Auka sjálfstraust þitt í verkefninu með áhættustýringu
Þegar þú ert að vinna í áhættusömum aðstæðum þarftu réttan búnað. Eins og hjólreiðamaður með bakpoka af reipi og þröngvopnum, þarftu verkfæri til að takast á við áhættuna á verkefninu líka.
Þú getur aukið traust stjórnanda þinnar í verkefninu með áhættustýringuáætlun.
Einfalt 5-stítt ferli getur gríðarlega breytt því hvernig yfirmaður þinn sér verkefnið þitt (og þú).
Hvað er áhættustýring í verkefnastjórnun?
Áhættustýring í verkefnastjórnun er aðferð við að greina, meta og svara verkefnisáhættu.
Verkefnisáhætta er hluti sem gæti haft áhrif á verkefnið (jákvætt eða neikvætt en almennt túlkar fólk áhættu sem atburði sem hafa neikvæð áhrif á verkefnið).
Hvort verkefnið þitt er stórt eða lítið mun það hafa áhættu í tengslum við það. Þetta gæti verið allt frá því að áhættan á skólastarfi þínum sé runnin út í hættu á að verðhækkun verði mikilvægur hluti af nýju hringrásinni þinni.
Verkefnisáhætta, ef ekki tekst rétt, getur gert það erfiðara að skila verkefninu með góðum árangri. Óvirkt áhætta getur bætt tíma við áætlunina þína, unnið fyrir tíma og peninga í fjárhagsáætlun. Stjórnendur verða kvíðaðir um þessa tegund af hlutur. Allt sem hægt er að forðast með áhættustýringuáætlun.
Áhættustýringaráætlun
Áætlun um áhættustjórnun er frábær leið til að auka sjálfstraust þitt á getu verkefnisins þíns til að bera fram - og það spilar yfir í að auka sjálfstraust stjórnanda þíns líka. Þú vilt að þeir trúi því að þú getir gert það og þú vilt að þeir séu meðvitaðir um hvað gæti hindrað þig frá því að skila verkefninu með góðum árangri.
Áætlun um áhættustjórnun er fullkomin tól til að gera það.
Og giska á hvað? Það er mjög auðvelt að byrja.
Verkefnisáhættustýring er einfalt 5 stigs ferli. Við skulum ekki gera það flóknara en það þarf að vera. Þetta er eitthvað sem þú getur byrjað í dag, undirbúið að ræða það á næsta fundi og ljúka því þegar einhver er að slá inn mínúturnar.
5 stigs áhættustýringarferli
Eins og með svo mörg verkefni verkefnisstjórnun er áhættustýring aðferð. 5 skrefin eru:
- Hefja
- Þekkja
- Meta
- Skipuleggja svör
- Innleiða
Ef þessi skilmálar þýða ekki mikið fyrir þig núna, vinsamlegast haltu því við - ég ætla að útskýra allt.
Skref 1: Byrjaðu
Í fyrsta lagi viltu setja samhengið fyrir áhættustjórnun þína í verkefnastjórnunarumhverfi þínu.
Það er líklega ekki mikið af vinnu að gera hér vegna þess að einhver í fyrirtækinu þínu muni þegar hafa undirbúið sameiginlegan áhættustefnu og allt sem þú þarft að gera er að fylgjast með því. Þetta mun útskýra nálgun fyrirtækisins á áhættu og gætu jafnvel boðið þeim sniðmát sem þú þarft. Sniðmát bjarga þér alltaf vinnu, svo horfðu á þá líka!
Jafnvel ef þú ert ekki með stefnu í stefnumótun fyrirtækja, getur einhver annar sem stýrir verkefnum við hliðina á þér fengið áætlun um áhættustjórnun sem þú getur afritað.
Hvers vegna endurfjármagna hjólið? Endurnotkun skjala er a verða ef þú vilt spara tíma og fá fleiri gert.
Notaðu það sem þú hefur fundið út til að framleiða áhættustjórnunarkerfi fyrir verkefnið. Þetta er hluti af heildaráætlun verkefnisins og talar um hvernig þú ætlar að nálgast stjórnun áhættu á verkefninu.
Ef þú veist ekki hvað ég á að setja í það skaltu lesa! Næsta skref mun gefa þér betri hugmynd um hvað ég á að tala um í áætlun um áhættustjórnun.
Þetta bætir sjálfstraustið með því að: Sýnir framkvæmdastjóra þinn að þú hafir nálgun við að takast á við óvissu um verkefnið og að þú ert virkur að fara að stjórna áhættu.
Skref 2: Þekkja
Þegar þú hefur fengið nálgun sem lýst er, þá getur þú byrjað að vinna að því.
Nú þekkir þú þann áhættu sem er að fara að hafa áhrif á verkefnið þitt. Þetta er aðeins alltaf skyndimynd í tíma og áhættaskráin þín er eitthvað sem þú vilt koma aftur til tímans og til að tryggja að eitthvað nýtt sé sett á það líka.
Þú getur greint áhættu með því að nota tékklisti um sameiginlega áhættu, viðtal við hagsmunaaðila um verkefnið (sérstaklega erfiðar hagsmunaaðilar eins og þær hafa almennt mikið að segja um það sem gæti farið úrskeiðis), brainstorming fundur og notkun skynsemi.
Þú ert að leita að hlutum sem gætu valdið vandræðum ef þau gerðu einhvern tíma. (Mundu að áhætta hefur ekki gerst ennþá. Verkefnaspurningar eru hlutir sem hafa þegar gerst.)
Hins vegar ferðu að gera það, þú ættir örugglega að taka þátt í öðru fólki. Alone, þú munt ekki hafa alla myndina og þú munt endar sakna hluti.
Áhætta getur og ætti að vera auðkennd af einhverjum. Sem verkefnisstjóri er starf þitt að hvetja samstarfsmenn þína til að auka áhættu hjá þér svo að þú getir gert eitthvað við lið sem lið.
Öll áhætta sem tilgreind er skal skrá í áhættuskrá. Ef þú ert með verkefnastjórnun á liðinu eða verkefnisstuðningi þá geta þeir gert þetta. Annars er það hluti af stjórnsýsluverkefnum fyrir þig að gera.
Þetta bætir sjálfstraustið með því að: Sýna fram á að þú sért meðvitaðir um helstu áhættuþætti sem gætu haft áhrif á verkefnið og að þú hefur möguleika til að halda áfram að vera meðvitaðir um nýja áhættu.
Skref 3: Meta
Áhættan er síðan metin fyrir líkur og áhrif. Þessi nákvæma grein um hvernig meta verkefni áhættu nær þér fyrir það. Gefðu því gott að lesa ef þú þekkir ekki ferlið.
Sem frekari mælikvarða geturðu einnig metið nálægð, sem þýðir hversu nálægt líkur eru á að hætta sé á því. Hættan með nálægð gæti hugsanlega gerst fljótlega. Áhætta með nálægð gæti orðið einhvern tímann í fjarlægum framtíð. Þetta getur gefið þér annan þátt í því að forgangsraða tíma og orku þegar kemur að því að takast á við áhættuna.
Þetta bætir sjálfstraustið með því að tryggja að stjórnendur þínir og allir á liðinu hafi skýra hugmynd um hvað myndi gerast ef eitthvað af þessum áhættu sé í raun.
Skref 4: Skipuleggja svör
Nú erum við komin í kjöthluta áhættustýringaráætlunarinnar. Í þessu skrefi vinnur þú út hvernig á að stjórna áhættunni með því að finna viðeigandi svar.
Við gerum þetta vegna þess að allt sem þú hefur fengið til þessa er listi yfir það sem gæti gerst að kasta verkefninu þínu að sjálfsögðu í framtíðinni og hversu stór samningur sem væri. Það sem stjórnandi þinn vill vita næst er: Hvað ætlar þú að gera um það?
Almennt eru 4 hlutir sem þú getur gert til að takast á við og stjórna verkefnisáhættu. Þeir eru:
- Forðastu
- Flytja
- Mitigate (þ.e. draga úr)
- Samþykkja.
Þetta er fjallað í smáatriðum í þessari djúpum kafa í áhættusvörunaraðferðir fyrir neikvæða áhættu .
Sumir af áhættu þinni gætu haft jákvæða niðurstöðu. Til dæmis: Það er hætta á að þú selir svo mikið af nýjum vörum þínum sem þú hrunir símalínur. Það væri gott vandamál að hafa, en það er enn hætta á að við ættum að skipuleggja.
Það eru ýmsar leiðir sem hægt er að undirbúa sig fyrir jákvæða áhættuþætti, þar á meðal:
- Hagnýta
- Deila
- Auka
- Samþykkja.
Þetta er fjallað nánar í þessari grein um áhættusvörunaraðferðir fyrir jákvæða áhættu .
Þú þarft að útskýra hvaða viðbragðsstýring er best fyrir alla áhættu í skráningunni þinni. Til dæmis gætir þú ákveðið að áhættan á þaki verksmiðjunnar hrynji eitthvað sem þú munt einfaldlega samþykkja þar sem ekki er líklegt að það gerist. Hins vegar er hættan á að matarskemmdir fari út helmingur mannafla þinnar, sem þú ert virkur að draga úr með því að endurmennta alla þjónustuveitendur þína. Ef það hefur gerst áður og er í raun alveg líklegt nema þú gerðir eitthvað um það, þá viltu draga úr áhættunni.
Þegar svarið hefur verið skilgreint og samþykkt, geta áhættueigendur verið skipaðir til að framkvæma áhættustjórnunarsviðið. Með öðrum orðum þarftu einhvern að vera ábyrgur fyrir að sjá í gegnum þau verkefni sem þú samþykkir.
Þetta bætir sjálfstraustið með því að: Sýnir framkvæmdastjóra þinn að þú hafir talið hvað ég á að gera um það sem gæti valdið vandamálum fyrir verkefnið og að þú setir áætlanir til að draga úr óvissu og áhættu á verkefninu.
Skref 5: Innleiða
Áætlun um áhættustjórnun ætti nú að fela í sér hver ber ábyrgð á því að gera áhættumataðgerðir fyrir hvern áhættu. Þeir ættu nú að vinna með þau verkefni svo að þú sért virkir meðhöndla opna áhættu.
Þetta bætir sjálfstraustið með því að: Sýna að þú og verkefnisfólk þitt geti fylgst með því sem þú sagðir að þú myndir gera. Með því að tilkynna um það sem þú hefur náð og áhættan sem þú hefur dregið úr sýnir það stjórnendur þínar að þú sért alvarleg um að skila og gera það sem þarf til framtíðarverndar verkefnisins gegn vandamálum.
Þegar áhættan er liðin - þegar það er ekki lengur viðeigandi vegna þess að það hefur gerst eða getur ekki lengur gerst - getur þú lokað því úr áhættuskrá þinni.
Með því að setja verkefnið í áætlun um áhættustjórnun er hægt að setja þig í sundur frá öðrum stjórnendum. Eigin stjóri þinn mun hafa sönnunargögn um að þú getir hugsað beitt og skapandi um það sem gæti valdið því að verkefnið þitt komi niður og - síðast en ekki síst - gerðu eitthvað um það. Þú verður að vera með persónulega stjórn á vandamálum áður en þau gerast, sópa vegfarendum og vera tilbúnir fyrir neitt!
Að líta svo á að vera góður í að stjórna verkefnisáhættu er örugg leið til að líta á sem öruggt par eða hendur af stjórnendum. Þú þarft ekki mikið af reynslu eða vottorðum til að hefja stjórnun verkefnisáhættu með góðum árangri (þó að formleg réttindi í áhættustýringu séu til staðar). Þessi einfalda 5 þrepa ferli mun fljótlega þýða að áhættustýring verkefnisins er embed í verkefninu.