Published 8/1/2015
Líklegt er að þegar einhver er kynntur fyrir fyrsta stjórnunarhlutverk sitt verður það í fyrsta skipti sem þeir stjórna deildaráætlun.
Flestir nýir stjórnendur fá litla eða enga formlega þjálfun í hvernig á að þróa fjárhagsáætlun, fylgjast með kostnaði þeirra eða hvernig á að gera breytingar á miðju ári. Þau eru oft afhent töflureikni eða skýrslu frá framkvæmdastjóra þeirra, eða fjármálasviðinu, og búist við að vita hvernig á að gera það eða læra með reynslu og reynslu.
Þó að "reynsla og villa" geti verið árangursrík leið til að læra nýja færni, væri betra ef nýr framkvæmdastjóri þurfti ekki að gera of margar sársaukafullar villur.
Hér eru nokkrar lexíur sem ég lærði af eigin reynslu og reynslu af náminu, sem ég tel að flestir nýju stjórnendur gætu notið góðs af:
Fjárfestu tímann til að læra rétt frá upphafi
Það er engin betri tími til að spyrja "heimskur" spurninga en þegar þú ert glæný eitthvað og hefur aldrei gert það. Betra að spyrja og eyða tíma í námi, frekar en að bíða þar til einhver þarf að benda á mistökin þín . Biðjið tíma frá framkvæmdastjóra þínum (eða forveri ef þú getur) til að endurskoða undirliggjandi heimspeki, yfirmarkmiðin, sniðið og hvert lína. Ef fyrirtækið þitt hefur fjármálastarf, biðdu hann um að eyða tíma með þér líka. Flestir verða flattered og vilja til að deila sérþekkingu sinni. Eftir allt saman, ef þeir geta þjálfa þig hvernig á að gera hlutina í samræmi við forskriftir þeirra fyrir framan þig, þá munt þú vera minna af höfuðverki fyrir þá síðar.
Taka "Fjármál og fjárhagsáætlun fyrir utan fjármálastjóra" námskeið
Kynntu þér hjá viðskiptaháskóla skólans, undir "Executive Education." Flestir viðskiptaskólar bjóða upp á einum til þriggja daga námskeið utan námskeiðs. Á meðan eða eftir námskeiðið skaltu taka tíma til að endurskoða ársskýrslu fyrirtækis þíns og skilja hinar ýmsu fjárhæðir og skýrslur.
Stjórnaðu kostnaðaráætlun þinni eins og það er þitt eigið fyrirtæki
Þegar við vinnum fyrir stórar stofnanir, lýkur við að meðhöndla "félagið" peninga eins og það vex á trjánum. Það er ekki, og það er nú þitt starf sem framkvæmdastjóri að taka persónulega eignarhald á auðlindum deildarinnar.
Vertu leikmaður
Ef mögulegt er skaltu fara yfir kostnaðarhámark stjórnanda þinnar. Þó að það sé mikilvægt að taka eignarhald á fjárhagsáætlun þinni, er einingin hluti af stærri aðila. Spyrðu framkvæmdastjóra þína til að sýna þér hvar kostnaðarhámarkið þitt passar inn og styður stóra mynd, svo og samhengi við jafnaldra þína. Það kann að vera tímar þegar annar deild þarf peninga fyrir markmið sem hafa meiri forgang en þitt. Ekki bíða eftir að vera spurður eða taka það í burtu - vertu virk og bjóðið til að hjálpa jafningi þínum. Þú munt líta á sem stefnumörkun og samstarf .
Ekki spila heimskur leiki
Bara vegna þess að "allir gera það", þýðir ekki að það sé ekki heimskur og slæmt fyrir fyrirtækið. Dæmi um dæmigerð heimskur fjárhagsáætlun sem stjórnendur spila eru "notaðu það eða missa það útgjöld." Það er þegar þú ert nálægt lok ársins og fjárhagsáætlun þín er í gangi undir spánni þinni. Á undanförnum árum, þegar þú lagðir niður, var fjárhagsáætlun næsta árs sett á grundvelli raunverulegs árs.
Þannig að þú þarft ekki að hafa fjárhagsáætlun þína að skera aftur, ferðu í verslunarmiðstöðina - kaupa hluti sem þú þarft ekki eða slá upp bara ef þú gætir þurft það.
Fylgjast með kostnaði þínum mánaðarlega og gerðu fyrirbyggjandi leiðréttingar
Ekki gera ráð fyrir að "einhver" muni segja þér hvenær þú ert yfir fjárhagsáætlun. Reyndar gætirðu jafnvel þurft að biðja um mánaðarlegar skýrslur eða halda utan um þig. Ekki bíða til loka ársins, þegar það er óvart (við þig og yfirmann þinn). Þá er það of seint að rannsaka og gera leiðréttingar. Vertu ábyrgur, mæla sjálfan þig og tilkynntu framkvæmdastjóra þínum með fyrirvara.
Vertu gegnsæ og taka þátt í liðinu þínu
Deila fjárhagsáætlun þinni með liðinu þínu, kannski jafnvel að taka þátt í að setja upp spáinn. Þátttaka liðsins og hjálpa þeim að skilja fjárhagsáætlunin skapar tilfinningu fyrir sameiginlegri eignarhaldi og hvetur starfsmenn þína til að finna skapandi leiðir til að stjórna kostnaði.
Vertu stefnumótandi
Ekki bara taka virkjanir síðasta árs og bæta við tíu prósentum í spá næsta árs. Byrjaðu á því að þróa stefnu og markmið, og ákvarðu síðan þau fjármagn sem þarf til að ná þeim markmiðum. Ef þú þarfnast meira en á síðasta ári, þá ertu að undirbúa viðskiptalausu til að réttlæta beiðni þína um viðbótarfjármögnun.
Ekki ofleika það
Þó að stjórna fjárhagsáætluninni er mikilvægt hlutverk fyrir framkvæmdastjóra, aldrei missa sjónar á mikilvægustu eignum: fólkið þitt! Gakktu úr skugga um að þú eyðir að minnsta kosti fimm sinnum þeim tíma sem þú ert að þróa liðið þitt með því að þú sért alger tölur.