5 leiðir til að greina verkefni og venjulegt starf
Þegar ég tala við fólk í liðum, segja þeir mér oft að þeir eru ekki viss um að þeir séu að vinna í verkefnum eða "bara" að gera fyrirtæki eins og venjulega virka. Bæði hlutverkin eru nauðsynleg í samtökum og jafngildir, en það getur hjálpað til við að skilja hvað þú ert að vinna með svo að þú getir betur séð hvar það passar í samtökunum í heild.
Skulum hreinsa upp muninn þannig að þú sért fullviss um hvað verkefnið er og hvað er hluti af viðskiptum eins og venjulega. Það eru fimm aðal munur á verkefnisvinnu og fyrirtæki eins og venjulega vinnu. Þú munt oft sjá 'viðskipti eins og venjulega' styttur sem BAU.
Verkefni breyta viðskiptum; BAU skilgreinir breytingu
Í fyrsta lagi er það munur á því hvernig breytingin er meðhöndluð.
Viðskipti eins og venjulega rekur reksturinn. Þeir halda ljósin áfram. Þeir þjóna viðskiptavinum og þeir náðu markmiðum. BAU-liðin eru einnig fyrstu til að vita hvenær núverandi viðskiptaferli virka ekki og eru ekki lengur í samræmi við tilgang. Þegar það gerist eru BAU-liðin þau sem þekkja þörfina fyrir breytingu.
Framkvæmdastjóri, sem hluti af stefnumótandi endurskoðun, getur lagt til fyrir hvaða breytingar þarf að gera fyrir þá deild eða viðskiptareiningu til að ná markmiðum sínum. Eða björt neisti í deild gæti lagt fram tillögu um breytingu í gegnum tillögu starfsmanns.
Í hinum enda litrófsins gæti verið að þú hafir fullan mál að ræða sem framkvæmdastjóri gefur til kynna breytingar sem þarf til að hjálpa deildinni að ná markmiðum sínum fyrir árið.
Það er ekki bara hagræðing viðskiptaferla. Þeir sem starfa í BAU hlutverkum geta einnig áttað sig á því að breyting sé nauðsynleg vegna breytinga á regluverki eða sem hluti af samkeppnisstöðu stofnunarinnar.
Frontline starfsfólk vinnur að því að skila stefnu, og þeir vita hvað þeir vilja vera öðruvísi en að komast þangað.
Verkefni eru kerfi til að framkvæma þessa breytingu. Verkefni skila breytingum til og í gegnum BAU aðgerðir með verkefnastjórnun. Við munum skýra hvað verkefnastjórnun er frekar. Verkefnastofnunin vinnur að því að skila breytingum sem BAU-liðin hafa greind. Þetta gerist þegar það hefur gengið í gegnum viðurkenningarferlið sem er venjulega viðskiptasaga og samþykki eldri stjórnenda.
Það er ekki að segja að fólk í verkefnishlutverki geti aldrei gefið til kynna umbætur á viðskiptahætti, en þeir munu gera það undir hlutverki sínu sem starfsmaður fremur en sem hluti af verkefnishlutverkinu.
Þessi skipting, sem þú munt einnig heyra í stuttu máli sem "breyta viðskiptum, hlaupa fyrirtæki," er áberandi í lok verkefna líka. Breytingin sem verkefnið framkvæmir er að afhenda framleiðsla. Það gæti verið nýr hugbúnaður, bygging, ný þjónusta eða eitthvað annað. BAU liðið ber ábyrgð á því að taka það og nýta það vel til að skila viðskiptabætur. Með öðrum orðum, verkefnið skilar getu til að fá bætur, og BAU-starfsemiin notar þann möguleika til að fá ávinninginn.
Verkefni stjórna áhættu; BAU dregur úr áhættu
Fyrir fyrirtæki eins og venjulega virkar til að vera árangursrík, muntu komast að því að BAU-liðin leitast við að draga úr öllum áhættu fyrir rekstur. Að taka óvissu út af viðskiptum til betri skipulagsstöðugleika og endurnýjanleg ferli er gott.
Af eðli sínu að vera einstakt og óvissa þarf verkefni áhættuþátt. Félagið er að gera smá sprengju í hið óþekkta, bara með því að gera verkefni, þar sem það kynnir breytingu og skilar eitthvað sem var ekki þar áður.
Verkefnishópar nálgast því áhættu á annan hátt við BAU hlið stofnunarinnar. Verkefnastjórar leitast við að stjórna áhættu, bæði jákvæð og neikvæð , til að ná sem bestum árangri. Það gæti falið í sér að draga úr áhættu til að reyna að takmarka líkurnar á því að það muni gerast, en það felur einnig í sér aðra áhættustýringaraðferðir.
Það er ólíklegt að þú munir alltaf slökkva á áhættu í verkefnum, en þú gætir gert það fyrir góða rekstrarástæðu BAU verkið þitt.
Verkefni eru tímabundnar; BAU er í gangi
Verkefni hafa upphaf, miðja og enda. Þetta er lífslengd verkefnisins . Raunverulegasta einkenni verkefnisins er að það lýkur. Verkefnastjóri og verkefnið vinna að verkefninu á þessum tíma. Þá lýkur liðið við afhendingu og loka áfanga í lokin.
BAU hættir ekki. Þú getur auðvitað lokað aðgerð eða stöðvað ferli ef það er ekki lengur nauðsynlegt fyrir fyrirtækið - þó að það verði stjórnað sem verkefni !. BAU virka framleiðir áframhaldandi vinnu án fyrirsjáanlegs lokadags.
Verkefni geta verið fjármagnaðar; BAU oft getur ekki verið
Verkefni geta verið fjármögnuð og oft getur BAU ekki verið - þú treystir rekstrarkostnaði fyrir áframhaldandi fyrirtæki þitt eins og venjulega vinnu. Með öðrum orðum eru bókhaldsmeðferðir við verkefni og "önnur" verkefni ólík.
Verkefnasjóður tengist oft að færa eign í notkun, sem þýðir að kostnaðurinn er hægt að eignast. Í sumum tilvikum getur þú jafnvel tekið verkefnakostnað undir línu eftir því hvar þú ert í heiminum og staðbundnar reikningsskilareglur.
BAU kostnaður er venjulega talinn opex (rekstrargjöld) og fylgst með rekstrarreikningi félagsins.
Verkefnisfjármögnun og fjármögnun fyrirtækja eru almennt mjög sérhæfð svæði, þannig að það er alltaf best að taka ráð frá sérfræðingum í fjármálum þínum áður en þú gerir dóma um hvað ætti og ætti ekki að vera fjármögnuð í fyrirtækinu þínu. Reikningsreglur eru mismunandi frá einu landi til annars, og jafnvel frá stofnun til stofnunar þar sem einstök fyrirtæki hafa tilteknar aðferðir og leiðir til að gera hluti.
Ef þú ert í vafa skaltu alltaf athuga!
Verkefni eiga þátt í þverfaglegum liðum; BAU felur í sér virkni liða
Að lokum er stór munur á smekk verkefnisins. Verkefni hafa tilhneigingu til að taka þátt í þverfaglegum hópum sérfræðinga sem komu saman til að skila ákveðinni framleiðsla. Vitandi hvernig á að hvetja verkefnislið er mikilvægt vegna þess að stundum hefst verkefni án þess að markmiðið sé miðlað til allra. Ef fólk hefur ekki skýra skilning á því sem þeir eru að vinna á þá hafa þeir tilhneigingu til að gera sitt besta verk.
Verkefnishópar samanstanda af því að fólk fylgi ákveðnum hlutverkum. Þetta eru ekki starfsheiti en staða innan verkefnisins með mismunandi ábyrgð. Helstu hlutverk verkefnisins eru:
- Verkefnastjóri
- Verkefnastjóri
- Senior birgir (stofnunin sem ber ábyrgð á að vinna verkið, sem gæti verið innra lið eins og upplýsingatækni eða utanaðkomandi verktaki eða seljandi)
- Viðskiptavinur (þetta gæti verið innri viðskiptavinur eins og annar deildarstjóri eða, í þjónustu við viðskiptavini, viðskiptavinurinn sem þú sendir verkefnið til)
- Sérfræðingar á sviði efnis (fólk kom með í liðið annaðhvort meðan á verkefninu stóð eða hluti af því sem nýtir sérþekkingu sína til að stuðla að velgengni verkefnisins).
Finndu út meira um hlutverk verkefnisins .
BAU vinna er hins vegar stjórnað af hagnýtum liðum. Þeir eru sérfræðingar í þeirra eigin rétti en eru flokkaðir saman sem deild og venjulega með minna skarð skörun á öðrum deildum en verkefnishópum.
Það er venjulega mjög skýrt hvað þeir eiga að vinna og markmið liðsins. Þeir munu hafa skýra markmið og sýn fyrir hlutverk deildarins í félaginu. Sem dæmi má nefna þjónustu við viðskiptavini sem vinnur sem hluti af stærri þjónustu við viðskiptavini með meðhöndlun símtala og tölvupósts frá viðskiptavinum um vöruna þína.
Það er flókið: það er skörun. Til dæmis er liðsforingi í viðskiptamiðstöðinni sérfræðingur á sínu sviði. Þeir geta verið sendar í verkefnishóp til að stjórna vinnupakka og auðlindir sem tengjast því að skila hluta verkefnis sem tengist viðskiptasambandi. En í verkefnisstarfi sínu eru þeir að taka þátt í efnisgreinarsérfræðingi, ekki leiðtogaþjónustudeildarstjóra. Sem verkefnisþáttur munu þeir vera ábyrgir fyrir hluta af verkefnisáætluninni og hafa mikla ákvörðun um hvernig verkið er framkvæmt til að mæta lokamarkmiðum. Þeir gætu ekki haft þetta í BAU hlutverki sínu.
Átökin milli BAU og verkefna
Verkefnisvinna og BAU vinna getur sest vel við hliðina á hvort öðru, en oftar en ekki er spenna. Það gerist vegna þess að verkefni reyna að breyta stöðuákvörðuninni. Staða Quo virkar nokkuð vel, og fólk gerir ekki að mestu leyti eins og breyting, þannig að það verður alltaf spennandi þarna.
Í öðru lagi, þegar þú ert að biðja fólk um að taka þátt í verkefnisliðinu þínu, þá geta þeir þjást af tryggingasáttmála. Er fyrsti ábyrgð þeirra á dagvinnu eða verkefninu? Skýrar markmið og sterkur skuldbinding við verkefnið frá stjórnendum getur hjálpað hér, auk þess að halda samskiptaleiðum opnum þannig að þeir vita hvað félagið og hópurinn ætti að vera forgangsverkefni.
Í þriðja lagi, að halda fyrirtækinu í gangi er alltaf forgang. Það hefur áhrif á verkefnishópa sem gætu séð fjármögnunarskera þeirra, helstu auðlindir sem dregin eru aftur í BAU-hlutverk og tímamörk seinkað vegna þess að vinna að því að halda daglegu starfi stofnunarinnar að fara er að draga áherslu.
Verkefnastjórar geta orðið svekktur við þetta en það er alltaf að vera svona, og það ætti að vera. Það er ekkert mál að skila frábærum verkefnum ef fyrirtækið hefur farið í brjóst í millitíðinni og enginn er eftir að nota það sem þú hefur byggt!
Með þessum leiðbeiningum í huga ætti að vera auðvelt að sjá hvort þú ert að vinna að verkefnum eða BAU eða bæði.