- Umfang
- Áhætta
- Forsendur
Þessi grein býður upp á útlínur af þessum þremur mikilvægum verkefnastjórnunarskilmálum og inniheldur tengla og ábendingar um frekari lestur.
Umfang
Í verkefnastjórnun er umfang grindanna sem skilgreina umfang verkefnisins.
Umfangið lýsir því sem á að afhenda viðskiptavininum vegna verkefnisins.
Skilningur á umfanginu gerir verkefnisstjóra og verkefnishópi kleift að skilja hvað fellur innan eða utan marka verkefnisins. Ef eitthvað er "ekki í umfangi" er það ekki tekið þátt í áætlanagerð verkefnisins . Starfsemi sem fellur innan marka yfirfangsyfirlitsins er talin "umfang" og er reiknað með í áætluninni og fjárhagsáætluninni. Ef starfsemi fellur utan marka er talin "utan umfangs" og er ekki fyrirhuguð fyrir.
Hvort sem þú ert verkefnisstjóri eða hluti af verkefnishópnum þarftu að íhuga hvort eitthvað sé umfangsmikið eða umfangsmikið þegar þú ferð áfram.
Sem dæmi má ímynda sér að viðskiptavinur hafi beðið þig um að byggja upp vefsíðu. Þegar þú lýsir yfir umfangi (eða stillt mörk) verkefnisins, bendir þú á eftirfarandi atriði sem gildissvið:
- Vefhönnun og vírframleiðsla
- Stofnun prófunarbúnaðar
- Kóðun á viðurkenndum vírramma
- Grafísk þróun fyrir vefþema
- Prófanir og kembiforrit áður en vefsvæðið er opinbert
Á meðan verkefnið stendur, biður viðskiptavinurinn um að láta í té vídeó yfirlit yfir fyrirtækið. Vídeóið er ekki tilgreint í umfangi verkefnisins og er því ófullnægjandi.
Þó að þú gætir verið ánægður með að vinna myndvinnu fyrir aukalega, þá þarf þetta að endurskoða umfang og kostnað og tímaáætlun fyrir verkefnið.
Ef ekki er um skýrt og samið umfangsskjal að ræða gæti útgáfan myndbandsins orðið orðin umdeild milli liðsins og fulltrúa viðskiptavinarins. Skýr umfangsyfirlit leyfði þér að defuse ástandinu og takast á við breytingu á skipulegum hætti.
Svo hvernig ákveður þú hvað er í eða utan gildissviðs? Þú verður fyrst að útskýra allar upplýsingar um verkefnið sem þú þekkir nú á grundvelli umræða við viðskiptavininn eða verkefnið. Þá muntu vilja gera lykilforsendur sem munu keyra það sem talið er í eða utan umfangs.
Forsendur
Á einhverjum tímapunkti í lífi þínu hefur þú sennilega verið sagt: "Aldrei gera forsendur." Hins vegar er gert ráð fyrir verkefnisstjórnun í daglegu lífi. Forsendur hjálpa þér að skilgreina umfang og áhættu og fínstilla áætlanir þínar fyrir tíma og kostnað. Auðvitað er nauðsynlegt að skrá og staðfesta forsendur þínar.
Íhuga eitthvað einfalt, svo sem að búa til bók. Segjum að vinur þinn hafi hugmynd um kaffiborðabók og hefur beðið þig um að stjórna verkefninu. Fyrsta beiðni hans er um fjárhagsáætlun svo hann geti tryggt fjármögnun.
Þegar þú skilgreinir umfangið er ljóst að vinur þinn er óviss um margar upplýsingar, þar með talin fjöldi blaðsíðna, myndatökuskilyrða, kápa stíl og þyngd blaðsins sem á að nota fyrir síðurnar. Þar sem allar þessar þættir munu hafa áhrif á kostnað og framleiðslu flókið verður þú að gera forsendur um forskriftirnar og staðfesta þessar forsendur sem viðunandi eða óviðunandi við vin þinn.
Eftir frekari umfjöllun segir vinur þinn að hann ætlar að innihalda 50 myndir í bókinni. Þú getur byggt forsenduna þína á 50 myndunum eða búist við því að þessi tala muni aukast með tímanum, þú getur gert ráð fyrir að það verði á bilinu 75-90 síður með myndum.
Þú getur séð hvernig forsendur hafa bein áhrif á áætlunina eins og heilbrigður. Til dæmis, ímyndaðu þér að þú ert að leiða verkefni í garðinum sem felur í sér að byggja sveifla sett.
Þegar þú setur upp verkefnið færðu fjárhagsáætlunina og úthlutað meðlimum, þar af einn sem hefur umsjón með efni. Þegar þú býrð til áætlunina skaltu spyrja þann sem ber ábyrgð á efnum þegar sementið kemur fram. Þessi manneskja segir að hann sé ekki viss hvenær sementið muni koma en hann telur að það muni vera á milli 1. júní og 10. júní. Þegar þú byggir umfang og áætlun gerir þú ráð fyrir að sementið muni koma eigi síðar en 10. júní. Dæmi sýnir tvær kosti til að gera forsendur.
Fyrsta ávinningur er að forsendan um að fá sementið eigi síðar en 10. júní leyfir þér að skipuleggja starfsemi sem byggir á sementinu sem kemur. Önnur ávinningur er að það veitir einstaklingnum sem annast efni með frest til að afhenda sementinu, sem hann getur síðan gengið til birgis hans. Það hefur óvart sett upp lykilatíma fyrir verkefnið að halda áfram.
Gerðar forsendur setur viðmið sem eru oft endurskoðaðar meðan á verkefninu stendur til að aðstoða verkefnaliðið við að vera innan gildissviðs, á réttum tíma og innan fjárhagsáætlunar. En hvað gerist þegar forsendur eru rangar? Þetta er þar sem áhætta kemur inn í leik.
Áhætta
Þegar þú hefur byggt upp umfang þitt og bent á forsendur sem eru á bak við umfang og áætlanir, viltu byrja að meta áhættusvæði . Áhætta er sú sama í verkefnastjórnun eins og það er í hinum raunverulega heimi; það er hætta eða tækifæri sem getur skapað tjón. (Athugið: Verkefnastjórnunarkerfið og verkefnastjórnunarmiðstöð þekkingar-PMBOK bjóða nákvæmar skilgreiningar á áhættu og gerðum og skilgreina ramma um áhættustjórnun verkefnisins.)
Öll verkefni innihalda áhættu og ef þú ert verkefnisstjóri eða verkefnisleigandi er það ekki aðeins þín ábyrgð að horfa á áhættu en það er líka þitt starf að miðla hugsanlegum áhrifum þessara áhættu fyrir verkefnið og undirbúa sig til að draga úr áhættu.
Áhætta kemur í ýmsum gráðum. Stundum getur áhætta bara þýtt að verkefnið muni hlaupa örlítið öðruvísi eða taka smá óvænta beygju. Í sumum tilfellum getur áhætta þó leitt til skelfilegra niðurstaðna sem snúa verkefninu þínu á höfuðið.
Við skulum nota leiksviðsmyndina frá ofangreindum sementdæmi. Ein áhættan er sú að sementið kemur ekki fram miðað við áætlaða dagsetningu 10. júní. Hverjir eru hugsanleg áhrif þessa áhættu? Öll starfsemi eftirfylgni sem fylgir eftir að sementið hefur verið hellt er frestað vegna þessa vandamáls.
Áhætta getur einnig verið jákvæð. Íhuga áhrif á verkefnið ef sementið kemur upp fyrr en gert var ráð fyrir. Þó að þetta virðist vera jákvætt, skapar það ennþá vandamál fyrir tímasetningu og raðgreiningu allra annarra skrefa í verkefninu.
Verkefnisstjórar vinna með verkefnishópunum til að hugsa og greina hugsanlega áhættu. Þeir taka ferlið skref lengra og líta á hugsanlega alvarleika áhættunnar og líkurnar á því að það sé til staðar. Enn fremur þekkja þau einstaklinga sem eru best til þess að bera kennsl á hvenær áhættan er og þau þróa sammála um áhættumatskerfi.
Mörg fyrirtæki hafa ítarlega áhættusnið sem þau hafa þróað með tímanum og frá reynslu af öðrum verkefnum. Sum atvinnugreinar hafa tekið saman áhættusnið sem eru notuð sem upphafspunktur fyrir áhættugreiningu. Margir atvinnugreinar æfa mjög nákvæmar tölfræðilegar greiningar fyrir áhættustýringu eins og heilbrigður.
Aðalatriðið
Skilmálarnir: umfang, forsendur og áhætta eru öll mikilvæg í heimi verkefnisstjórnar. Notaðu þessa grein sem upphafspunkt til að kanna þessar og aðrar mikilvægar verkefnastjórnunarskilmálar nánar.