Verkefnastjórnun: skilgreining
"Stjórnsýsla" í verkefnastjórnunarskilmálum vísar til stefnu, ferla, staðla, verklagsreglna og leiðbeiningar sem ákvarða hvernig verkefnum er leitt, rekið og stjórnað af fyrirtækinu þínu.
Stjórnskipulag getur verið umfangsmikið og "þungt" með fullt af skrifræði, eða sketchy og 'light' (í því tilviki er það líklega óhagkvæmt).
Stjórnendur ættu að miða að því að ná réttu stjórnarstigi fyrir umhverfi sínu og menningu. Gakktu úr skugga um að stjórnunarreglur þínar séu í formi tilgangs er lykilatriði í því að tryggja að þau séu skilvirk.
Stjórnunarstjórn byrjar efst. Stjórn félagsins ætti að vera skuldbundinn til hugmyndarinnar um góða stjórnarhætti og þá staðreynd að verkefnin skuli stjórnað á réttan hátt innan tiltekinna viðmiðunarreglna. Þetta viðhorf og staðla sem búast má við munu sía niður til verkefnisstjórna og verkefnisstjóra (og áætlunarhópar, þar sem þær eru til staðar).
Hvers vegna verkefnisstjórnunarmál
Verkefnisstuðningsmaður þinn og aðrir helstu hagsmunaaðilar vilja vita að þú eyðir verkefnisáætluninni á réttan hátt. Þeir vilja sjá að þú fylgist með árangri verkefnisins á árangursríkan hátt og stígur inn til að stjórna verkefnisáhættu eftir þörfum.
En rök fyrir góðu stjórnarhætti í verkefnum fer lengra en það.
Stjórnskipulag er krafist af viðskiptavinum, einkum í opinberum geirum.
Ríkisstjórnir og eftirlitsaðilar spyrja (og í sumum tilfellum, framfylgja) ákveðnum stöðlum fyrir ákveðnar verkefni. Stjórnskipulag er ekki bara innra mál: mörg fyrirtæki sem starfa á skipulegum mörkuðum verða að fylgja leiðbeiningum frá utanaðkomandi lögum, eins og Sarbanes-Oxley. Verkefnisstjórnun gerir litla hluti af því að geta sannað að fyrirtækið þitt starfar á skilvirkan hátt og innan tilgreindrar leiðbeiningar og reglugerða fyrir iðnaðinn þinn.
Stjórnun verkefnisins hjálpar einnig þér:
- Bættu ávöxtun þinni á fjárfestingu og fylgdu þeim fjárfestingum á áhrifaríkan hátt
- Fáðu innkaup fyrir verkefni
- Forðastu algengar ástæður fyrir því að verkefni mistekist
- Samskipti á skilvirkari hátt
- Kynntu stöðlun yfir verkefnum, sem auðvelda samanburð á frammistöðu
- Lágmark áhættu
- Þróa og hvetja starfsfólk í skipulögðu umhverfi
Hvaða verkefnastjórnunarhætti lítur út
Svo nú vitum við hvað stjórnsýsla verkefnisins er, hvernig lítur það út á verkefni? Hér eru tegundir starfsemi sem sýna stjórnarhætti í verkefnisumhverfi:
- Það er aga verkefnastjórnunarlífsferill sem felur í sér skilgreind atriði fyrir samþykki. Þetta eru atriði sem fjalla um hagkvæmni verkefnisins og ákvörðun er tekin um hvort halda skuli áfram með verkið eða ekki.
- Verkefni hafa skýrt mál og viðskiptasögur hafa nægar upplýsingar til að gera stjórnendum kleift að taka réttar ákvarðanir.
- Þessar ákvarðanir eru nægilega skjalfestar og miðlaðar.
- Fólk sem vinnur að verkefnum hefur skilgreint hlutverk og ábyrgð.
- Það er menning stöðugra náms sem gerir verkefnastigum kleift að bæta stöðugt og ræða við lærdóm sem er að finna í óbeinu umhverfi.
- Það eru ferli og verklagsreglur sem gera verkefnatölum kleift að endurskoða verkefnið og biðja um sjálfstæðan stuðning ef þörf krefur.
- Áhugamenn taka þátt og treysta á ferlið.
- Verkefnishópar samanstanda af einstaklingum sem hafa reynslu og hæfi í viðkomandi hlutverki.
Stjórnun verkefna tengist stjórnsýslufyrirtækjum í samtökunum. Ef þú telur að meginmarkmið stjórnar verkefnisins sé að tryggja að verkefnum sé framkvæmt á réttan hátt geturðu séð hvernig það tengist fjármálastjórnun á fyrirtækjamarkaði, áhættustýringu fyrirtækja og fleira.
Verkefnastjórnun ætti að passa óaðfinnanlega í núverandi skipulagsferli. Með öðrum orðum skaltu ekki búa til nýtt fjárhagsstjórnunarkerfi þegar þú ert þegar með einn sem vinnur á öðrum sviðum! Notaðu það sem til er og klára fyrirtækjaferli til að gera þau hæf til að nota í verkefnisumhverfi.
5 sviðum í brennidepli fyrir verkefnastjórnun
Þegar þú byrjar að skoða það, munt þú skilja að verkefnastjórnun er alhliða með öllum þáttum verkefnisstjórnar.
Hins vegar eru nokkur lykilatriði þar sem stjórnarhættir eru sérstaklega viðeigandi.
- Aðferðir og vinnubrögð: Þetta hjálpar þér að skila vinnu áreiðanleg og sjálfbæran hátt.
- Þekkingastjórnun: Þetta skiptir miklu máli fyrir lærdóminn og tryggir að stofnunin lærir af reynslu verkefnisins. Þekkingastjórnun er nauðsynleg ef þú vilt hætta að gera sömu mistök oft.
- Verkefnastjórnunarlengd: Eins og skipulagi verkefnisstjórnarþroska þinn eykst, þá mun hæfileiki þína til að skila árangri.
- Öflug innkaup: Skuldbindingin um stjórnun verkefnisins byrjar efst. Ef þú ert með stjórnunarstuðning mun þetta falla í gegnum öll stig fyrirtækisins og nálgun stjórnarhátta verður sjálfbærari.
- Stuðningur við menningu: Stuðningur við stuðning, ekki ásaka, mun tryggja að verkefnastjórar hafi rétt umhverfi til þess að blómstra. Stuðningsleg menning, undir forystu verkefnisstjórnar eða verkefnisstjóra, mun hjálpa verkefnastjórum að ná markmiðum sínum og verkefnum.
Hvað á að gera ef það er engin sameiginlegur staðall
Margir verkefnisstjórnir í smærri stofnunum finna sig að keyra verkefnum í umhverfi sem styður og þar sem innkaup eru á hugtakinu verkefnisstjórnun en án þess að formleg skipulagning er til staðar sem á að fæða.
Í því ástandi - og það er ekki eingöngu fyrir lítil fyrirtæki - verður þú að hanna verkefnastjórnunar líkanið frá grunni. Ef það er ekki verkefnisstjórnunaraðferð sem þú getur tekið af hillunni og passa verkefnið þarftu að byggja upp þitt eigið.
Það er ekki eins erfitt og það kann að virðast!
Byrjaðu á að setja upp grunnatriði:
- Búðu til hlutverk og ábyrgð skjal
- Gakktu úr skugga um að þú hafir verkefnisstuðning
- Gakktu úr skugga um að þú hafir verkefnisstjórn eða stýrihóp og skipuleggur reglulega fundi sem þú tekur og dreift mínútum
- Setja upp áhættustjórnun
- Stofna breytingastjórnun
- Byggðu stig í verkefnisáætlunina þar sem þú skoðar hagkvæmni verkefnisins gegn upprunalegu markmiðum viðskiptatækisins (lok hvers stigs áfanga er eðlilegt að setja þessar athuganir).
Að lokum er það ábyrgð verkefnisins að tryggja að fullnægjandi stjórnarhættir séu fyrir hendi, en verkefnastjórar geta einnig tekið virkan þátt í þessu.
Stjórnskipulag gæti verið eitt af þurrkara einstaklingum í verkefnastjórnun en það er eitt mikilvægasta. Það er á þann veg að æðstu stjórnendur lið vita að þú ert að gera gott starf og það tryggir þá að verkefnið sé að þróast eins og það ætti. Það veitir einnig eftirlit og jafnvægi sem nauðsynlegt er fyrir stjórnendur að vita að peningar eru eytt á þann hátt sem er viðeigandi og í takt við viðskiptalífið.