Ef þú ert að leita að þessari tegund af vinnu geturðu bætt verulega úr líkum þínum með því að vita hvaða hæfileika þína og reynslu er að lýsa á meðan á umsóknarferli stendur.
Hvernig á að nota hæfileika
Horfðu yfir þessa lista yfir eftirsóttar hæfileika. Þú gætir fundið að þú hafir fleiri af þeim en þú hélt að þú áttir. Notaðu nöfn viðeigandi hæfileika þína sem lykilorð í nýskrá og kápunarbréfi , þannig að ráðningarstjórinn geti séð greinilega að þú hafir það sem þeir eru að leita að. Vertu viss um að lesa starfslýsingu vandlega, svo þú veist hvaða færni er mikilvægast fyrir væntanlega vinnuveitanda þína. Rannsaka fyrirtækið hjálpar líka.
Þegar þú undirbýr þig fyrir viðtalinu þínu, tilbúið að minnsta kosti einu tilteknu dæmi um tíma sem þú sýndi hvert hæfni sem þú átt von á að ræða. Ekki búast við að þau taki orð þitt fyrir þetta.
Þú getur einnig skoðað lista yfir hæfileika sem skráð eru eftir störfum og tegundum hæfileika .
Dæmi um starfsleyfi Skrifstofa
Ekki þurfa allir skrifstofustjórar að þurfa nákvæmlega sömu hæfileika . Mikið fer eftir því hversu margir skrifstofuþjálfarar þú verður að hafa eftirlit með, hversu margir nota skrifstofuna sem þú munt stjórna og hvers konar hugbúnaði og öðrum kerfum sem vinnuveitandinn notar.
En það eru nokkrar hæfileika sem nánast öll áhrifarík skrifstofustjórnendur hafa og geta ekki gert án þess.
Stjórnsýsluhæfni
Sem skrifstofustjóri ertu ábyrgur fyrir að ljúka nokkrum stjórnsýsluverkefnum . Þetta felur meðal annars í sér að ráða og hleypa starfsmönnum, framkvæma árangursmat, þjálfun nýrra starfsmanna og eftirlit með öðrum.
Samþykkja formlegar requisitions, framkvæmd almennrar starfsemi og viðhald pappírsvinnu og starfsfólksskrár geta einnig fallið undir lögsögu þína.
Þú verður einnig að skipuleggja, taka umsjón með póstvinnslu, tímaáætlun og sækja fundi. Þú gætir verið kölluð til að æfa ágreining á ágreiningi , fela vinnu og vera stefna og ákvarðanataka eins og heilbrigður.
Analytical Skills
Hluti af starfi þínu verður að finna leiðir til að gera starf þitt betra. Ef þú getur bent á óhagkvæmni í því hvernig skrifstofan rekur og býður upp á lausnir gætirðu hugsanlega sparað vinnuveitanda mikið af peningum og sparað samstarfsmenn þína mikið af versnun. Frábært skrifstofustjóri mun alltaf spyrja sig um öll ferli, starfshætti og verklagsreglur "gerir þetta skynsamlegt? Er þetta besta sem við getum gert? "Hér er listi yfir greiningu færni sem þú getur falið í um nýtt.
Athygli á smáatriðum
Sem skrifstofustjóri stoppar peninginn með þér. Þú verður ábyrgur fyrir að panta réttar skrifstofuvörur tímanlega, til að viðhalda skrám nákvæmlega og á skipulegan hátt og til að halda utan um þarfir og málefni allra annarra á skrifstofunni. Ef þú gerir það rétt, virðist skrifstofan keyra sig. Ef þú færð smá smáatriði rangt, getur annað fólk ekki getað gert störf sín.
Samskiptahæfileika
Eins og skrifstofufulltrúar, muntu oft vera einn af þeim fyrstu sem gestir heimsækja, og þú getur stundum verið sú eina sem þeir sjá, ef fagfólkið sem þetta er að gerast er að vera út. Þú verður því að starfa sem skilvirk móttökustjóri meðan þú stundar aðrar skyldur þínar.
Þú gætir líka verið aðalpunktur tengingarinnar milli allra hinna ýmsu sem nota skrifstofuna, og hugsanlega milli skrifstofunnar og annarra innan sama stofnunar. Þú gætir þurft að æfa upplausn átökum . Þú verður örugglega að fela vinnu. Allt þetta bætir við mikið af samskiptum, bæði skrifað og munnlegt, sem verður að vera nákvæm, skilvirk, vingjarnlegur og faglegur á öllum tímum.
Tölvukunnátta
Mikilvægt er að skrifstofustjórar hafi mikið úrval af tölvufærni .
Sértækið mun ráðast á vinnuveitanda þína, en mun fela í sér gagnafærslu, töflureikni og almennar IT verkefni.
Stjórnun skrifstofa getur verið mikil ábyrgð. Skrifstofustjórnendur starfa almennt á toppi fyrirtækis, með höndum sínum í öllum þáttum fyrirtækisins. Ef þetta miðlæga hlutverk höfðar til þín, skoðaðu lista okkar um hæfni til að sjá hvort það gæti verið feril fyrir þig.
Fjárhagsleg málefni
Ábyrgð þín getur falið í sér bókhald, innheimtu, fjárhagsáætlun og bókhald. Þú gætir líka þurft að takast á við launaskrá, smáblaðið og QuickBooks . Ársfjórðungslega og hálfsársskýrslur geta einnig fallist á skyldur þínar. Að minnsta kosti, ef skrifstofan þjónar peningum yfirleitt, þá verður þú að lokum ábyrgur fyrir því að tryggja að hún sé meðhöndluð vel
Leiðtogahæfileikar
Sem umsjónarmaður hvað gæti verið stór hópur aðstoðarmanna skrifstofu þarftu að halda öllum hvetjandi og samræmdir. Þú verður að gera samvinnu að gerast. Starfið þitt mun fela í sér að setja staðal fyrir vinnu allra annars og ganga úr skugga um að þessar kröfur séu uppfylltar. Leiðandi þýðir oft að hjálpa öðru fólki að vaxa í störfum sínum og til að hjálpa fólki sjálfstætt og samskipti vel við hvert annað.
Samskiptahæfileikar
Samskiptahæfileika gegna miklu hlutverki í að vera skrifstofustjóri. Þú verður að vera jákvæð viðhorf, heilsa gestum og taka þátt í samvinnu .
Ýmis styrkleikar
Skrifstofa stjórnendur hafa tilhneigingu til að hafa ýmis kunnátta sett sem hjálpar þeim að gera starf sitt. Þetta felur í sér að borga eftirtekt til smáatriða, vera almennt sveigjanleg um hvaða verkefni þú verður að framkvæma og vera áreiðanleg.
Skrifstofustjórnendur ættu einnig að vera netþjónar, rökréttir hugsuðir , multi-taskers og vandamállausir . Tími stjórnun og skipulag ætti að vera annar eðlis að fólk sem þjóna í þessu hlutverki.