Hvernig á að skrifa RFP

Búðu til RFP sem mun fá niðurstöður

Beiðni um tillögu

, stundum kallað RFP eða RFQ fyrir "beiðni um tilvitnun", er skjal sem fyrirtæki gefur út þegar það vill kaupa vöru og það vill gera upplýsingar sínar tiltækar almenningi. Þetta er venjulega raunin þegar nokkur fyrirtæki bjóða upp á vinnu eða vinnu og býður upp á fleiri samkeppnishæf verð. En viðleitni ykkar gæti valdið tilboðum sem eru sóun á tíma þínum, eða verri, engin tilboð alls, ef þú undirbýr ekki RFP rétt.

Hér er hvernig á að fara um það til að ná árangri.

Erfiðleikar: Meðaltal

Tími sem þarf: Oft tekur nokkra daga

Hér er hvernig:

1. Gera heimavinnuna þína: Finndu út hvað þú þarft, hvað þú vilt og hvað er hægt áður en þú byrjar að skrifa RFP þinn. Ekki gefa út RFP fyrir vél sem getur framleitt 1.500 búnað á klukkustund ef þú hefur aldrei selt meira en 25 á mánuði. Það er ekkert mál að gefa út RFP fyrir fljúgandi bíl þegar boðberi getur komist í gegnum umferð eins hratt á reiðhjóli.
2. Skilgreina á milli þarfir þínar og vilja: Ef þú vilt kaupa forrit sem getur sent myndir á milli höfuðstöðva og vans á vinnustaðnum, gætirðu tilgreint fjölda mynda sem þú þarft á sekúndu, hámarksstærð myndanna sem þú þarft og nauðsynleg ályktun. Jú, það gæti verið gaman að hafa þessar myndir í lit, en er það mjög nauðsynlegt? Ef þú þarft raunverulega ákveðna tiltekna, notaðu orð eins og "vilja," "skal" og "verða". Þetta gefur til kynna að þetta eru kröfur. Upplýsingar sem eru eingöngu "vill" ætti að vera auðkennd með orðum eins og "mega", "geta" og "valfrjáls".

1. Ákveða hvað sigurvegari mun líta út : Tillögurnar sem þú færð til að bregðast við RFP þínum mun vera mismunandi. Hvert svarandi fyrirtæki mun hafa mismunandi styrkleika og veikleika. Sumir vilja leggja áherslu á lægsta kostnað. Aðrir vilja gír inn á bestu gæðum . Enn munu aðrir bjóða upp á fullkomið eiginleika. Ákveðið framan það sem þú ert að leita að - lægsta kostnaðurinn, hraðasta afhendingu eða einhver samsetning þessara tveggja.

1. Skipuleggja skjalið : Nokkuð sem þú skrifar fyrir fyrirtæki ætti að gefa mikla hugsun og ætti að skipuleggja. Yfirlit er góður staður til að byrja. Að lágmarki þarftu hluti til kynningar, kröfur, viðmiðanir, tímalínur og ferli. Margar af þessum köflum munu hafa undirflokka.
2. Skrifaðu kynninguna : Þetta er þar sem þú munir útskýra fyrir hugsanlega tilboðsgjöfum hvers vegna þú ert að birta RFP og hvað þú vonir til að ná með því. Innleiðingin getur einnig innihaldið samantekt á lykilatriðum frá öðrum köflum, þar með talið gjalddaga. Innleiðing RFP fyrir myndflutningskerfi gæti lesið eitthvað eins og þetta: "XYZ Company óskar eftir tillögum um mjög áreiðanlegt og auðvelt að nota kerfi sem getur sent myndir frá aðalskrifstofunni til vans hvar sem er á höfuðborgarsvæðinu. Móttækileg tilboð verður að berast mánudaginn 5. mars 2007 kl 8:00 PST. "
3. Útskýrið kröfur : Þessi hluti er ein mikilvægasta og það tekur yfirleitt tíma. Þú verður að tilgreina stærð og skýrleika myndanna sem senda á og nauðsynlegan hraða. Vertu viss, en segðu ekki bjóðendum hvernig þú viljir vinna verkið nema það sé nauðsynlegt. Þú gætir viljað brjóta þennan hluta upp í kaflana eftir kerfi. Til dæmis: a) Myndastærð og gæði b) Sending (sem gæti innihaldið bæði viðkomandi hraða og kröfur sem gera flutningin örugg) og c) viðeigandi valkosti (þar sem þú gætir listað lit sem æskilegur valkostur).

1. Valviðmið : Hér er þar sem þú segir tilboðsgjöfum hvernig þú velur aðlaðandi tilboðið. Þú getur lýst eins mikið eða eins lítið og þú vilt. Það er góð hugmynd að setja setningu eins og, "The sigurvegarinn, ef einhver er, verður valin eingöngu með dómi XYZ Company." Sumir ríkisstjórnarmenn eru mjög sérstakar um valviðmið, en flestar viðskiptabankar eru minna nákvæmar. Þú gætir viljað búa til töflureikni sem verðlaunin bjóða hvert tilboð á ákveðnum fjölda punkta í hverjum flokki, og ef lið velur besta tilboðið frá þeim sem eru með topp þrjú stig.
2. Tímalínur : Þessi kafli segir fyrirtækjum sem vilja bjóða upp á RFP þinn hve fljótt þeir verða að bregðast við og hversu lengi ferlið er gert ráð fyrir. Vertu sanngjarn þegar þú setur frest. Ekki biðja um tillögur um flóknar kerfanir og gefðu því bjóðendum aðeins nokkra daga til að svara. Gefðu þér lengri tíma til að undirbúa tilboð ef RFP er stórt, ef kaupin sem þú vilt kaupa er flókið eða ef þú þarft nánara svar. Þetta er líka þar sem þú getur sagt tilboðsgjöfum hversu lengi matferlið muni taka, þegar þau verða tilkynnt ef þau ná árangri og hversu fljótt þau verða að afhenda.

1. Aðferð: Notaðu þennan kafla til að útskýra hvernig ferlið muni virka, frá því að senda út RFP til að veita samningnum og hefja vinnuna. Þessi hluti gæti sagt: "Tilboð eiga sér stað á þeim degi sem tilgreint er í skrefi 8 hér fyrir ofan. Öll tilboð verða endurskoðuð til að tryggja að þau uppfylli allar kröfur og eru móttækilegar. Allar móttækilegar tilboða verða skoraðar í X flokkum (þú getur valið flokkana ef þú vilt) og efstu þrjú tilboðin verða metin af tillöguhópnum til að velja tilboðsgjafann og varamann. Samningaviðræður við aðlaðandi tilboðsgjafa er gert ráð fyrir að verða til samningsverðlauna innan tveggja vikna. "
2. Ákveða hvernig á að senda út RFP : Flestir RFP eru sendar út, en þeir þurfa ekki að vera. Þú getur sent RFP með tölvupósti, eða þú getur sent það á vefsíðu fyrirtækisins. Vertu viss um að tilgreina nafnið eða númerið sem tilboðsgjafar ættu að nota til að bera kennsl á RFP sem þeir eru að bregðast við.
3. Ákveða hverjir munu fá RFP: Þú gætir nú þegar bent á birgja sem þú vilt kaupa. Fyrirtæki þitt kann jafnvel að hafa lista yfir viðunandi söluaðila. Ef ekki er hægt að finna mögulega seljendur í gegnum faglega netið þitt , með því að leita á netinu eða með því að spyrja treysta söluaðila annarra efna til aðstoðar þeirra. Ekki takmarka listann þinn um hver fær RFP þinn til aðeins "stór" fyrirtæki eða "staðfest" söluaðilar. Þú gætir fundið betri hugmyndir og jafnvel betri verðlagningu frá smærri söluaðilum sem eru oft meiri áhuga á að vinna fyrirtækið þitt.
4. Senda RFP.