1. 8:00 á mánudagsmorgni
Vandamálið með þessum fundi er að enginn er tilbúinn fyrir það. Eftir allt saman, það er klukkan 8:00 á mánudagsmorgun-ekkert hefur gerst enn og hvað gerðist í síðustu viku er að mestu fornu saga.
Annað vandamálið með þessum fundi er að fyrir alla að vera tilbúinn þá verða þeir að vinna sunnudagskvöld sem er fínt í augnablikinu en tryggt að þér fái nokkrar alvarlegar atkvæði fyrir "jerk ársins" frá starfsmönnum og fjölskyldumeðlimum starfsmanna.
Lausnin: ef þú verður að hlaupa á fundarsamkomu á mánudag, ýttu það að seinna að morgni eða snemma að morgni. Betri enn, ýttu það til þriðjudagsmorgun.
2. Stundarfundur í kringum borðið
Þú þekkir þennan fund. Það er það sem fólk fer um í herberginu sem deila nýjustu uppfærslum sínum, saga, fantasíu og draumum. Sitið á röngum stað og þú endar sem 22 nd manneskjan til að bjóða upp á uppfærslu á hópi sem þvagblöðru eru of þungur og heila numar frá pólitískum stilla uppfærslum sem koma frá munni samstarfsfólks í fjarlægum aðgerðum.
Lausnin: hittu ef þú verður, en settu reglur um uppfærslur. Biddu fólki að einbeita sér að mikilvægum fréttum sem hafa áhrif á alla eða að skilgreina áskoranir sem krefjast hjálpar frá öllum aðgerðum.
Gera eitthvað til að takmarka sársaukalausan mars af gratuitous og sjálf-þjóna stöðu uppfærslur sem undisciplined umferð-the-borð fundum mynda.
3. Endurteknar fundir sem hafa misst tilgang sinn
Allir endurteknar fundir þar sem enginn getur muna hvers vegna þessi fundur er ennþá framundan er frambjóðandi til tafarlausrar útrýmingar.
Lögmál eðlisfræði flytja til funda og fundur á áætluninni hefur tilhneigingu til að vera á áætluninni löngu eftir að það hefur nýtt sér gagnsemi sína á vinnustað. Einn nýr framkvæmdastjóri endurskoðaði endurtekna lista yfir fundi í áætlun liðsins og lét af störfum tveimur af þeim vegna þess að hann gat ekki leynt ástæðu þess að þessi fundir væru til. Hann fékk meira en nokkrar þakkarskýringar og nokkrar athugasemdir frá fólki að velta fyrir sér hvernig hann náði að drepa þennan fund sem þeir höfðu reynt að losna við undanfarin ár.
Lausnin: Skoðaðu allar endurteknar fundir sem þú leggur í hópinn þinn eða að þú sért þátttakandi í og útrýma þeim úr lífi þínu og lífi liðsfélaga þína. Ef þú ert ekki gestgjafi fundarins skaltu tilkynna gestgjafi um fyrirætlun þína og sjónarhorn á gagnsemi fundarins. Ef þú ert gestgjafi / styrktaraðili, kjósendur og gefðu þeim rödd og atkvæði. A hluti af draconian sneið af endurteknum fundum opnar dýrmætur tími fyrir aðra mikilvægari starfsemi.
4. Hópaðu Word-Smithing fundi
Þetta er einhver fundur þar sem þú draga saman hóp fólks til að vinna að orðalaginu fyrir eitthvað: sýn, verkefni, stefnuyfirlýsingu, umfangsyfirlit í verkefnastjórnun.
Framleiðsla þessara funda er yfirleitt röð af óþægilega smíðaðir setningar sem endurspegla málamiðlun af hálfu yfirmannsins. Enginn í herberginu samþykkir endanlega vöru, en allir köllar höfuðið í samráði um leið og orðalagið fer yfir fáránlegt til bara hræðilegt í tilraun til að gera sársaukann að fara í burtu.
The olution: aldrei afstýra gróft orðalag neitt til nefndar. Taktu stungu á hlutina sem um ræðir sjálfur, hoppaðu af nokkrum samstarfsfólki og þegar þú nálgast eitthvað sem byrjar að vinna fyrir þig, biðu mjög vandlega um inntak frá hópi. Spyrðu skýringar, notaðu mikla athugasemdum og farðu síðan af og endurnýja yfirlýsingu (s), endurtaka ferlið eftir þörfum.
5. Sniðmátstefna fundir
Ég lýkur þar sem ég byrjaði, með mjög brotinn stefnufundur sem lýst er í opnun þessarar greinar.
Það er engin töfrandi ferli eða sniðmát eða jafnvel einföld röð af skrefum sem hjálpa stefnumótandi skýrleika koma fram. Að framkvæma SWOT (styrkleika, veikleika, tækifæri og ógnir) greining er ekki alltaf á mikilvægum leið til að koma á nákvæma mati á skilyrðum og tækifærum. Og tölur og markmið og vöxtur eru ekki aðferðir. Varist einhver sem bendir á að þeir hafi einfalt ferli fyrir þetta flókna efni.
Lausnin: Fjárfestu í mjög hæfu og reynda stefnumótandi ráðgjafa eða ráðgjafa sem skilur hvernig á að leiðbeina, stundum leiða og stundum fylgja í leit að því að þróa virkan og þroskandi stefnu. Réttur faglegur mun halda hópnum til ábyrgðar til að finna svör við réttum (erfiðum) spurningum sem þarf að svara á leiðinni að stefnumörkun skýrleika.
Aðalatriðið
Fundir eru ómetanlegar tækifæri til að tengja, miðla, byggja upp sambönd og örva skapandi lausn á vandamálum. Þeir eru líka tækifæri þroskaðir fyrir ofnotkun og jafnvel misnotkun. Leitast við að vera framkvæmdastjóri sem virðir vald og mikilvægi funda. Notaðu þessar ráðstefnur af réttum ástæðum með því að reisa þá til að einbeita sér að lykilatriðum, beita hugmyndum og mikilvægu leyti, virða þá tíma sem allir setja á fundinn. Þátttakendur þínir munu meta jákvæða nálgun þína meira en þú getur einhvern tíma vita.