Engu að síður þurfum við bara að hittast. Og já, það eru nokkrar góðar ráðleggingar frá sérfræðingum um tímastjórnun, dagskrárreglur og reglur.
Áherslan hér er svolítið öðruvísi og býður upp á nokkra reynda og sönnu leiðbeiningar sem hjálpa stjórnendum að snúa fimm sameiginlegum fundum saman í sársaukalausa og afkastamikil atburði.
Fimm sameiginlegar fundarlausnir
1. Fjarlægðu dauðann með uppfærslum í kringum töflunni . Þú þekkir þennan fund. Cram átján manns í herbergi og þá þurfa hver einstaklingur að deila uppfærslu sem venjulega hljómar eins og tilraun til að réttlæta tilveru sína og gera mál fyrir enshrinement þeirra í miklum starfsmönnum Hall of Fame. Forstjórar og háttsettir leiðtogar eru alræmdir fyrir að keyra þessar fundi, en þeir trúa því að þetta sé frábær leið fyrir alla til að heyra hvað er að gerast í fyrirtækinu. Í reynd lýkur fólk aðallega út og leggur áherslu á að skipuleggja eigin uppfærslu sem enginn mun hlusta á.
Í staðinn: Alls staðar, komið saman við jafningja þína, liðsmenn eða lykilstarfsmenn, en ekki succumb að "kringum borð" nálgun. Bjóða upp á upplýsingar í undantekningartilvikum.
Deila viðeigandi fréttum, þar með talið fjárhagslegum árangri, stóra viðskiptavina vinnur eða uppfærslur um stofnanirnar á heildina litið. Leggðu einnig fram tilboðið fyrir einstaklinga til að vekja upp mikilvæg atriði. Ef eitthvað sem er athyglisvert og ekki vitað hefur átt sér stað ætti einhver að deila því. Ef ein hópur þarf hjálp frá öðrum hópi skaltu hækka beiðnina.
Annars, neyða ekki öllum þátttakendum til að deila.
2. Staða fundar almennt. Þetta getur verið grimmur tímamörk, sérstaklega þegar þeir læsa inn sem endurteknar viðburði og eru lélega stjórnað.
Í staðinn : Aldrei hringja í fund fyrir eitthvað sem þú getur horft upp á. Nýttu tækjabúnað dagsins til að tryggja að vinnuhópar þínir viðhalda núverandi og sýnilegri stöðuuppfærslu þar sem allir geta séð það með því að smella með músinni. Ef þú verður að mæta að skera fyrirhugaða fundartíma í tvennt, eða notaðu lipur aðferðir og hlaupa stuttar "stand-up" fundur. Vertu draconian um digression og truflun sem lengja þessar fundur. Leggðu áherslu á að deila stöðu og krefjast þess að fólk taki við málum utan þessa umræðu.
3. Óbyggðir íhugunarfundum. Flestar hugsunarfundir eru svo lélega auðveldar að við ljúki því að bæla hugmyndir, styðja hugmynd stjóra eða búa til frábæran lista af flottum hlutum eftir það sem aldrei heyrist né séð aftur.
Í staðinn: Vinna við að skilgreina hugarfari og deila því með boðberum fyrir framan fundinn. Safnaðu inntakinu og safna saman og birta það eða deildu því án þess að viðurkenna hugmyndirnar. Notaðu lifandi fundinn til að hoppa og byggja á framlagðar hugmyndir, bæta við listanum.
Standast við hvöt til að meta hugmyndir í þessum fundi. Fella aðrar aðferðir sem lágmarka félagsþrýsting, svo sem heilaskrifa. Og umfram allt saman, styrkja hugmyndirnar og búa til ferli til að meta þau og að safna þeim til að auðvelda hóp tilvísun í framtíðinni og aðstæður.
4. Rekstraryfirlit sem gera Inquisition lítið taminn. Ef þú hefur einhvern tíma orðið þjást af fundi þar sem fundarstjóri - venjulega framkvæmdastjóri - leggur áherslu á annað hvort erfiðleikastarfsemi eða leitar að veikburða blettinum í kynningu allra og þá grærir sendimennirnar miskunnarlaust, veistu hversu eyðileggjandi þetta snið er. Ekki halda þessu ferli áfram.
Þess í stað: Haltu djúpum hagnýtum dökkum og fyrirtækjaprófum prófum einkaaðila og leggðu áherslu á að deila helstu rekstrarvísa, vandamálum og tækifærum.
Hópurinn fundur er ekki sá tími eða staður til að rífa í sundur undirbólusvæði eða einstaklings. Setjið upp eftirfylgni á staðnum, en láttu ekki allir aðrir vita fyrir sýnilegu krossprófun þinni um þetta mál. Ekki aftur á ábyrgðina til að bæta við, en útrýma grimmd og hvað kostar opinbera shaming frá möppustjórnun.
5. Fundir sem vekja upp mál sem krefjast skyndilegra ákvarðana. Einkennilega eða kaldhæðnislegt er fundarsalurinn einn af þeim verstu stöðum til að taka ákvarðanir . Að ala upp mál í fyrsta sinn og krefjast ákvörðunar setur fólk á staðnum, og þeir munu segja þér frá því að nota þessa nálgun.
Í staðinn: Vinna unceasingly undan hópfundum til að taka þátt helstu aðila um mál og valkosti. Kalla inntak þeirra, bjóða upp á sjónarmið og vinna að miðlari sameiginlegum hagsmunum. Notaðu fundarvettvang til að staðfesta hagsmuni hagsmunaaðila og bera kennsl á tillögur þeirra. Þó að þú getur enn ekki tekið strax ákvörðun án þess að hafa annað skref eða tvö, þá hefur þú styrkt sambönd þín við vinnustundir þínar.
The Bottom-Line fyrir núna:
Við erum samfélagsleg verur í eðli sínu og jafnvel með ýmsum tæknibúnaði sem gerir okkur kleift að tengjast án þess að vera á sama stað, stundum hjálpar það bara að vera augliti til auglitis. Nýttu þennan tíma skynsamlega og sýndu virðingu þína fyrir þátttakendum með því að framleiða fundi sem lágmarka fjárfestingu og hámarka hágæða upplýsingamiðlun í ógnandi umhverfi.