Í skilgreiningu eru verkefni tímabundnar og einstök verkefni, öfugt við reglulega starfsemi. Og þótt mörg fyrirtæki treysta á þjálfaðir, vottuð verkefnisstjórar til að leiða frumkvæði þeirra, eru verkefnakunnáttur í auknum mæli nauðsynleg fyrir alla sérfræðinga.
Þessi grein býður upp á kynningu á gerð verkefnis fyrir alla fagmenn sem hafa áhuga á að samþykkja þær starfsvenjur sem vinna svo vel fyrir faglegan verkefnastjóra.
Taktu þér tíma til að sannarlega skilgreina og skipuleggja verkefnið þitt:
Verkefnisstjórar skilja að stór hluti verkefnisins er varið í áætlanagerð . Mörg okkar hafa tilhneigingu til að þjóta til að hefja verkið, sem í heimi verkefna er svipað og sleppt að lesa leiðbeiningarnar um það nýja húsgögn sem þú keyptir af einum af þeim sem "setja saman það sjálfur" smásala. Líkurnar eru, að þjóta til að vinna án þess að lesa fyrirmælin muni leiða til alvarlegra vandamála á einhverjum tímapunkti í leit þinni.
Í stað þess að þjóta beint inn í vinnuna er mikilvægt að nagla niður nokkur mikilvæg atriði:
- Hvað nákvæmlega ertu að búa til? Vertu eins nákvæm og mögulegt er.
- Hvenær verður það að vera lokið með?
- Hvaða auðlindir (fólk, búnaður og fjárhagsáætlun) hefur þú aðgang að til að ljúka verkefninu?
Ofangreind þrjú atriði eru grundvallaratriði í umfangsyfirlýsingu. Sérhver verkefnisstjóri vinnur að því að skýra umfang áður en byrjunin hefst.
Úthlutun félagsins Holiday Party Initiative:
Sýnishorn yfirlýsing um frídagafundinn gæti lesið sem hér segir:
Markmið okkar er að skipuleggja og afhenda fyrirtæki frí aðila fyrir 100 starfsmenn og verulegir aðrir þeirra fyrir lok desember, á kostnað ekki að fara yfir $ 10.000. Skipulagning og samhæfing okkar mun samanstanda af 4 manna nefndinni með umsjón forstjóra. Félagið mun innihalda opinn bar, diskur máltíð, eftirrétt og skemmtun.
Bara að taka tíma til að iðka þetta einfalda en mikilvæga yfirlýsingu býður upp á öfluga leiðsögn fyrir liðið sem tekur þátt í verkefninu. Allir skilja eðli verkefnisins, tímaramma, auðlindir og fjárhagsáætlun.
Brotðu umfang niður í stakur blokkir af vinnu:
Verkefnisstjórar búa til eitthvað sem kallast vinnuskilyrði uppbyggingar til að lýsa á skýran hátt, virkan hátt, allt verk verkefnisins sem verður að vera lokið af einhverjum á ákveðnum tíma. Í þínu tilviki gæti vinnu sundurliðun verið:
- Þekkja staðsetningu.
- Staðfestu framboð á herbergi og læsið það með innborgun.
- Veldu matvæli.
- Staðfestu barinn og hvað barið inniheldur.
- Finndu eftirréttarvalkostina.
- Búðu til og dreifa boð með matvælum.
- Lokaðu matarvali á grundvelli skilaðra boða.
- Ákveða á hvaða tegund af skemmtun.
- Skoðaðu valkosti fyrir skemmtun og veldu.
- Staðfestu borðstofuuppsetninguna.
- Kaup borð gjafir fyrir gesti.
- Samræmdu og afhendðu viðburðinn.
Verkefnisstjórar myndu þróa þetta sundurliðun verkefnisins án tillits til auðlinda eða tímasetningar, en meira í hugarfari. Þegar öll vinna sem þarf til að ná fram verkefnisviðfanginu hefur verið skilgreind, er kominn tími til að setja það í röð, úthluta ábyrgð og biðja um tíma og kostnaðarmat frá liðsmönnum þínum.
Búa til verkefnið frá vinnuhléi:
Eftir að þú hefur lokið einföldum vinnubrotsgreiningunni sem tilgreind er á fyrri síðunni verður þú að:
- Staðfestu að öll helstu atriði til að ná fram umfang verkefnisins hafi verið skilgreind.
- Staðfestu hverjir munu sjá um hvaða vinnutegundir og búa til ábyrgðarmat sem lýsir helstu verkefnum ábyrgðaraðila.
- Biðja um að hver meðlimur endurskoði verkefni sín, tilgreindu tíma og kostnaðarmat, athugaðu fresti, samantekt auðlindarþarfa og tryggja að þeir hafi metið vandlega vinnu þeir verða að bera ábyrgð á.
Þegar framangreindar skref hafa verið gerðar skal verkefnishópurinn vinna saman að því að raða atburðum í réttri röð og taka á móti einhverjum ágreiningi um auðlindir eða hugsanlega tímasetningaráskoranir. Athugaðu: Verkefnisstjóri myndi ljúka þessu skrefi með því að þróa netskýringarmynd , reikna gagnrýninn slóð og síðan tímaáætlun, oft með hjálp tölvuforrita.
Fyrir smærri verkefnið með því að nota óformlegar aðferðir, getur einfalt eftirlitseiginleikar við að leggja fram hluti í röðinni verið allt sem er nauðsynlegt. Þetta ferli gerir þér kleift að þróa heildar mynd af þeim skrefum sem taka þátt og frestir til að skipuleggja og skila frábærri frídagur!
Láttu verkið byrja:
Nú þegar þú hefur tekið tíma til að rétta umfang verkefnisins, þekkja helstu verkefni, raða verkefnum og meta tíma- og úrræði kröfur ertu reiðubúinn til að setja liðið í vinnu við úthlutað ábyrgð. Hlutverk þitt sem óformleg verkefnisstjóri er að fylgjast með starfi, styðja liðsmenn og hjálpa til við að greina og leysa áskoranir eins og þær eiga sér stað. Góð verkefnisstjóri mætir reglulega með liðsmönnum til að meta framfarir og þekkja og sigla vaxandi áhættu.
Aðalatriðið:
Sama málsmeðferð sem lýst er hér að framan er hægt að beita á hvaða verkefnastöðu í deild eða viðskiptareiningu. Þróa skýra umfang, bera kennsl á vinnu, framselja auðlindir, þróa áætlanir og áætlun, og fylgjast síðan með og stjórna vinnunni. Aðferðir þínar verða viðurkenndar og vel þegnar af faglegum verkefnisstjórum á vinnustaðnum og niðurstöðurnar þínar verða mun betri en einfaldlega að stökkva inn í vinnuna án þess að hugsa um það. Best að ná árangri með næsta frumkvæði!
-
Uppfært af Art Petty