Helstu hæfileikar fyrir endurgerð, forsíðubréf og viðtöl
Þó mörg fyrirtæki búast við að framkvæmdastjóri aðstoðarmenn hafi lokið einhverjum viðeigandi háskólanámskeiði, þurfa fáir gráðu. Mikil viðeigandi starfsreynsla er mikilvægara, helst nokkur ár sem framkvæmdastjóri eða stjórnsýsluaðstoðarmaður.
Framkvæmdastjóri aðstoðarmanns
Starfsmenn starfshópsins fela í sér sömu störf og stjórnsýsluaðstoðarmaður: gerð og samþykkt símtöl; senda minnisblöð, tölvupóst og bréf fyrir hönd framkvæmdastjóra; taka á móti gestum og meðhöndlun tímaáætlun. En þeir starfa einnig sem hliðarvörður, taka ákvarðanir um hverjir fá aðgang að framkvæmdastjóra og hvaða upplýsingar framkvæmdastjóri fær.
Þeir sinna oft rannsóknum og undirbúa skýrslur sem hafa áhrif á stefnu fyrirtækisins. Þessar skyldur þýða að framkvæmdastjóri aðstoðarmanna verður að skilja skilið vinnu vinnuveitanda sín vel. Þess vegna geta þessir starfsmenn einnig starfað sem samskipti milli framkvæmdastjóra og annarra starfsmanna.
Hvernig á að nota hæfileika
Vertu viss um að skrifa umbréf þitt og haltu áfram til að varpa ljósi á hæfileika þína sem væntanlega vinnuveitandi vill. Þú getur notað eftirfarandi lista til að fá hugmynd um hvað þessi viðeigandi færni gæti verið, en mundu að alltaf lesa yfir starfslýsingu vandlega, því ekki eru öll fyrirtæki að leita að sömu hlutverki í framkvæmdastjóri aðstoðarmanns.
Kíkið einnig á samantekt okkar á hæfileikum sem skráðar eru af störfum og tegundum hæfileika . Á meðan þú undirbýr fyrir viðtal þitt , ætlarðu að gefa dæmi um ákveðna tíma sem þú hefur lýst yfir mismunandi færni sem væntanlega vinnuveitandinn vill.
Dæmi um framkvæmdastjóra aðstoðarmanns
Eftirfarandi listi er ekki tæmandi og nauðsynleg færni getur verið breytileg frá einu fyrirtæki til annars, eða jafnvel frá einu skrifstofu til annars innan sama fyrirtækis. Engu að síður eru flestir mikilvægustu og eftirsóttustu hæfileikar sem væntanlegur framkvæmdastjóri aðstoðarmaður verður að vera hér.
Skriflegt og samskiptatækni
Ein leið til að hugsa um framkvæmdastjóra aðstoðarmann hlutverk er í raun sem sérfræðingur í samskiptum. Verulegur hluti starfsins felur í sér samskipti og samhæfingu við fólk um fyrirtækið, og stundum einnig við viðskiptavini, allt eftir tegund viðskipta. Hæfni til að vera faglegur, skýr, mótaður og nákvæmur, bæði munnlega og skriflega, nær yfir lista yfir kröfur um óaðfinnanlega samskiptahæfileika .
Tölvukunnátta
Framkvæmdastjóri aðstoðarmenn þurfa meira en einföld hæfni við orðvinnslu og töflureikni. Nauðsynlegar tölvur sem byggjast á hæfileikum eru einnig hæfni til að setja upp og viðhalda tölvupóstkerfum, skráarsamskiptakerfum og dagatölum, auk hæfni við tölfræðilegan hugbúnað, útgáfu hugbúnaðar og gagnagrunna.
Að vera tæknibúnaður sérfræðingur einn er alltaf plús, sérstaklega þar sem framkvæmdastjórar aðstoðarmenn eru oft búnir að gera allt frá því að ákveða prentara til að stinga upp á nýjum hugbúnaði.
Mannleg hæfni
Sterk mannleg færni er einnig nauðsynleg fyrir samskipti við viðskiptavini, þjálfun annarra stjórnsýslustofnana og vinnu við forstjóra og stjórnendur á toppsviði. Þar sem framkvæmdastjórar aðstoða við oft viðkvæmar upplýsingar um fyrirtæki er mikilvægt að ekki aðeins sé hægt að viðhalda réttri trúnaðarskyldu heldur einnig að haga sér alltaf á þann hátt sem bendir til persónulegra ákvarðana og heiðarleika. Í stuttu máli er nauðsynlegt að hvetja til trausts.
Tímastjórnun
Framkvæmdastjóri aðstoðarmaður þarf ekki aðeins að takast á við eigin tíma sinn heldur einnig hjá yfirmanninum. Það þýðir að samræma þarfir og kröfur margra manna til að búa til vinnanlega áætlun og þá breytist oft þessi áætlun með stuttum fyrirvara þegar aðstæður breytast.
Starfið gæti líka falið í sér taktfullt að tryggja að framkvæmdastjóri sé áfram á áætlun, án þess að verða annars hugar.
Rannsóknarhæfni
Rannsóknir eru sjálfir hæfileikar sem krefjast þekkingar á mörgum leitarvélum auk upplýsingaauðlindanna sem skipta máli á tilteknum sviðum sem hafa áhuga á fyrirtækinu. Án þessara hæfileika myndi framkvæmdastjóri aðstoðarmaður ekki geta búið til skýrslurnar sem framkvæmdastjórnin þarf.
Félagsráðgjafi
Tæknilegir hæfileikar
- Samræma myndskeið og hljóð símafundir
- Búa til og viðhalda gagnagrunna
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Microsoft Outlook
- Microsoft PowerPoint
- Microsoft Word
- Skrifstofubúnaður
Stjórnsýsluhæfni
- Bókhald / Bókhald
- Stuðningur við stjórnendur
- Ráðnir
- Dagatal stjórnun
- Clerical
- Viðskiptavinatengsl
- Hönnun og viðhald skráarkerfis
- Skipuleggja fundi
- Halda dagatölum
- Upptaka
- Ferðaáætlanir
- Vélritun
- Viðburðaáætlun
- Undirbúningur skýrslna
- Vinnslu kostnaðarskýrslur
- Sönnunargögn
- Áætlanir
- Taka fundargerðir
Samskiptahæfileika
- Bréfaskipti
- Þjónustuver
- Annast tengsl við viðskiptavini
- Vinnsla símtala og beiðna
- Skrifað / Verbal Samskipti
Persónuleg einkenni
- Nákvæmni
- Virk hlustun
- Geta fylgst með leiðbeiningum
- Hæfni til að vinna sjálfstætt
- Sjálfstæði
- Analytical
- Samstarf
- Ötull
- Diplómatísk
- Ákvarðanataka
- Áreiðanleiki
- Detail oriented
- Sveigjanleiki
- Fylgja eftir
- Frumkvæði
- Góð dómur
- Hvatinn
- Fjölverkavinnsla
- Viðhalda trúnaðarupplýsingum
- Fundur frestur
- Forgangsröðun
- Proactive
- Lausnaleit
- Verkefnastjórn
- Áreiðanleiki
- Sjálfstraust
- Sjálfstýrt
- Teamwork
- Tímastjórnun
- Vinna fljótt
- Vinna vel undir þrýstingi
Meira um framkvæmdastjóra aðstoðarmanns og færni
- Hvernig á að fá starf sem stjórnandi aðstoðarmaður
- Skrifstofa Færni
- 7 ráð til árangursríkrar tímastjórnar
- Hvernig á að vinna hraðar og skilvirkari