Forðastu að fela sig á bak við tölvuna þína eða síma í þessum atburðum
Í vissum tilvikum ættirðu að forðast þau. Jú, það er auðvelt að fela á bak við tölvuna þína og segja hvað þú vilt segja um lyklaborðið. En stundum þarftu að stíga út í heiminn og nota röddina þína.
Hér eru þrjár aðstæður þar sem það væri betra ef þú lentir ekki á sendingu.
Forðastu að henda send til að leysa ágreining
Við höfum öll verið hluti af tölvupósti eða skilaboðasni milli tveggja aðila sem reyna að leysa málið. Stundum getur verið að þú sért einn af tveimur helstu þátttakendum eða ef til vill ertu einfaldlega einn af mörgum sem einhver þóttist þvinguð til að láta þig með.
Með öllum tölvupósti eða skilaboðum svarar vandamálið stigið. Að lokum var það sem var kannski tiltölulega lítið mál orðið miklu stærra. Þetta leiðir venjulega til augliti til auglitis milli tveggja aðila og leiðbeinanda eða framkvæmdastjóra til að leysa ágreininginn.
Í stað þess að nota tölvupóst eða skilaboð til að leysa ágreining kallarðu einnig manneskju eða áætlun augliti til auglitis fundar. Ef þú ert viðtakandi tölvupósts eða skilaboða frá einhverjum sem reynir að leysa mál, standast freistingu til að svara með tölvupósti. Taktu upp símann eða farðu inn á skrifstofu annars aðila og segðu: "Ég fékk tölvupóstinn þinn og hélt að það gæti verið betra ef við ræddum þetta ástand eitt í einu í stað tölvupósts.
Ertu með nokkrar mínútur til að tala? "
Ef tölvupóstur er eini kosturinn þinn, ekki afrita annað fólk á það. Að gera það stækkar málið. Ef þú ert á viðtakandi lok slíkrar tölvupósts skaltu ekki smella á "svara öllum". Einfaldlega svaraðu aðeins þeim sem sendu tölvupóstinn. Ef þú svarar öllu skaltu svarið þitt segja: "Ég þakka þér fyrir að vekja athygli á þessu ástandi.
Ég hringi í þig í eina mínútu til að ræða. "Þetta mun vekja athygli á öllum sem hafa verið afritaðir þannig að þú sért um einn og einn.
Forðastu að henda senda þegar þú ert óánægður
Hefur þú einhvern tíma verið í uppnámi um eitthvað og rekinn af eingöngu tölvupósti til að finna strax eftirsjá? Eða kannski hefurðu verið á því að taka við slíkum tölvupósti eða skilaboðum.
Eftir óstöðug ástand eða samskipti, það sem við þurfum er kælikerfi . Tölvupóstur og skilaboð lenda ekki á þetta; það er tafarlaust með hönnun. Í staðinn þegar þú hefur róað þig skaltu hringja eða heimsækja einstaklinginn til að ræða ástandið. Ef þú ert á móttökudagnum á scathing tölvupósti, forðastu hvetja til að svara. Gefðu þér tíma til að róa þig niður og hringdu þá og biðja um að ræða augliti til auglitis.
Í framtíðinni skaltu ákveða fyrirfram að þú munir aldrei nota tölvupóst eða skilaboð þegar þú ert í uppnámi. Gerðu þetta ósamningsbundið sáttmála við sjálfan þig.
Ef þú telur þörfina á að skrifa eitthvað þegar þú ert í uppnámi skaltu handrita skilaboð. Ekki sláðu inn það í tölvupósti, jafnvel þótt þú ætlar ekki að senda skilaboðin. Þú myndir ekki vera sá fyrsti sem óvart ýtti á "send" í staðinn fyrir "vista" hnappinn.
Forðastu að henda senda til að senda slæmar fréttir
Enginn hefur gaman af að fá slæmar fréttir og fá það með tölvupósti eða skilaboð geta bætt salti við sárið.
Hefur þú einhvern tíma sent tölvupóst til viðskiptavinar til að segja þeim að pöntun þeirra var seinkað? Eða sendi vinur til að láta hana vita að þú gætir ekki mætt á afmælisveislu sinni? Eða hvað segir þú um tölvupóstinn þinn yfirmann til að láta hann vita að þú værir ekki búin með verkefni og myndi missa frestinn þinn?
Ef svarið við einhverjum af þessum spurningum er já skaltu hætta að nota tölvupóst eða skilaboð til að miðla slæmar fréttir. Notkun tölvupósts eða skilaboða til að miðla slæmum fréttum getur sent skilaboðin sem þér er sama og að málið sé ekki nógu mikilvægt til að réttlæta persónulega athygli þína. Þegar þú notar tölvupóst eða skilaboð til að miðla slæmar fréttir, hefur þú enga leið til að dæma viðbrögð viðkomandi. Líklegast verður fólk fyrir vonbrigðum eða uppnámi. Ef þú ert ekki að skila fréttum í eigin persónu getur tilfinningin til þeirra aukist og aukið ástandið.
Að lokum, þegar þú notar tölvupóst eða skilaboð í þessari atburðarás virðist þú ljúffengur. Viðskiptavinir, samstarfsmenn, yfirmenn og vinir þakka fólki sem hefur hugrekki til að miðla slæmar fréttir í eigin persónu.
Ef þú ert ekki viss um að skilaboðin þín geti átt við sem slæmar fréttir, spyrðu sjálfan þig: "Viltu fá tölvupóst eða skilaboð með þessari tegund af fréttum eða vil ég frekar hafa samband við það persónulega?". Gerðu þá ráð fyrir því.
Þó að það sé enginn vafi á því að tölvupóstur eða skilaboð séu fljótleg og skilvirk leið til samskipta, þá er það ekki alltaf viðeigandi. Fylgdu leiðbeiningunum hér fyrir ofan og forðastu að nota tölvupóst eða skilaboð þegar það er óviðeigandi að gera það.