gulrót með teaser eins og "ég þarf að upplýsa þig ..." sem reynir að tálbeita lesturinn í opna tölvupóstinn til að fá ásetning þinn.
Fólk ákveður oft hvort að opna tölvupóst byggt á efnislínunni, svo veldu einn sem skýrt segir tilgang þinn.
Notaðu faglega kveðju. Hafa viðeigandi kveðju fyrir aðstæður og viðtakanda. Það eru kveðjur sem eru ásættanlegar í tölvupósti sem ekki er notað í venjulegu bréfi og kveðjur sem eru notaðir bæði.
Veldu kveðju byggt á því hversu vel þú þekkir manneskjan sem þú ert að skrifa til og tegund skilaboða sem þú ert að skrifa. Til dæmis, ef þú ert að skrifa einhver sem þú þekkir, "Hi Jim" er rétt. "Kæri herra / frú Smith" væri viðeigandi þegar þú sækir um starf eða skrifar viðskiptabréf.
Forðist að opna tölvupóst með "hey" sem er mjög óformlegt og er almennt ekki notað á vinnustaðnum.
Einnig feiminn burt frá "Hæ fólkinu" eða "Hæ krakkar," jafnvel þótt eðli tölvupóstsins sé slakað.
Hér eru nokkur dæmi um kveðjur að nota :
- Kæri Fornafn Eftirnafn (þetta virkar vel ef þú þekkir ekki kyn manneskjunnar sem þú ert að skrifa til)
- Kæri Fornafn (þegar þú sendir tölvupóst á einhvern sem þú þekkir)
- Hæ Fornafn (Þegar þú sendir tölvupóst á einhvern sem þú þekkir)
- Kæri herra / mín. Eftirnafn
- Kæri herra / mín. Fornafn Eftirnafn
- Kæri Dr. Eftirnafn
- Til þess er málið varðar
- Kæri starfsmannastjóri
- Kæri ráðningarstjóri
Bæta við netfanginu síðast. Ef þú hefur ekki möguleika á að senda tölvupóst í tölvupósti skaltu bæta við netfanginu síðast ef þú hefur tilhneigingu til að fá fljótt kveikjufingja. Setjið aðeins viðtakanda nafn þegar þú ert viss um að tölvupósturinn sé tilbúinn til að fara.
Forðastu gamla "svara öllum" villunni. Horfðu á kveikjufinginn þegar þú smellir á Svara öllum. Íhuga hvort allir sem eru á listanum þurfa virkilega að lesa það sem þú hefur að segja. Hafðu einnig í huga eldri tölvupósti í keðjunni sem kannski gætirðu ekki viljað neinn í Svara alla listann til að sjá.
Farðu rólega á húmorið. Húmor getur verið erfitt að greina í tölvupósti þar sem tónn þín mun ekki endilega skína í gegnum. Án líkamsmála, andlitsmyndunar eða kadence getur húmor fallið flatt eða jafnvel óvart móðgað lesandanum. Spilaðu það örugglega og láttu það út.
Proofread! Ekki gera mistök af því að hugsa um að fólk muni fyrirgefa leturgerð í óformlegum tölvupósti eða að búast sé við mistökum ef þú ert að slá inn í símann þinn. Þú gætir verið dæmdur kröftuglega með mistökum í tölvupósti þínum, sérstaklega ef þeir eru hömlulausir. Ekki treysta á stafsetningu sem getur oft valið rangt orð fyrir þig - lesið tölvupóstinn þinn rétt eins og þú vildir mikilvægt skjal .
Sérstaklega skaltu alltaf athuga og tvöfaldur-athuga hvort nöfn fólks eru stafsett rétt.
Ekki nota emojis eða emoticons. Fleiri og fleiri tölvupóstbréf koma til að líkjast textaskilaboðum. Vinnuskilaboð eru nú stundum með "thumbs up" emoji eða broskarla andlit. Þó að þau séu algengari, forðast emojis og broskörlum í formlegum bréfaskipti. (Ábending: Ef pósthátíðin þín notar eftirnafn, þá er það víst að þú ættir að hætta við emojis og broskörlum.)
Mundu að tölvupósturinn varir að eilífu. Hugsaðu tvisvar áður en þú sendir eitthvað persónulegt eða trúnaðarmál, hleypur einhverjum í tölvupósti, mislíkar einhvern eða svarar með reiði.
Þessar tegundir samskipta gætu betur gert á eigin vegum. Tuttugu og fjórar klukkustundirnar eru góðar. Ef þú ert ekki viss um hvort þú ættir að senda skilaboðin eða ekki skaltu bíða þangað til næsta dag ákveður. Annar góður þumalputtur: Ekki skrifa neitt í tölvupósti sem þú vilt ekki vera tilbúin að hafa deilt opinberlega (í afhendingu, segðu eða á félagslegum fjölmiðlum).
Meira um að skrifa og senda tölvupóst: Email Sögutilboð til atvinnuleitenda | Bréf Salutations og kveðjur