Mikilvægasta hlutverk verkefnisskrárinnar er að útskýra nákvæmlega hvað verkefnið muni ná. Skulum líta á hvað er í þessu mikilvæga verkefnisskjali.
Hvað fer í verkefnasáttmála?
Fyrsti hluti verkefnisskrárinnar mun stafa nafn verkefnisins, nöfn styrktaraðilans og verkefnisstjóra og dagsetning skjalsins var undirbúin.
Þá kemst þú inn í kjötið í skjalinu.
Helstu þættir verkefnisskrárinnar eru sem hér segir.
Verkefni Tilgangur: Þetta útskýrir hvers vegna verkefnið er vildi. Þú getur átt við viðskiptasamning eða samning sem er að keyra þetta verkefni eða einfaldlega stafa af því hvers vegna það er mikilvægt að gera þetta verk.
Lýsing verkefnis: Útskýrið í þessum kafla hvað verkefnið er að ná. Þú ættir að innihalda upplýsingar um þau atriði sem eru að fara að byggja eða þjónustu sem er að fara að afhenda.
Fjárhagsáætlun: Á þessum tímapunkti gæti þú ekki fengið allar upplýsingar um verkefni verkefnisins, þannig að þú getur ekki sett upp fullt og nákvæmt verkefni fjárhagsáætlun saman. Taktu eftir neinum fjárhagslegum takmörkunum eða háu upphaflegu útgjöldum sem þú átt von á.
Áhætta: Öll verkefni hafa áhættu. Þessi hluti verkefnisskrárinnar myndar snemma útgáfu verkefnisáhættuskrárinnar. Skráðu hvaða áhættu sem þú þekkir um núna til þess að stjórnendur geti séð hvað gæti haft áhrif á verkefnið áfram.
Mælikvarðar: Ef þú þekkir hámarksmiðlana, þá ertu með í verkefnisskránni í þessum kafla. Þú getur flutt þau í Gantt töfluna síðar þegar þú kemur til að setja saman nánari áætlun. Í augnablikinu ertu bara að leita að sleppa dauðum dagsetningar eða eitthvað sem tilgreint er í samningunum sem þú ert að vinna að.
Verkefnamarkmið: Þetta er mjög mikilvægur hluti en það getur verið erfitt að setja saman. Þú ert að reyna að svara spurningunni: "Hvernig munum við vita hvenær við erum búin?" Skrifaðu niður hvað þú búist við að verkefnið afhendi og hvernig þú munt vita ef þú hefur fengið það. Til dæmis, í verkefnum til að hefja tímabundna kerfi fyrir alla deildir, gæti markmiðið verið: "Öll lið munu nota tímabilskerfið í lok ársins." Einnig skal taka mið af hverjir eru ábyrgir fyrir samþykkja að þú hafir náð þessu markmiði. Þetta kemur í veg fyrir vandamál í lok verkefnisins þar sem enginn er tilbúinn að skrifa undir verkið sem lokið.
Verkefnisstjóri verkefnisstjórnar: Nema það sé mjög skýrt og skjalfest einhvers staðar annars er það þess virði að taka þátt í sáttmálanum um það sem þú getur gert án þess að fá frekari skilaboð frá einhverjum eldri. Þetta snýst almennt um hvaða þolmörk hafa verið sett á fjárhagsáætlun og tímamörk og lýst þannig fram: "Verkefnisstjóri hefur 10% umburðarlyndi á fjárhagsáætlun og 5% umburðarlyndi á áætlun. Öll frávik yfir þessum viðurkenndum mörkum verða að vera undirritaðir af verkefnisstuðningsaðilanum. "Þú getur lengt þennan kafla til að tilgreina hvað, ef einhver hefur heimild sem verkefnisstjóri hefur um að ráða og skjóta starfsmönnum frá verkefnisliðinu .
Samþykkt verkefnisskrá
Endanleg hluti verkefnisskrárinnar er samþykkisþátturinn. Verkefnastjóri og verkefnisstuðningsmaður (eða sá sem lét af störfum, ef ekki hefur verið tilnefndur til lengri tíma styrktaraðili) ætti að skrá og dagsetning skjalsins. Í dag er líklegt að það sé í tölvupósti þannig að þú geymir afrit af tölvupóstheimildinni í verkefnisskránni ef þú þarft að vísa til baka.