Þessi grein býður upp á hugmyndir fyrir stjórnendur á öllum stigum til að styrkja getu sína til að auðvelda fundi til stuðnings við að bæta framleiðni.
Þar sem stjórnendur fara úrskeiðis með fundi
Margir stjórnendur telja að þeir kunni að "hlaupa" fundi.
Þeir setja dagskrá, gera allt sem talað er og gera allar ákvarðanirnar. Þó að þetta gæti verið auðvelt og skilvirkt fyrir stjórnendur, þá er það oft sóun á tíma fólks og það tappar ekki í skapandi möguleika liðsins. Reyndar hefur það hið gagnstæða áhrif þegar starfsmenn hafa tilhneigingu til að afturkalla, fresta til stjórnanda sem greinilega vill vera ábyrgur.
Það eru margar ástæður stjórnendur fela ekki starfsmenn sína meira í fundi, þar á meðal:
- Ótti við að sleppa.
- The rangar trú að þeir þurfa að veita öllum svörunum vegna þess að þeir eru ábyrgir.
- Skortur á trausti á hæfileika eða vandamálahæfileika starfsmanna sinna.
- Skortur á aðferðum til að auðvelda fundi.
Þó að fyrstu þrír hlutirnir séu hegðun fátækra stjórnenda, þá er hægt að læra og styrkja það með því að gera það síðasta, auðvelda færni.
Styrkja fundinn þinn auðvelda færni
Með skilgreiningu þýðir að auðvelda, " að auðvelda eða minna erfitt; hjálpa áfram . "Til þess að framkvæmdastjóri geti auðveldað fundi (í stað þess að keyra það) þurfa þeir að vera tilbúnir til að sleppa afl sinn og vera opin fyrir mismunandi niðurstöður og aðferðir.
Réttur fundaraðstoð felur í sér að allir taki þátt í að greina og leysa vandamál. Liðin munu nánast alltaf þróa betri og sköpunarlausar lausnir en einhver framkvæmdastjóri gæti og mun líklegri til að styðja við framkvæmd lausna.
Hér eru níu færni sem þarf til að auðvelda fundi, allt sem hægt er að læra og bæta með æfingum:
- Dagskrá áætlanagerðar. Samstarfsfundur hefst með áætlanagerð dagskrár. Val á efni sem bjóða þátttöku, þ.e. vandamál sem verður leyst er miklu meira spennandi en "upplýsandi" efni. Hins vegar þarf nægan tíma að úthluta til að taka þátt í þátttöku hópsins.
- Umhverfi og loftslagsmál. Logistics málefni! Þegar fólk er óþægilegt, getur ekki séð hvert annað, heyrir ekki, eða er svangur, mun fundar niðurstöður líða. Lærðu hvernig á að nota flutninga sem leið til að hvetja til mikillar þátttöku og fjarlægja hindranir.
- Spyrja spurningar. Miklar spurningar örva mikla umræðu. Greinin, " 70 ógnvekjandi þjálfunar spurningar með því að nota GROW líkanið ," býður upp á nokkrar framúrskarandi umræðuefni.
- Virk hlustun. Þegar stjórnandi paraphrases, stöðva eftir skilningi og spyr eftirfylgni spurninga, hvetur það til meiri þátttöku og heldur umræðunni flæði. Í " Hvernig á að verða betri hlustandi ", deila ég hugmyndum um að efla virka hlustahæfileika þína.
- Brainstorming. Flestir hugsa að þeir vita nú þegar hvernig á að hugsa. Hins vegar gera þau venjulega ekki. Í of mörgum stillingum er skilvirkni hugmyndafræðinnar minnkuð með lélegu ferli stjórnun, sterk félagsleg eða pólitísk þrýstingur og léleg aðlögunarhæfni. Margir hafa aldrei raunverulega upplifað kraftinn á velþroskaðri hugarfari. Sjáðu " 15 leiðir til að rigna á hugreynsluþingi " fyrir hvað ekki að gera - þá gera hið gagnstæða!
- Samræmingarhæfileika. Samstaða þýðir ekki að allir hafi sammála ákvörðun. Það þýðir að allir hafa haft tækifæri til að deila sjónarhornum sínum og leggja hugmyndir. Réttur aðbúnaður mun leiða hópinn frá hugmyndinni að því að þróa skilvirka ákvörðun . Að ná samkomulagi tekur lengri tíma en mun venjulega fá meiri innkaup frá hópnum í heild. Hins vegar mundu að samstaða er ekki endanlegt markmið. Árangursrík ákvörðun á því vandamáli sem fyrir liggur er mikilvægasta málið. Sjá þriggja skref samstaða ákvörðun gera ramma fyrir meira um hvernig á að leiða lið í gegnum samstöðu ákvarðanatökuferli.
- Lausn deilumála. Þegar það er pláss af fólki sem tekur þátt í að leysa vandamál, er átök óhjákvæmilegt. Í raun er ágreiningur um verkefni eða málið skoðað af vísindamönnum sem hluti af ferlinu til árangursríkrar ákvarðanatöku. Framkvæmdastjóri verður að læra hvernig á að virkja árekstur á jákvæðan hátt. Sjá: "Áreksturslausn fyrir litla hópa. "
- Munnleg samskiptahæfni. Þó að vísindamenn rífast yfir nákvæmlega prósenturnar, myndu flestir sammála um að meira en 50 prósent af samskiptum sé ekki munnleg. Framkvæmdastjóri þarf að geta lesið tón og líkams tungumál hópsins til þess að meta hversu mikið af þátttöku, kærustu og skuldbindingu.
- Upptöku. Kunnátta hópaaðlögun felur í sér að vita hvenær á að snúa sér að flipchart eða whiteboard til að fanga það sem fólk segir. Með því að gera það líður fólki eins og hugmyndir þeirra eru heyrðar og metnar og virkar sem verðmætar skrá til að nota til aðgerðaáætlunar og eftirfylgni.
Aðalatriðið:
Tími er dýrmætur eign í lífinu og í vinnunni. Leitast við að stjórna fundum fyrir bestu skilvirkni og skilvirkni. Að læra, æfa og beita níu aðlögunarhæfileikunum sem tilgreind eru hér að ofan er frábær staður til að byrja.
-
Uppfært af Art Petty