Gögnin á þessum tímariti, venjulega af starfsfólki í skapandi deildinni , skráir þær klukkustundir sem hafa verið eytt á hverjum hluta verkefnisins.
Það þýðir ekki bara að stofnun herferðarinnar, en fyrstu samantektin , viðskiptavinar kynningu, og jafnvel tíma í skýtur og framleiðslu vinnustofur. Aðeins með því að fá skýra mynd af því hvernig tíminn hefur verið eytt getur stofnunin meðhöndlað í raun vinnuálagið, viðskiptavinarreikningakerfið og hvernig tíminn er úthlutað á milli liða.
The Timesheet í hnotskurn
Á fyrstu dögum auglýsinganna, eins og svo mörg verkefni þess tíma, var tíma skráð handvirkt á pappír með penna og blýanta (og mikið af því að eyða). Þessa dagana er kominn tími inn í tölvuna eða töfluna með því að nota háþróaðan hugbúnað sem getur dregið skýrslur um allar tegundirnar. Flestir verslanir hafa mjög svipaða sniðmát sem inniheldur:
- Starfsnúmerið
- Viðskiptavinurinn
- Verkefnið fyrir hendi
- Allir og allir úthlutað starfsfólk
- Dagsetning og fjöldi vinnustunda
- Verð á klukkustund
- Með tímanum
Þegar verkefnisstaður hefst fyrir viðskiptavini opnar rekstrarstjóri eða umferðarstjóri fjölda starfsnúmera og byrjar að fylgjast með klukkustundum.
Þetta mun venjulega passa við tillöguna eða tilboðið sem gefst viðskiptavininum og verður sundurliðað í klukkustundir sem eingöngu eru í rannsóknum, áætlanagerð og stefnu, skapandi þróun, framleiðslu og verkefnastjórnun.
Ef allt fer að skipuleggja mun raunverulegan vinnutíma í verkefninu tengja vel við áætlunina, en það er venjulega ekki raunin.
Skapandi þróun eykur oft meira tíma en nokkur annar hluti af ferlinu, vegna breytinga á stefnu, viðbrögð viðskiptavina eða vanhæfni til að sprunga stuttan tíma. Þetta getur orðið ágreiningur við viðskiptavininn vegna þess að þeir vilja ekki eyða miklum peningum á skapandi tíma vegna þess að skapandi deildin er í vandræðum með að finna lausn.
Hins vegar verður tímaskrá að fylla út rétt til að fylgjast með þeim tíma og sýna viðskiptavininum hvernig fé var varið og hvernig stofnunin starfrækti. Það er góð leið til að sjá hvort sum verkefni eru of vinnuafli til að hagnaður verði eða ef aðrir eru svo ábatasamir að efla fjárfestingu í þeim viðskiptavini til frekari vinnu. Og í hnotskurn, það er hlutverk tímaritsins.
Kostir tímabilsins
Þess vegna eru tímaraðir lífverur allra stofnana:
- Peningar - Tímaröð sýna stofnun (jafnvel heima) hversu margar klukkustundir voru skráðar fyrir hvern hluta allra herferða. Það er auðvelt að sjá hvort viðskiptavinur viðskiptavinar er þess virði, eða ef það er kominn tími til að setja viðskiptavininn á verkefnið. Með innlendum auglýsingastofu getur þessi tími ekki beint leitt til innheimtu, en það sýnir stjórnendum hvernig þau nýta sér tíma skapandi deildarinnar. Ef það er uppgötvað að eyða 90% af tíma sínum á aðeins einn þáttur fyrirtækisins, sem getur búið til nokkrar rauðar fánar.
- Gagnsæi - Ef tímasetningar eru gerðar á réttan hátt er auðvelt að sjá hvar hlutirnir virka vel og þar sem flöskuhálsar eða óhagkvæmni eru skríða inn. Af hverju er einn auglýsingatextahöfundur að eyða helmingi tíma á einum viðskiptavini en annar er? Og ef fleiri auglýsingar eru nauðsynlegar þá mun fljótleg líta á tímaröðin sjá hvort deildin er ofvinna.
- Skuldbinding og ábyrgð - Flestir viðskiptavinir búast við að ákveðið magn af klukkustundum sé eytt í verkefni. Ef þeir trúa ekki að rétt magn af áreynslu hafi verið sett í vinnu getur tímasetningarnar veitt gögnin til að segja annað. Það er líka leið til að sýna sumum viðskiptavinum hversu mikið gildi þeir fá frá stofnuninni.
- Greining - Síðan árangur er oft góð vísbending um framtíðina. Ef viðskiptavinur sækir lífinu út úr auglýsingastofunni og gerir það helvítis á alla, geta gögnin úr tímariti sýnt hvort það sé þess virði að halda viðskiptavininum í kring eða ef það er kominn tími til að láta þá fara. Hinn megin við jöfnunina getur það sýnt stofnun arðsemi sumra viðskiptavina, sem krefjast lágmarks skapandi vinnu og vinnu, en hámarks arðsemi fjárfestingarinnar.
Gallar á tímariti
Með öllum þeim plús stigum, hvað er vandamálið? Jæja, það er ástæða þess að tímaröðin eru algjörlega hryggð af næstum öllum nema fjölda crunchers stofnunarinnar:
- Tími - Margir í stofnunum, sérstaklega í skapandi deildum, vilja ekki tileinka sér tíma þeirra til stjórnsýslu. Sem skapandi getur það verið skaðlegt að brjótast í burtu frá góðu skapandi hugarfari til að fylla í klukkustundum. Margir reikningsstjórar hafa sömu vandamál. Það er kaldhæðnislegt, en tími tímabils er sjaldan úthlutað.
- Villur - Þetta fer beint í fyrsta lið. Margir auglýsingabækur munu yfirgefa tímatöflurnar þangað til síðustu mínútu fyrir lok reikningsskýrslu mánaðarins. Og það þýðir að nákvæmni tímaritsins fer frá nokkuð góðum til hræðilegu. Það er erfitt að muna hversu margar mínútur þú eyddi í einu starfi fyrir tveimur vikum, svo það er oft ráðgáta. Ef tímasetningarnar eru allir giska, þá er það næstum gagnslaus.
- Poor Focus - Tími er ekki frábær vísbending um framúrskarandi auglýsingar. Ein verslun gæti eytt 40 klukkustundum og ekki framleiða neitt af huga, annar gæti unnið 10 og framleiða meistaraverk. Töflureikningar taka ekki tillit til hugsunar, bara tíma til að gera það.
Framtíð tímarits
Tímarit eru hér til að vera og þau verða að vera handvirkt. Sjálfvirkur tími mælingar virkar ekki, því það krefst handvirkt byrjunar og stöðvunar. Ef þú gleymir að byrja klukkuna missir þú tíma. Gleymdu að stöðva það og sumir fátækir viðskiptavinir eru innheimtir fyrir vinnutíma sem var varið í öðru verkefni. Það gæti síðan leitt til vandamála (og jafnvel málsókn) með overbilling og tap á verðmæta viðskiptavini.
Eina leiðin til að tryggja góða tíma mælingar er að krefjast þess að allir í stofnuninni uppfærist tímabundið að minnsta kosti tvisvar á dag, einu sinni fyrir hádegi og þá aftur áður en þeir fara heim. Ef þetta er gert verður tímakortið rétt og gagnlegt. Og ef það er ekki gert, stofnanir ættu að verða skapandi með hvatning. Finndu leið til að hvetja tímamælinguna.
Gefðu þeim starfsmönnum sem halda nákvæma skrá yfir sinn tíma vikulega bónus eða nokkrar klukkustundir á föstudögum. Það kann að virðast eins og sóun á tíma og peningum, en nákvæmar tímaraðir geta verið miklu meira virði fyrir stofnunina en nokkur hundruð dalir hér eða þar í hverri viku.