Þú getur skipuleggðu, leiða og stjórna fundi til að framleiða niðurstöður
Ef þú vanrækir eitthvað af þessum fundarstjórnarfundum, mun fundir þínar og liðir ekki bera ávöxtinn sem þú vilt frá því að þú fjárfestir. Taktu þessar tólf ráðstefnur um fundarstjórnun til að leiðbeina viðtakendum þínum til að ná væntum, jákvæðum og uppbyggilegum árangri.
Hvað á að gera fyrir fundinn til að tryggja árangursríka fundi
Aðgerðir fyrir fundinn koma á grundvelli grundvallaratriða til að ná árangri. Þú getur gert allar nauðsynlegar eftirfylgni en án árangursríkrar fundaráætlunar til að byrja, munu niðurstöður þínar valda þér vonbrigðum. Þessar ráðleggingar munu hjálpa þér að skipuleggja og framkvæma fundinn.
Skipuleggja fundinn
Árangursrík fundir sem framleiða niðurstöður byrja með fundaráætlun. Finndu fyrst hvort aðrir starfsmenn þurfi til að hjálpa þér að skipuleggja fundinn. Þá ákveðið hvað þú vonir til að ná með því að halda fundinn. Stofna fullnægjandi markmið fyrir fundinn þinn.
Markmiðið sem þú setur mun skapa ramma fyrir skilvirka fundaráætlun. Eins og Stephen Covey segir í Sjö venjum mjög áhrifaríkra fólks , "Byrjaðu með endanum í huga." Tilgangur fundar þinnar mun ákvarða fundarfókus, fundardagskrá og fundarmenn sem þú þarft til að ná þeim tilgangi.
Vertu viss um að þú þarft fund
Þegar þú hefur þróað fundaráætlunina skaltu ganga úr skugga um að fundur sé viðeigandi ökutæki til að ná fram markmiðunum. Til að skipuleggja og halda fundi er dýrt þegar þú reikningur fyrir þann tíma sem fólkið er að vinna, svo leitast við að ákveða að fundur sé besti kosturinn til að leysa vandamálið, bæta ferlið eða gera áframhaldandi áætlun.
Þú gætir komist að því að þú getir náð fundarmarkmiðunum með tölvupósti umræðu eða með því að dreifa og biðja um upplýsingar í gegnum fréttabréf fyrirtækisins. Gakktu úr skugga um að fundurinn sé þörf og ekki bara þægilegra fyrir þig - þú færð betri árangur frá fundarmönnum þínum þegar þú hefur raunverulega tekið eftir þörfum þeirra.
Tryggja viðeigandi þátttöku á fundinum
Ef fundur er viðeigandi leið til að ná markmiðum þínum skaltu fylgjast með þátttakendum sem verða að sækja fundinn til að ná árangri. Nauðsynlegir þátttakendur verða að vera til staðar til að sækja fundinn.
Stöðva fundinn frekar en halda fundi án gagnrýninna starfsmanna. Sé umboðsmaður á staðinn sem mikilvægur ákvarðanataki skal ganga úr skugga um að tilnefndur starfsmaður hafi vald til að taka ákvarðanir eða fresta fundinum.
Dreifa og endurskoða forvinnu fyrir fundinn
Hversu margar fundir hafa þú sótt um, sem hófst með fundaraðilanum, sem fór út úr handouts eða sýnt fram á Microsoft PowerPoint slóð til umræðu? Pirrandi? Þú veður. Fundurinn verður hópur innleiddur, varla afkastamikill til að ná árangri.
Þegar framangreind tilgangur til að halda fundi er ákvarðanataka og svara spurningum er hópur innskráningar skammarlegt úrgangur af fólki.
Þú getur búið til fundi mest afkastamikill og tryggt árangur með því að veita nauðsynlega fyrirfram vinnu áður en raunveruleg fundur er haldinn. Að veita fyrirfram vinnu, töflur, myndir og lesefni 48 klukkustundum áður en fundur hefur áhrif á árangur velgengni. Því meiri undirbúningstími sem þú leyfir, því betra undirbúin fólk verður fyrir fundinn þinn.
Skjöl sem hjálpa þér að ná fundarmarkmiðunum geta verið skýrslur; gögn, töflur og tenglar við samkeppnisupplýsingar, sölu mánaðar til dags og framleiðsluáætlanir; Microsoft PowerPoint skyggnur sem sýna helstu umræðuefni; og fundargerðir , athugasemdir og eftirfylgni frá fyrri eða tengdum fundum og verkefnum.
Fyrirfram vinnu, jafnvel bara tenglar til að fylgja til að lesa upplýsingarnar, dreift tímanlega með alvarlegum vonum um að þátttakendur muni lesa fyrirfram vinnu fyrir fundinn, hjálpar til við að tryggja að fundurinn nái árangri.
Á fundinum til að tryggja árangursríka fundi
Árangursrík notkun á fundartíma byggir áhuga á efninu. Það býr til skuldbindingar og tilfinningar um árangur frá þátttakendum. Fólk er hluti af eitthvað stærra en daglegt viðfangsefni þeirra. Þess vegna mun velgengin, virk fundur sem setur stig fyrir eftirfylgni framleiða niðurstöður funda.
Árangursrík fundamiðlun
Fundarstjórnandinn setur jákvætt og gefandi tón fyrir samskipti meðal þátttakenda í fundinum. Árangursrík fundamiðlun hefst með endurskoðun á markmiðum, eða væntanlegum árangri og dagskrá. Leiðbeinandi hjálpar hópmeðlimum að vera einbeitt og afkastamikill.
Fundarhönnun og dagskrá settar ramma fyrir fundinn. Virkur aðstoðarmaður, sem heldur þátttakendum í skefjum, tryggir að væntanlegar niðurstöður úr fundinum verði náð.
Notaðu forvinnuna á fundinum
Notaðu eða vísa til fyrirfram vinnu og aðrar upplýsingar sem veittar eru fyrir fundinn á fundinum. Þú styrkir þörfina fyrir þátttakendur að eyða þeim tíma sem þarf til að skoða efni sem er óaðskiljanlegt til að ná þeim árangri sem þú vilt.
Þátttakendur þínir munu undirbúa sig áður en þú hittir fundina og niðurstöður þínar munu bera vitnisburð um traustan undirbúning og forystu . Enginn vill birtast óundirbúinn, óánægður eða ekki leggja fram í augum liðsfélaga.
Taktu þátt í hverjum þátttakanda í aðgerðum
Sérhver vinnuhópur hefur ýmsa persónuleika sem koma upp fyrir fundi. Þú hefur rólega vinnufólk og fólk sem reynir að ráða yfir alla vettvang. Hvort sem auðvelda eða sækja fundinn þarftu að taka þátt í hverjum þátttakanda í því að ná markmiðum matsins.
Þetta tryggir að allir þátttakendur séu fjárfestir í fundarþingi og í eftirfylgni. Þú munt ná fleiri árangri með öllu liðinu að draga en með einum ráðandi starfsmanni sem reynir að ýta öllum öðrum upp á hæðina.
Búðu til árangursríka fundi eftirfylgni
Á fundinum skaltu gera eftirfylgni með aðgerðartölum. Árangursrík áætlanir fela í sér eftirfarandi.
- Sérstakar aðgerðir,
- nafn þess aðila sem skuldbundið sig til að "eiga" að ná fram aðgerðinni,
- gjalddaga aðgerða, og
- samkomulag um hvað felst í að ljúka aðgerðinni.
Ræddu um raunveruleikasamhengi og hindranir á velgengni sem liðsmenn geta upplifað þegar þeir reyna að ná þeim atriðum sem munu framleiða nauðsynlegar niðurstöður. Setjið tíma fyrir næsta fundi, ef þörf krefur, meðan þátttakendur eru á fundi.
Eftir fundinn til að tryggja árangursríka fundi
Aðgerðir og áætlanagerð fyrir og á fundinum gegna stórt hlutverki í því að hjálpa þér að ná fram væntum, jákvæðum og uppbyggilegum árangri. Aðgerðir þínar eftir fundinn eru jafn mikilvæg. Eftirfylgni á næsta áætlaðri fundi er aldrei nóg af fjárfestingu til að tryggja árangur.
Birta fundargerðir
Byrjaðu með því að birta mínútur og aðgerðaáætlun innan 24 klukkustunda. Fólk mun mestu leyti stuðla að árangri ef þeir byrja strax á aðgerðaliðum. Þeir hafa enn nýtt minni fundarins, umfjöllun og rök fyrir valinni stefnu.
Þeir eru áhugasamir og tilbúnir til að byrja. Tafir á dreifingu mínúta munu skemma árangur þinnar þar sem flestir bíða eftir að mínúturnar koma áður en þeir byrja að takast á við skuldbindingar sínar.
Árangursrík fundarhald
Virða og fylgjast með frestum og eftirfylgni mun hjálpa þér að ná árangri af fundum þínum. Fresturinn var stofnaður á fundinum. Eftir fundinn ætti hver einstaklingur með aðgerðarliði einnig að gera áætlun um persónulega framkvæmd skuldbindingar sínar.
Hvort sem þeir skrifa skrefin í skipuleggjanda sínum, afhenda verkefni til annars starfsmanns, eða bara ljúka verkefninu, er einstaklingur ábyrgur fyrir eftirfylgni.
Svo er fundur skipuleggjandi. Þú getur bætt fundarniðurstöður með því að fylgjast með hverjum einstaklingi sem hefur aðgerðalista miðju á milli funda. Markmið þitt er að athuga framfarir og tryggja að verkefni séu í gangi. Mundu að það sem þú spyrð um verður náð.
Ábyrgð á eftirfylgni á næsta fundi
Hefur þú einhvern tíma setið á eftirfylgni sem samanstóð af hverjum þátttakanda og sagði hópnum af hverju þeir gætu ekki náð skuldbindingunni? Niðurstaðan er háð. Stofnun staðalsins eða sérsniðin ábyrgð á niðurstöðum byrjar snemma í fundarferlinu þínu.
Eftirfylgni leiðbeinanda á miðjunni milli funda hjálpar, en hópnum verður að gera mistök að halda skuldbindingum óviðunandi . Skýrsla um framfarir og niðurstöður á næstu fundi og búast við því að allt hafi verið náð. Einnig er hægt að athuga framfarir á næsta fundi og ef raunverulegur vegur er til framfara, ákvarða hvernig á að halda áfram.
Uppfæra fundarferlið fyrir áframhaldandi umbætur
Aðferðir við að rita hverja fundi er öflugt tæki til stöðugrar umbóta. Þátttakendur skiptast á um að ræða hvað var árangurslaust eða árangurslaust um núverandi fundarferli. Þeir ræða einnig um framfarir sem þeir telja að hópurinn sé að gera á því efni sem fundurinn var haldinn.
Með stöðugum framförum á öðru stigi, ljúka árangursríku liðum öllu verkefninu sem og ferlið til að ákvarða hversu vel þau náðu árangri. Framtíðarfundir endurspegla matið. Fundir þróast sem enn skilvirkari tól til að búa til stofnanir.
Niðurstaða
Niðurstöður eru náðar og fyrirsjáanlegar frá vel skipulögðum og framkvæmdar fundum. Fylgdu þessum tólf tilmælum til að tryggja að fundarmenn ná fram væntum, jákvæðum og uppbyggilegum árangri frá þeim tíma sem þeir fjárfesta á fundum. Stofnunin mun umbuna árangri þínum og samstarfsmenn þínir munu elska þig þegar þú notar þessar árangursríkar ráðstefnur um fundi.