Ráð til að vita hvenær, hvers vegna, hvernig og hvað á að skjal í starfsmenntun
Skjalfesting er nauðsynleg fyrir stjórnendur og starfsmannamenn vegna þess að þú þarft að gera alvarlegar aðgerðir til að skrá alla atburði í vinnusögu starfsmanna þína - bæði jákvæð og neikvæð frammistöðu.
Hérna er ástæðan fyrir því að stjórnendur og starfsmenn í HR muni fylgjast vel með öllum atburðum.
Hvers vegna skjal?
- Skjalfesting gefur til kynna að frammistöðuvandamál hafi verið rætt við starfsmanninn tímanlega og hnitmiðaðri.
- Documentation býður upp á sögu um umbætur starfsmanns eða mistök að bæta árangur með tímanum. Það er tímaröð og nákvæm lýsing á aðgerðum starfsmannsins, aðgerðum framkvæmdastjóra og viðburði eins og þær eiga sér stað.
- Documentation veitir sönnunargögn sem styðja stjórnunarákvarðanir til að taka óhagstæðar aðgerðir, svo sem aga eða uppsögn með starfsmanni.
- Documentation býður upp á sönnun þess að starfsmaður skilji lausa kynningu eða tækifæri yfir aðra starfsmenn sem einnig eru gjaldgengir.
- Documentation veitir sönnunargögn til að réttlæta launahækkanir , lækkun eða hvers vegna starfsmaður fékk engin hækkun.
- Ef málsókn er fyrir hendi, ljúka og ítarlegum skjölum vernda hagsmuni vinnuveitanda. Skjölin geta styðja aðgerðir stjórnenda við að ljúka árangurslausum starfsmanni . Það getur einnig sannað að starfsmaðurinn hafi verið sagt upp af ástæðum sem eru lögfræðilegar í andstöðu við aðra eins og ólöglegan mismunun .
Hvað á að skjal
Stjórnendur þurfa að skrá starfsmenntun, bæði jákvæðar framlög og árangurssvik. Þeir þurfa að skjal nákvæmlega hvað starfsmaðurinn gerði og sagði og hvað framkvæmdastjóri gerði og sagði sem svar við fundi eða samtali.
Þú þarft að skjalfesta samninga sem gerðar eru meðan á samtalinu stendur, markmið settar , nauðsynlegar umbætur og væntingar og tímalínan til úrbóta.
Skjölin skulu einnig innihalda skuldbindingar sem framkvæmdastjóri gerir til að aðstoða starfsmanninn.
Hvernig á að skjal
Skjalfesting ætti að vera skrifuð á meðan eða strax eftir fundinn eða samtal við starfsmanninn. Þú skalt ekki missa af því að skrifa niður samtalið á þeim degi þegar það gerðist í raun. Bíð þangað til síðar hefur áhrif á gæði skjala vegna þess að það er byggt á minni.
Eitt af verstu mistökum stjórnenda gerir er að trúa því að þeir geti enduruppbyggt ráðgjafarsögu starfsmanns eftir þörfum. Engin HR manneskja sem hefur reynslu af viðeigandi, tímabærum gögnum er alltaf að blekkjast af endurgerðri skrá. Stjórnendur sem endurgera frá minni koma í óþarfa og óviðunandi áhættu fyrir fyrirtæki þeirra vegna þess að uppbyggð saga mun ekki halda áfram í hugsanlegum málsókn.
Þú þarft skjölin þín til að birtast faglega, snyrtilegur og skipulögð. Skrifaðu skjöl eins og þú talar um sögu til þriðja aðila. Þú veist aldrei hver getur lesið skjölin þín einn daginn, svo vertu viss um að það endurspegli fagmennsku þína. (Aftur á hanastélapotti, umslagi eða klímmiði telst ekki vera fagleg skjöl.)
Skjölin þín ættu að fara í nýjan framkvæmdastjóra starfsmanns ef starfsmaðurinn fær nýtt starf - eða þú gerir það í fyrirtækinu þínu.
Til að minnast þín og upplýsa nýja framkvæmdastjóra starfsmannsins þarftu að setja nafn og titil starfsmanns, nafn og titil og full dagsetning á hverju skjali.
Skrifa skjöl sem er staðreynd, sanngjarnt, lagalegt, hlutlaust, heill og samkvæm. Forðastu skoðanir (Mike er slæmur, Alice er latur. Tom ljó að mér.), Nafnaköllun, ritstjórnun (John er skíthæll. Mark hefur viðhorf vandamál.) Og merkingar (Mary er ábyrgur. George er ekki lið leikmaður.).
Forðastu einnig að reyna að túlka hegðun starfsmannsins. (Marsha líkar ekki við þetta verkefni. Paula virðist vera yfir höfuðinu.) Lágmarkaðu notkun lýsingarorða eins og lýsingarorð og lýsingarorð (hægt, slæmt, óhamingjusamur, moody, dónalegt). Gefðu sérstaka hegðun og verkum starfsmanns, ekki skoðun þína eða túlkun á því.
Í gögnum er nauðsynlegt að taka saman samtalið. Haltu við staðreyndum og skrifaðu niður bara það sem þú sagðir og hvað starfsmaðurinn sagði. Gakktu úr skugga um að skjölin þín séu ótvírætt og að þær fái staðreyndirnar beint. (Í öllum hugsanlegum lagalegum aðstæðum, gera villur í hvaða skjalfestu atvikum öll gögnin grunsamlega.)
Loksins, skjalið hvaða samninga, skuldbindingar, tímalínur, nauðsynlegar umbætur, innritunarpunktar og aðrar upplýsingar sem gætu farið frá minni. Gakktu úr skugga um að þú setur dagsetningu og tíma fyrir frest og gjalddaga svo að misskilningur muni ekki eiga sér stað.
Vita skjalastefnu HR deildarinnar, sem mun segja þér hvaða skjöl þarf staðsetning í starfsfólki starfsmannsins. Öll gögn um aga skulu vissulega fylgja með.
Hvar á að geyma starfsmannaskjöl
Þar sem skjöl um starfsmenn eru trúnaðarmál og einkaaðila við starfsmanninn, verður þú að gæta þess að öll skjöl séu trúnaðarmál við framkvæmdastjóra, HR og hugsanlega næsta starfsmann starfsmanns. Þannig er ekki mælt með því að setja skjöl á samnýttu tölvutæki. Handskrifuð skjöl og skjöl ritstjóra sem prentuð eru út eru best geymd í læstum geymslu.
Ef þú fylgir þessum leiðbeiningum, þegar þú ferð til HR til að biðja um aðstoð við að skiptast á, ljúka eða flytja starfsmann í vinnu með betri möguleika , þá mun HR hjálpa þér við að leysa vandamálið eða bæta ástandið. Þegar HR segir þér að skjalfesta, skjalfesta, skjalfesta eða þeir geta ekki hjálpað þér, þá munt þú hafa alla grunnana þína þakið.
Fyrirvari: Vinsamlegast athugaðu að upplýsingarnar, sem veittar eru, eru ekki tryggðar fyrir nákvæmni og lögmæti. Þessi síða er lesin af heimsvísu áhorfendur og vinnulöggjöf og reglugerðir eru mismunandi frá ríki til ríkis og lands til landsins. Vinsamlegast leitaðu að lögfræðilegri aðstoð, eða aðstoð frá ríki, Federal, eða International Government Resources, til að tryggja að löglegur túlkun og ákvarðanir séu réttar fyrir staðsetningu þína. Þessar upplýsingar eru til leiðbeiningar, hugmynda og aðstoð.