Hver ætti að endurskoða tilboðsbréfi til atvinnurekanda?
Talandi um tilboðsbréf, hvaða stigi starfsmaður HR eða framkvæmdastjóri er gert ráð fyrir að endurskoða tilboðsbréf sem HR-aðstoðarmaður hefur útbúið og í hversu marga mánuði ætti þetta endurskoðunarferli að halda áfram ef HR-aðstoðarmaðurinn er ný starfsmaður? Ef HR aðstoðarmaður er reyndur starfsmaður?
Hver ætti að vera undirritaður á tilboðsbréfi? Ætti það að vera HR-aðstoðarmaður sem undirbýr tilboðsbréfið eða starfsmanninn eða framkvæmdastjóri á háskólastigi sem skoðar tilboðsbréfið (ef gert er ráð fyrir að endurskoðun sé gerð)?
Þakka þér kærlega fyrir aðstoð sem þú getur veitt til að svara þessum spurningum.
Kæri Belinda,
Viðbrögð mín við þessum tveimur spurningum eru stranglega skoðanir mínar, þar sem engin lögfræðileg mál taka þátt í svörunum. Þegar ég starfaði sem tímabundinn HR framkvæmdastjóri viðskiptavinarfélags, milli fyrri starfsmanns sem fór af stað og að taka yfir mig, sendi starfsmaður HR út tilboðsbréf með rangri laun . Ég vissi strax þegar ég dró það úr haugi skjala sem heilsaði mér við komu mína vegna þess að það var of lágt fyrir starfið.
Talaðu um augnablik kennslustað.
Þó að ég viðurkenni að í sumum stofnunum er HR framkvæmdastjóri, leikstjóri eða VP - aldrei HR aðstoðarmaður, í minni reynslu - undirritaður tilboðsbréf sem fara til frambjóðenda, þetta er slæmt starf í einkageiranum. Það er ekki HR manneskjan sem gerir tilboðið. HR-manneskjan er samráð við ráðningarstjóra sem ætti að taka endanlega ákvörðun um frambjóðanda og undirrita tilboðsbréfið.
Tilboðsbirtingin er skuldbinding stjórnanda við nýja starfsmanninn. Með því að gera tilboðið staðfestir hann eða hún skuldbindingu sína til að ná árangri nýrrar starfsmannsins. Velkominn nýr starfsmaður er hluti af öllu ráðningar-, val- og ráðningarferlinu. Þau eru öll þættir í undirbúningsferlinu .
Vinnutilboðið er annar hluti af því að bjóða nýja starfsmanninn inn í stofnunina og gera nýja starfsmanninn óskað. Það sendir sterkari skilaboð þegar kemur frá nýjum stjóri væntanlega starfsmannsins.
Undantekningar frá ráðlögðum aðferðum
Í opinberum geiranum, í Fortune 500 fyrirtækjum og á stéttarfélögum fulltrúum vinnumarkaðarins, viðurkennir ég að þetta starf getur verið öðruvísi. Þegar stofnun er stór og starfsmennirnir eru dreifðir á mörgum stöðum, bætir þetta tímabundið og rugl við ferlið við að gera atvinnutilboð.
Stærri stofnanir hafa aukna áskorun um samkvæmni á mörgum stöðum svo mikið af kerfinu á vinnustaðnum byggist á HR.
Á stéttarfélagi fulltrúa vinnustaðar, einkum í opinberum geirum, getur framkvæmdastjóri ekki fengið endanlegt orð í hverjir fá starfið. Það kann að vera samningsbundið ákvarðað með þáttum eins og starfsaldur og menntun. Í þessum tilvikum er einnig skynsamlegt fyrir pappírsvinnu að koma frá HR starfsfólkinu. Þeir bera ábyrgð á því að ganga úr skugga um að vinnuskilyrði og venjur séu í samræmi við samninginn.
Í einhverri af þessum tilvikum ætti HR að biðja lögfræðing sinn að endurskoða tilboðsbréfasniðið og vinna til að tryggja að þau séu rétt, lögleg og vinnuveitandi.
Nema tilboðsbréfið sé frábrugðið venjulegu sniði, þá er yfirleitt ekki þörf á að biðja um lögfræðing til að endurskoða hvert einstakt bréf.
Ætti HR framkvæmdastjóri eða framkvæmdastjóri endurskoða allar atvinnutilboðsbréf?
Ég tek í burtu frá reynslunni sem ég nefndi fyrr í þessari grein, er að einhver skjal sem skuldbindur félagið löglega eða fjárhagslegt verður að endurskoða af HR framkvæmdastjóri eða leikstjóra. Þess vegna:
- Tilboðsbréf og mörg önnur skjöl sem send eru af starfsmönnum HR laga löglega félagið. Jú, þegar villa er upplýst um $ 10.000 er hægt að afturkalla tilboðið og útskýra að það væri ritvélin gert af óreyndum starfsmanni en hvers vegna opna fyrirtækið í aðstæðum þar sem breytt launakostnaður verður að framlengja, óhamingjusamur nýr starfsmaður gæti samt tekið starfið, eða þú gætir tapað fullkomlega hæfu umsækjanda sem er floginn og særður vegna villu. Auk þess gæti það opnað fyrirtæki þitt fyrir lögaðgerðir.
- Til að heiðra hið ranga atvinnutilboð, með sama fordæmi, er jafn óaðfinnanlegur. Áður en félagið framlengdi tilboðið, leitaði einhver í HR um markaðinn, endurskoðaði hvað aðrir starfsmenn í svipuðum störfum eru að gera og gerðir með viðeigandi atvinnutilboði. Svo eru afleiðingar nánar ef aðrir starfsmenn læra launamuninn.
- Sama hversu mikið reynsla er af aðstoðarmanni, sem á HR-skrifstofu, að undirbúa tilboðið til að senda, annað par af augum sem endurskoða eitthvað sem gæti hugsanlega skuldbundið félagið fjárhagslega eða opnað dyrnar til lögsóknar, er klárt. Stofnanir búast við meiri árvekni og eftirliti frá starfsmönnum sem hafa titilinn framkvæmdastjóri eða leikstjóri.
- Bilun í samskiptum gæti leitt til rangra skilmála og ráðningarskilmála sem ekki voru samið eða var lofað til frambjóðanda. Til dæmis getur aðstoðarmaður HR að vita að starfið myndi greiða 40.000 Bandaríkjadali en í samningaviðræðum var frambjóðandi boðið meira en undirritunarbónus og í daglegu starfi tókst framkvæmdastjóri ekki að segja HR aðstoðarmanninn.
Þegar atvinnufulltrúi fær rangt tilboð er hann eða hún að endurmeta heilleika fyrirtækis þíns. Þú skapar aðgangshindrun sem var óþarfa þar sem frambjóðandi hefur áhyggjur af því hvernig á að takast á við ástandið. - Skjöl sem fara til fólks sem þú ert að reyna að ráða hjá fyrirtækinu þínu verða að vera gallalaus. Þeir merkja skilaboð til hugsanlegra starfsmanna um menningu fyrirtækis þíns. Jafnvel leturgerð getur gefið frambjóðanda hlé. Afrit af skjalinu mun einnig lifa í skrár fyrirtækisins í mörg ár. Svo í flestum tilvikum er annað par af augum sem skoða skjalið klárt starf.
Ég sé ekki endurskoðun skjala sem skuldbinda félagið fjárhagslega eða hugsanlega, löglega, sem gagnrýni á þekkingu, reynslu eða kostgæfni starfsmanns HR. Það er snjallt viðskiptatækni fyrir allar þessar ástæður.
Athugaðu um starfstilboð: HR ætti að biðja lögfræðing sinn að endurskoða tilboðsbréfasniðið og vinna úr því til að tryggja að þau séu rétt, lögleg og veita vinnuveitanda lögvernd. Nema tilboðsbréfið sé frábrugðið venjulegu sniði, þá er yfirleitt ekki þörf á að biðja um lögfræðing til að endurskoða hvert einstakt bréf.
Hafa spurningu til að spyrja?
Vinsamlegast láttðu spyrja Susan í efnislínunni þinni svo að ég geti auðveldlega greint lesandi spurningar. Smelltu hér til að senda spurninguna þína.
Vegna rúmmál tölvupósts sem ég fæ, því miður, ég er ekki hægt að svara persónulega öllum spurningum eða veita einstökum endurskoðun, rannsóknum eða leiðbeiningum skólans.
Lesa meira: Spyrðu Susan Spurningar og svör
Fyrirvari:
Susan Heathfield leggur mikla áherslu á að bjóða upp á nákvæma, skynsama, siðferðilega mannauðsstjórnun, vinnuveitanda og ráðleggingar um vinnustað bæði á þessari vefsíðu og í tengslum við þessa vefsíðu en hún er ekki lögfræðingur og efni á vefnum meðan opinber, er ekki tryggt fyrir nákvæmni og lögmæti og má ekki túlka sem lögfræðiráðgjöf.
Þessi síða hefur um allan heim áhorfendur og vinnulöggjöf og reglugerðir breytileg frá ríki til ríkis og lands til landsins, þannig að svæðið er ekki endanlegt á öllum þeim fyrir vinnustaðinn þinn. Þegar þú ert í vafa, leitaðu alltaf að lögfræðilegri ráðgjöf eða aðstoð frá ríkisfyrirtæki, Federal, eða International Government Resources, til að tryggja að löglegur túlkun og ákvarðanir séu réttar. Upplýsingarnar á þessari síðu eru aðeins til leiðbeiningar, hugmynda og aðstoð.