Ábyrgð er mikilvæg fyrir velgengni hvers verkefnis . Ábyrgð þýðir ekki að verkefnisstjóri verður að vera barnapössun, micromanage eða browbeat fólk til að fá það gert. Slík tækni veldur árekstri og fjandskap gagnvart verkefnisstjóra. Frekar en að vera sá eini sem heldur ábyrgð á fólki, gerir verkefnastjóri allt liðið kleift að halda ábyrgð verkefnisins.
Þó að verkefnisstjóri hefur mikilvæga ábyrgð á því að koma á fót umhverfisábyrgð, hafa verkefnisþátttakendur þá ábyrgð að halda sig og hver öðrum ábyrgur. Í stað þess að verkefnisstjóri setur það einn á ábyrgð, tekur allt liðið þátt.
Hér eru sex leiðir til að byggja ábyrgð á verkefnum:
01 Heimilisfang ábyrgð á Kickoff fundinum
Að setja ábyrgð á grundvallaratriði verkefnisins er mikilvægt. Verkefnis styrktaraðili og verkefnastjóri ættu að gera væntingar sínar skýrar á kickoff fundinum. Verkefnisstuðningsmaðurinn ætti að gera tvö atriði um ábyrgð. Í fyrsta lagi mun hann eða hún halda verkefnisstjóra ábyrgð og í öðru lagi mun verkefnisstjóri halda öllum öðrum ábyrgðarskyldum.
Byggir á þessum stöðum segir verkefnisstjóri að á meðan verkefnisstuðningsaðili heldur verkefnisstjóra ábyrgð, þá hættir ábyrgðin ekki þar. Verkefnastjóri gerir ráð fyrir að liðsmenn halda áfram að vera ábyrgir fyrir honum. Að auki gerir verkefnastjóri ráð fyrir að meðlimir liðsins haldi hver öðrum ábyrgð. Hringja í aðra er hvatt svo lengi sem allir meðlimir halda fagmennsku og virðingu gagnvart öðrum.
Þessar fullyrðingar koma fram á skýran hátt. Verkefnisstjóri er á endanum ábyrgur fyrir velgengni verkefnisins, en í því skyni að ná árangri, gerir verkefnastjóri ráð fyrir að allir séu ábyrgir og halda hver öðrum ábyrgur.
02 Leggðu áherslu á tengslin milli verkefna
Verkefni innihalda nánast alltaf tengda verkefni. Nokkur hlutir þurfa að gerast í röð til að gera verkefnið vel. Þar sem verkefnisstjóri leggur fram upplýsingar um verkefni í hópinn, verkefnastjóri ætti að vera vísvitandi um að leggja áherslu á samtengingu verkefna.
Hér er dæmi um samtengdar verkefni. Ríkisáætlun er að fara í gegnum grundvallarskiptingu í starfi sínu vegna breytinga á lögbundnu yfirvaldi þess. Til að reikna út nákvæmlega hvernig áætlunin mun virka eftir breytinguna hefur verkefnið verið skipulagt . Einn af verkefnisþátttakendunum er fagþjálfunarþjálfari sem mun þróa námskrá til að skila til áætlunarflokks. Í því skyni að þróa þessa þjálfun verður restin af liðinu að taka ákvarðanir um hvernig forritið mun virka. Leiðbeinandi heldur liðinu ábyrgð á ákvörðunarstörfum sem settar eru fram í skipulagsskrá og vinnuskilyrðingu þannig að hún hafi næga tíma til að þróa námskrá.
Stundum hlaupa verkefni saman. Þetta getur gerst af nauðsyn eða til hagkvæmni. Eftir að verkefnin hafa verið lokið eru vinnuafurðir þeirra notaðar í síðari verkefni. Reikningsuppbyggingin virkar eins og í dæmið hér að ofan. Þeir sem vinna að síðari verkefni halda ábyrgð á þeim sem vinna að framangreindum verkefnum.
Af verkefnisstjóra sem sýnir teymi hvernig verkefni tengist hver öðrum og hvernig hvert liðsmaður þarf að gera gott starf til hagsbóta fyrir aðra meðlimi liðsins, verkefnastjóri hvetur liðsfélaga sem halda hver öðrum ábyrgð. Ef einn meðlimur getur ekki byrjað verkefni fyrr en annar liðsmaður lýkur fyrirfram verkefni hefur hinn meðlimur hagsmuna að gæta í velgengni annarra liðsfélaga og mun halda þessum liðsmanni ábyrg fyrir tímabær og hágæða árangur.
03 Fáðu opinber skuldbindingar um aðgerðir
Verkefnisstjórar halda hópfundum af ýmsum ástæðum. Ein ástæða er til að ákvarða næstu skref byggt á því hvernig verkefnið hefur gengið. Þegar mögulegt er, ætti að fara eftir áætlun, en þegar óvænt mál koma upp þarf að meðhöndla þau. Verkefnisstjóri getur séð um marga en ekki alla.
Sama hver er sammála um að takast á við mál, liðsmaðurinn sem tekur á aðgerðaliði ætti að gera opinberan skuldbindingu. Skuldbindingin þarf ekki að vera formleg mál, en allir ættu að vita hvað er gert ráð fyrir. Þegar einhver samþykkir aðgerðaliði skal verkefnisstjóri ganga úr skugga um að fanga nákvæmlega hvað þarf að gera og hvenær það ætti að vera lokið.
Aðgerðin ætti að vera skjalfest með því að fylgjast með athugasemdum eða í aðgerðalistum. Mismunandi verkefnisstjórnunarheimsóknir gera þetta öðruvísi. Lykillinn er að skrifa niður aðgerðir til framtíðar tilvísunar.
04 Opið opinberlega eftir aðgerðargögnum
Þegar liðsmenn skuldbinda sig, verður allt liðið að geta treyst á að þessi skuldbindingar séu uppfyllt. Skrifa niður þessar skuldbindingar er frábært, en ef enginn fylgist alltaf með aðgerðaliðum munu liðsmenn trúa því að þessi skuldbinding skiptir ekki máli. Afhverju ættum við að fara í gegnum þá þegar enginn spyr hvort þau gerðu það?
Rétt eins og skuldbindingarnar eru gerðar opinberar, skal verkefnisstjóri fylgjast með þessum skuldbindingum opinberlega. Þetta neyðir fólk til að halda sig við orð sín. Opinber skömm er öflugur hvatning.
Það besta er að verkefnastjórar þurfa ekki að vera slæmur strákur. Þegar verkefnisstjóri hefur komið á fót andrúmslofti ábyrgðar, er enginn slæmur strákur vegna þess að allir halda öðru ábyrgð. Eina skipti sem einhver er slæmur strákur er þegar hann eða hún fylgir ekki með skuldbindingu.
Það er engin þörf fyrir verkefnisstjóra að lambasteja einhvern sem fylgist ekki með. Hreyfingin í hópnum mun sjá um ástandið. Stöðuþrýstingur getur virkað jákvætt. Verkefnastjórinn þarf aðeins að vekja athygli á aðgerðarliðinu og láta ábyrgðarmanninn tala. Frá einum tíma til annars getur verkefnisstjóri krafist þess að spyrja spurninga um hvers vegna skuldbindingin var ekki uppfyllt en yfirleitt mun ábyrgðarmaðurinn vera væntanlegur um mistök, mistök eða hindranir og mun gera nýja skuldbindingu um að ljúka upphaflegu aðgerðinni og hugsanlega að sættast fyrir frammistöðu.
05 Framkoma slæmur árangur
Lélegt frammistöðu verkefnisstjórnar er vandamál sem verkefnastjórar verða að takast á við skjótt og diplómatískum . Ef aðrir verkefnisþátttakendur sjá að léleg frammistöðu sé þoluð, mun hvatning þeirra dýfa og árangur þeirra mun líklega lækka í samræmi við það. Hins vegar geta verkefnastjórar ekki verið buzzsaws að skera niður fátækar flytjendur þegar þeir uppfylla ekki væntingar. Það er jafnvægi milli þess að meðhöndla hluti fljótt og meðhöndla þau mannlega.
Slæm árangur er ekki að fara í sjálfu sér. Ekki er hægt að laða að því, en verkefnastjórar þurfa að leyfa fátækum tíma til að leiðrétta hegðun sína þegar það hefur verið vakið athygli þeirra.
06 Skrýtið árangurskröfur þegar nauðsynlegt er
Ef meðhöndlun fátækrar frammistöðu virkar ekki, verður verkefnisstjóri að stækka málið til umsjónarmanns liðsfélagsins. Ef það mistekst, verður verkefnið styrktaraðili að stíga inn í ástandið. Að takast á við einn-á-mann, stækka við umsjónarmanninn og stækka við styrktaraðilann er besta skipan til að meðhöndla léleg frammistöðu hjá liðsfélagi verkefnisins. Skipta um skref gæti alienate þá sem taka þátt og að lokum sóa tíma.
Áður en málið er tekið við verkefnisstyrktaraðili skal verkefnisstjóri eyða öllum öðrum valkostum. Ef um er að ræða lélega frammistöðu þýðir þetta að takast á við ástandið einn og einn og þá aðlaðandi umsjónarmanni liðsfélagsins.
Verkefnisstjóri ætti að vera sérstaklega við verkefnisstuðninginn um hvað verkefnisstjóri mælir með verkefnisstuðningsmanni. Ef verkefnisstjóri vill að liðsmaður ráðist af annarri stjórnanda skal verkefnisstjóri segja það. Ef verkefnisstjóri vill að liðsmaðurinn komi í stað, skal verkefnisstjóri gera slíka beiðni. Verkefnið styrktaraðili þarf valkosti og kostir og gallar hvers og eins.