Mikið af því að skrifa fyrir fyrirtæki er slæmt, illa skrifað, óskipulagt, littered með jargon og ófullnægjandi.
Oft er það annað hvort of langt eða of stutt. Öll þessi eiginleiki stuðla að árangurslausum viðskiptaskrifum.
Hvort sem þú ert að skrifa sölustillögu, tölvupóst til yfirmann þinn, eða handbók fyrir hugbúnaðarpakka, þá eru ákveðin skref sem þú verður að fylgja til að vera árangursrík. Fylgdu þessum fimm skrefum:
- Skipuleggðu efni þitt
- Íhuga áhorfendur þínar
- Skrifaðu niður hugsanir þínar
- Proofread efni þitt
- Breyta efni þínu
Stofnunin er lykillinn
Ef þú skipuleggur ekki efni þitt mun það ekki flæða vel og það mun ekki vera skynsamlegt. Ritun getur einfalt eða flókið. Þegar þú skrifar tölvupóst sem kallar á starfsmannafundi er þetta eins einfalt og að safna hugsunum þínum. Á hinn bóginn verður þú líklega að þróa flókið útlit fyrirfram efnið sem lokið er ef þú ert að skrifa upp niðurstöður jarðtækra lyfjaprófa. Hvað sem verkefni, án viðeigandi stigs skipulagningar (jafnvel að skipuleggja hugsanir þínar), getur þú ekki innihaldið allt sem þú þarft eða ekki að gefa áberandi mikilvægustu málefni.
Vanræksla eða rangt fókus mun gera fyrirtækið þitt skrifa minna skýrt.
Vita áheyrendur þína
Áður en þú byrjar að skrifa skaltu hugsa um fyrirhugaða áhorfendur. Til dæmis getur kynning á nýjum 401 (k) forritinu þínu haft sömu útlínur þegar gefinn er til fjármálastjóra og starfsmanna, en hversu mikið af upplýsingum þú færð er breytilegt.
Þú þarft einnig að íhuga tón. A fljótur tölvupóstur til liðs þíns, sem minnir á ársafurðir fyrirtækisins, mun ekki hafa sama tón og misnotkun þín varðandi ársskýrslu fyrirtækis þíns.
Einnig mundu að þú munir miðla áhorfendum þínum betur ef þú leggur áherslu á það sem þú vilt að þau heyri frekar en hvað þú ert að segja .
Orð um góða ritun
Góð rithöfundar hafa mismunandi stíl við að skrifa. Sumir kjósa að skrifa allt út og fara síðan aftur og breyta. Aðrir kjósa að breyta eins og þeir fara eftir. Stundum er valinn stíll þeirra breytilegur eftir því sem þeir eru að skrifa.
Eins og þú skrifar (eða þegar þú breytir) skaltu vera meðvitaður um lengd. Þú ættir að nota nóg orð til að gera merkingu þína skýr, en ekki nota óþarfa orð bara til að gera það blómlegt. Viðskipti skrifa þarf að vera skýr og hnitmiðuð, ekki dreifð og blómleg. Mundu að enginn í viðskiptum hefur tíma til að lesa meira en nauðsynlegt er.
Á hinn bóginn, ekki gera stykkið þitt of stutt. Þú verður að skrifa nóg svo að merking þín sé skýr og verður ekki misskilið. Ímyndaðu þér að ef búnaður í vörugeymslu var merktur "notaður en góður". Það væri óljóst hvort það þýddi að búnaðurinn hefði verið notaður mikið eða að búnaðurinn væri ekki lengur ný en samt virkur.
Nokkrar fleiri orð hafa gert merkingu skýr. Einnig forðast að nota jargon eða skammstafanir vegna þess að þeir geta þýtt mismunandi hluti fyrir mismunandi lesendur. Óháð skriflegum stíl þínum, þurfa allir rithöfundar að lesa og breyta öllum skriflegu efni, jafnvel tölvupósti.
Proofread og Breyta
Óháð skrifastíl þínum, þurfa allir rithöfundar að lesa og breyta öllum skriflegu efni, jafnvel tölvupósti. Þegar þú ert búinn að skrifa skaltu lesa ritið þitt. Þú gætir þurft að breyta því. Prófalestur er að lesa aftur það sem þú skrifaðir til að ganga úr skugga um að öll orðin í höfðinu hafi gert það rétt á pappír. Vegna þess að heila okkar vinnur hraðar en fingrum okkar, getur þú sleppt orðum, sleppt endi eða notað rangt samheiti (td "þar" í stað "þeirra"). Sönnunargögn veiða þessar villur. Augljóslega er hægt að lesa tölvupóst í einni línu og auðvelt er að smella á það eins og þú skrifar.
Hins vegar, ef þú ert að skrifa handbók, verður prófrannsóknin þín flóknara og taka lengri tíma.
Eftir að þú hefur lesið efni þitt, er kominn tími til að breyta. Stundum er hægt að gera prófunar og ritvinnsla samtímis, en það er skilvirkara þegar það er gert í röð.
Ástæðan sem þú ert að breyta er að laga eða breyta því sem þú skrifaðir til að gera efni hljóðið (og lesið) betra. Þegar þú skrifar í viðskiptum þýðir þetta að laga villur og gera textann eins skýr og hnitmiðuð og mögulegt er.
Þú ert ekki að skrifa skáldsögu
Þegar þú ert að skrifa fyrir fyrirtæki ertu ekki að skrifa næsta "mikla bandaríska skáldsögu." Skrifa þín ætti að vera eins lýsandi og nauðsynlegt, en þú þarft ekki að mála skær orðsmynd með því að nota fullt af stórum orðum og talmálum. Ef þú átt "gler hús", ekki skrifa "gljáa heimilisföng," skrifa "gler hús."