Fundur Stjórnun Key - Standa PAT
Sumir stjórnendur ráða PAT
nálgun á fundum, þar sem krafist er að þú þurfir að taka þátt í því, sem þú þarft að gera, og það sem þú vilt. Að örva þátttakendur með þessum mikilvægu samhengi í samhengi við fundinn tryggir að fólk sé tilbúið að taka þátt og styðja við heildarmuninn á fundinum. Skýr PAT útlínur hjálpar til við að tryggja afkastamikill fundur.
Þú ættir að geta skilgreint tilgangi fundarins í flestum 1 eða 2 setningum. "Þessi fundur er að skipuleggja nýja markaðssetningu herferðina" eða "þessi fundur er að skoða nýja stefnu flutningsins til að meðhöndla ávöxtun." Tilgangurinn hjálpar til við að tryggja að allir vita hvers vegna þeir eru þar, hvað þarf að gera og hvernig á að fylgja framfarir og keyra til niðurstöðu.
Setja dagskrá. Skráðu þau atriði sem þú ert að fara að skoða / ræða / skoða. Mér finnst gaman að úthluta tímamörkum á hverjum dagbókaratriði (sjá hér að neðan) og auðkenna þann sem er ábyrgur fyrir því að halda umræðu. Stilla tímamörk; að minnsta kosti setja byrjun og lok tíma.
Ég mæli einnig með að setja lengd fyrir hvert atriði á dagskrá. Þetta ætti að vera alls í heildarfundi tímabilsins.
Byrjaðu fundi þína á réttum tíma
Ef þú vinnur í einum af þessum menningarheimum þar sem fólk lendir í fundi alla leið fram að fimm eða tíu mínútum eftir áætlaða upphafstíma, er kominn tími til að hefja nýja stefnu.
Eitt fyrirtæki hvetur stjórnendur sína til að loka dyrunum á áætlaðan upphafstíma og þeir sem eru seinir eru ekki velkomnir til að mæta. Þó að þetta gæti verið meira draconian en þú hefur áhyggjur af að starfa, þá ættirðu ekki að hafa neinar áhyggjur af því að koma á fundinum til að panta, endurskoða tilganginn og staðfesta væntingar og tímasetningu.
Ekki bíða eftir að stragglers komi upp. Þegar einhver kemur seint, ekki fara aftur og endurskoða það sem þegar hefur verið fjallað. Haltu áfram með fundarmálum þínum. Þetta mun vera óþægilegt fyrir stragglerinn og bæta líkurnar á því að hann komi til tíðar á næstu fundi.
Ef fundaraðili / styrktaraðili birtist ekki á réttum tíma skaltu íhuga fundinn aflýst og fara aftur í vinnuna. Fimm til sjö mínútna biðtími er sanngjarnt. Stuðlar eru hljóðar í óvæntum erfiðleikum og vildi frekar að þú eyðir ekki tíma þínum að bíða eftir honum / henni.
Haltu fundinum um efni
Gott starf er að úthluta einhverjum hlutverki að halda öllum á réttan kjöl á fundinum. Of oft dregur umræðurnar niður og þá niður í andvirði skoðana, hugmynda, staðreynda og tilfinninga. Í staðinn, úthlutaðu hlutverki og upplýsðu alla í aðsókn að þessi einstaklingur muni blanda ef og hvenær umræðurnar snerta af dagskrá og tilteknu umræðuefni.
Í sumum fyrirtækjum er þetta hlutverk vísað til sem "Traffic Cope," í öðrum, "Topic Keeper." Óháð miðanum er hlutverkið mjög gagnlegt til að efla skilvirkni og framleiðni fundanna.
Ef fleiri atriði koma upp sem eru utan dagskrár en mikilvægt er að ræða þá ætti það að vera skýrt tekin og sett í "bílastæði" til framtíðar umfjöllunar og umræðu eða fyrir stakan fund. Fundar eigandi áskilur sér rétt til að heimila minniháttar ágreining um ef það styður heildarmarkmiðið.
Halda og dreifa fundargerðum / mínútum
Einhver, annar en fundaraðili, ætti að halda mínútum fundarins. Góð upptaka af fundargerðinni mun innihalda:
- Fundartími, dagsetning, staðsetning
- Lýsing á tilgangi
- Afrit af dagskránni
- Listi yfir þátttakendur og listi yfir þá sem ekki sóttu
- Nákvæm samantekt skrá yfir ályktanir, aðgerðir, ábyrgð og dagsetningar til að ljúka. Margir notendur nota dagskráina sem leiðarvísir til að skrá niðurstöður og aðgerðir.
- Skipulagt eftirfylgni fundur ef raunverulega þörf.
Helst skaltu dreifa fundarskýringum eins fljótt og auðið er eftir lok fundarins og algerlega innan eins virks dags. Fundargerðirnar og minnismiða þjóna sem mikilvægur áminning fyrir þátttakendur sem og upplýsingamiðlun fyrir aðra hagsmunaaðila eða fyrir þá sem sakna fundarins. Fundargerðirnar eru frábær tól til að nýta sér til að minna fólk og hópa um framhaldsnám þeirra.
The Bottom Line fyrir núna:
Það er mögulegt að fundur muni leiða til jákvæðs útkomu, hjálpa til við að knýja fram verkefni og fólk áfram, bara treystu því ekki. Einhver kostgæfni og vísvitandi styrking á stjórnun tæknisamfélagsins mun bæta líkurnar á því að fá góðan árangur.
-
Uppfært af Art Petty