Hlutverk verkefnisstjóra
Verkefnisstjórar ...
Þróa stór hugmynd
Fyrsta verkefnisstjóri verkefnisins er að þróa stóra hugmyndina. Það hefur ekki alltaf verið svona. Ekki fyrr en verkefnastjórar voru búnir að taka upp fullkomlega viðvarandi hugmynd, sennilega fullan mál og snúa því í verkefnisáætlun sem hægt væri að framkvæma.
Í dag hefur hlutverk verkefnisstjórans þróast nokkuð og þú ert líklegri til að finna þig að taka þátt fyrr og fyrr í verkefninu áður en það hefur jafnvel orðið "verkefni".
Þú munt vinna með verkefninu styrktaraðili til að útskýra hugmyndina til að mynda fyrstu mynd af verkefninu og vinna úr því hvort það sé mögulegt.
Setjið saman liðið
Ef stór hugmynd þín er talin gerlegt, þá er næsta skref þitt að setja saman lið sem getur unnið að því að snúa þeirri hugmynd að veruleika. Þú þarft fjölda manna sem geta uppfyllt ýmsar hlutverk í verkefnishópi .
Helst ertu að leita að efni sérfræðinga á hverju hagnýtu svæði, en þú þarft einnig að taka tillit til íhugunar. Verkefnisstjórar geta ekki alltaf fengið starfsfólkið sem þeir vilja á lið vegna þess að sérfræðingar eru uppteknir af öðrum verkefnum. Ef þú ert ekki fær um að bíða eftir því að verða laus, þá verður þú að vinna með þeim sem eru í boði.
Þú þarft ekki alla sem taka þátt í liðinu allan tímann. Sumir hagnýtar sérfræðingar, svo sem lögfræðingar eða fréttamenn, þurfa aðeins að taka þátt í liðinu á viðeigandi stöðum á leiðinni. Hluti af hæfni verkefnisstjórnar og auðlindastjórnun er að ganga úr skugga um að þú lætur þeim vita að verkefni þeirra eru að koma upp og þá koma þeim í skyndi í verkefninu um leið og þekkingu þeirra er þörf.
Skipuleggja hvað er að gerast
Þegar verkefnið hefst og upphafstímarnir byrja þú að vinna með liðið þitt til að skilgreina nákvæmlega hvað þarf að gera. Það felur í sér að skýra skilgreiningu fyrir verkið og tryggja að allir skilja markmiðin.
Það er þess virði að segja frá þessu öllu með tilliti til viðskiptaverðmæti eða ávinnings: Með öðrum orðum, útskýrðu hvers vegna þú byrjar á þessu nýja verki.
Leiða liðið
Nú hefur þú sett saman liðið þitt og þú veist allt sem þú þarft að ná saman, það er starf verkefnisstjóra að tryggja að allt liðið vinnur saman til að ná því.
Það er erfiðara en það hljómar! Árangursrík leiðandi lið þýðir að semja um viðfangsefni ágreinings, átaks og að vera á undan samskiptum á öllum tímum. Þú verður að hvetja liðið þitt til að gera frábært starf, jafnvel þegar tíminn er sterkur. Það felur einnig í sér þjálfun, þjálfun, leiðbeiningar og þróun fólks sem vinnur í verkefninu, jafnvel þótt þeir starfi ekki beint fyrir þig. Það er kostnaður sem gleymist oft á verkefnum en muna að fólk skili betur ef þeir telja að þeir séu virtir og hvattir til að gera sitt besta verk. Ef þú getur gert verkefnið þitt stað þar sem fólk vex og þróar nýja færni, þá vilja fólk vilja vinna með þér.
Leiðandi liðið felur einnig í sér að setja upp og stjórna samvinnu á liðinu. Þetta gæti verið í gegnum verkefnastjórnunartæki eða augliti til auglitis liðsfundar eða eitthvað á milli. Samstarf og uppbygging skilning á "lið" mun hjálpa verkefninu þínu að takast á við þegar átök eða erfiðar tímar eru í verkefninu, svo sem frest sem skyndilega er fluttur fram.
Annast peningana
Verkefni kosta peninga, og að geta sett saman verkefnisáætlun er lykilþjálfun fyrir verkefnisstjóra. Hins vegar skiptir hlutverk þitt ekki þar. Þú þarft að geta stjórnað peningunum og stjórnað kostnaði við verkefnið áfram.
Þú getur gert þetta með því að:
- Þróa áætlanir sem ná yfir öll verkefni verkefna og fjármagns sem krafist er.
- Vinna með efni sérfræðinga til að tryggja að þetta sé alhliða og heill.
- Notaðu áætlanir þínar til að búa til verkefnisáætlun.
- Notaðu kostnaðarhámarkið til að útskýra fyrir verkefnisins styrktaraðila og vera skýr um hversu mikið verkefnið kostar.
Þá getur þú stjórnað kostnaði þínum í gegnum verkefnið með nákvæmri kostnaðarstýringu. Þetta felur í sér að bera saman það sem þú ert að eyða í raunveruleikanum við áætlanir og verkefni fjárhagsáætlun sem þú setur saman. Vonandi eru þeir ekki of langt í sundur, en ef þú tekur eftir stefnu í að eyða of mikið eða rangt mat, þá munt þú vera nógu snemma til að leiðrétta það, með hvaða heppni. Þú getur aðeins lagað það sem þú tekur eftir, svo góð kostnaður stjórna er mikilvægt.
Sérfræðingur þjórfé: Góð kostnaður stjórna felur í sér meira en bara að fylgjast með. Þú þarft einnig að fylgjast með því hversu mikið af vinnu er unnið á verkefninu. Það er samsetningin af peningum og verkefnum lokið sem gefur þér skoðun um hvort verkefnið eyðir út fyrir það.
Gerð ákvarðana
Við skulum fá eitt atriði beint: meðan verkefnisins styrktaraðili er fyrir risastóra ákvarðanir, ertu verkefnisstjóri og ábyrgur fyrir meirihluta ákvörðana sem gerðar eru um verkefnið. Jafnvel stóru. Jafnvel þegar þú tekur ekki ákvörðunina verður þú að leggja fram tilmæli um hvaða ákvörðun þú telur að styrktaraðili ætti að taka, vegna þess að þú hefur allar upplýsingar og hefur eytt aldri þar sem þú skoðar það og gætu ekki haft getu til að gera það það.
Áhugasamir hluthafar
Ekki svo löngu síðan talaði verkefnastjórnarbókmenntir um "hagsmunaaðila stjórnun". Í dag er viðurkennt að þú getir ekki "stjórnað" hagsmunaaðila. Það er engu að síður og svolítið móðgandi að stinga upp á því, þannig að við tölum um að "taka þátt" í staðinn.
Í raun og veru hafa verkfærin sem um ræðir ekki breyst - það er bara orðræðu og viðhorf sem er öðruvísi. Þú munt enn fremur útskýra hverjir hagsmunaaðilar eru í verkefninu og hvort þeir séu sérstaklega öflugur eða áhrifamikill í tengslum við verkið sem þú ert að gera. Búðu til samskiptaáætlun og settu hana í framkvæmd.
Áhugasamningur felur í sér að vinna með fólkið sem hefur áhrif á verkefnið til að tryggja að þeir skilji þær breytingar sem koma.
Lesið næst: Að takast á við erfiða hagsmunaaðila (vegna þess að ekki er allir auðvelt að vinna með).
Skila markmiðum verkefnisins
Þú munt gera þetta með þátttöku liðsins, og það er það sem allt verkið hefur hingað til hefur leitt til.
Að geta skilað árangri á því sem þú lofaðir að byggir á því að vera mjög skýr um hvað það ætti að vera. Þú þarft að skrá helstu lykilatriði og þær ráðstafanir sem verða notaðar til að meta hvort þú náði því sem þú hefur ákveðið að gera.
Þetta ætti að vera sett fram í viðskiptalegum verkefnisins eða verkefnisstjórnarskjalinu (eða báðum að mismunandi stigum í smáatriðum). Þess vegna ætti það að vera tiltölulega einfalt að sjá hvað þessi markmið eru - það er minna einfalt að ganga úr skugga um að þú sért að skila þeim.
Góð áætlanagerð, sterk forysta og hæfni til að sjá stóra myndina auk smáatriðanna mun hjálpa ótrúlega.
Stjórnaðu Handover To Live
Til að ná markmiðum verkefnisins er ekki endanlegt hlutverk þitt sem verkefnisstjóri. Mikilvægasti hlutinn í lok framkvæmda áfangans er að ganga úr skugga um að þú veitir skýr og heill afhendingu til liðsins sem er að fara að stjórna verkefninu áfram.
Gott yfirráð þýðir að þú getur tekið skref aftur. Þú munt ekki lengur vera "fara til" manneskja um verkefnið og þú munt geta áfram á næsta verkefnið með því að vita að fyrirtækið þitt geti gert það besta sem þú hefur afhent þeim.
Deila þekkingu
'Lærdómur' er hvernig við lýsum því sem var lært í gegnum verkefnið sem hægt væri að nota við aðrar aðgerðir í framtíðinni. Verkefnisstjóri skal halda kennslustund í lok verkefnisins. Þetta hjálpar liðinu að vaxa og viðhalda skipulagiþekkingu. Með öðrum orðum kemur það í veg fyrir að fyrirtækið geri sömu mistök aftur.
Svo er það sem verkefnisstjóri gerir allan daginn. Raunveruleg til að gera lista gæti verið svolítið frábrugðin þessum lista, en í meginatriðum munu öll verkefni þar sem stuðla að þessum þáttum að vera verkefnisstjóri. Það er fjölbreytt og krefjandi starf, en það er líka fjölbreytt og gott starfsval!